Organización, Dirección y Control en la Gestión Empresarial
Organización
- Proceso:
- Planificación -> Misión, Visión, Objetivos
- Identificar tareas y procesos clave
- Departamentalización: Agrupar tareas y procesos
- Asignar autoridad: Responsabilidad en la toma de decisiones
Organización Formal e Informal
Formal: Estructura definida; políticas y reglamentos claros y conocidos por sus miembros.
Informal: Espontánea, basada en las relaciones sociales; no se tienen reglamentos ni estructuras específicas.
Estructura Organizacional
Organigrama: Instrumento que grafica la departamentalización, los procesos, la estructuración de las funciones y actividades organizacionales.
Estructura Tradicional de una Organización
Diferentes Estructuras Organizacionales
Estructura Piramidal:
Diseño basado en la burocracia. Los trabajadores no se sienten integrados, se sienten discriminados.
Amenazas: Conflictos laborales, crisis de autoridad, pérdida de visión.
La empresa entra en crisis y nace la necesidad de reestructuración, nueva estrategia y organización (nuevas formas de gestión), se rompen los paradigmas.
Estructuras Planas: Amenazas:
- Pérdida de control
- Disminución de poderes jerárquicos
- Pérdida de la eficacia en la labor directiva y organizacional
- La empresa pierde su identidad
Estructura en Red:
Interacción entre subsistemas de la empresa.
Los conocimientos y competencias se distribuyen en toda la empresa.
Metas compartidas.
Mucha Participación, colaboración y confianza.
Principios de la Organización
- De unidad de objetivo
- De eficiencia
- De la amplitud de mando
- De la jerarquía
- De delegación
- De responsabilidad Absoluta
- De autoridad y responsabilidad
- De unidad de mando
- De nivel de autoridad
- División de trabajo
- Definición Funcional
- De separación
- De equilibrio
- De Flexibilidad
- De Oportunidades para liderazgo
Dirección
- Concepto de Dirección: Dirigir es influir en las actividades de los miembros, las cuales deben ser coordinadas y necesitan de cooperación entre los participantes, los cuales además deben ser guiadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
Comunicación y Dirección
Barreras de comunicación:
Personales (psicológico, sociológico)
Físicas y técnicas
Semánticas (utilización del lenguaje)
Motivación y Dirección
Motivación: Consiste en que cada individuo cumpla su trabajo con entusiasmo (necesidad sentida que nos impulsa a actuar para lograr objetivos).
Proceso de Motivación:
Necesidad Insatisfecha
Tensión
Impulso
Búsqueda de comportamiento
Necesidad satisfecha Necesidad insatisfecha
Reducción de la tensión Frustración
Compensación
Compensación: Se logra el objetivo.
Frustración: No alcanza a cumplir el objetivo (por lo cual debemos evitarla).
Liderazgo y Dirección
Liderazgo: Conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos.
Líder se nace (teoría conductista)
Líder se hace (teoría situacional)
Estilos de liderazgo según grado de autoridad:
-
Autoritario/Autocrático:
Se impone, asigna tareas, da instrucciones, órdenes, define el trabajo y labores a realizar, toma decisiones. El líder está al mando de la toma de decisiones. -
Democrático/Participativo:
Los seguidores se comunican con el director, se comparten las decisiones, existe diálogo. El líder consulta a los subordinados respecto de acciones y posibles decisiones alentando a la participación de los trabajadores. -
Permisivo/Laisses Faire:
El líder adopta un papel pasivo, abandona el poder en manos del grupo. En ningún momento juzga ni evalúa las aportaciones de los demás miembros del grupo. Los miembros del grupo gozan de total libertad, y cuentan con el apoyo del líder sólo si se lo solicitan.
(El uso de estos dependerá de la situación empresarial)
Equipos y Trabajo en Equipo
Características de equipos efectivos:
Compromiso
Buena comunicación
Confianza
Liderazgo apropiado
Apoyo
Habilidades para negociar
Metas claras
Principios de Dirección
- Del objetivo direccional
- Armonía de los objetivos
- Unidad de mando
- Supervisión directa
- Motivación
- Liderazgo
- Técnicas de dirección
- Eficiencia de la comunicación
Empowerment
Delegar, confiando en las personas, olvidando las estructuras piramidales, delegar autoridad para ayudar en la toma de decisiones, crear ambiente donde los empleados se sientan partícipes (no significa delegar poder ni disminuir margen de responsabilidad).
Gracias al empowerment se llega a un mayor nivel de satisfacción, confianza, responsabilidad, compromiso y comunicación.
Control
El control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.
Vigilar actividades para asegurar que se realicen conforme a lo planeado corrigiendo desviaciones.
El control nos permite ajustar las actividades reales con las proyectadas, evaluarlas y verificar la situación real de la empresa.
Proceso de Control
- Establecimiento de normas, parámetros y métodos
- Medición de desempeño o resultado (detectar desviaciones)
- Comparación del desempeño real con el esperado
- Ejecución de acciones correctivas (intervención, cambio en normas o actividades)
Tipos de Control
- Control preventivo: “antes de” control planificado (ej: presupuestos y programación)
- Concurrente: Control en el momento (ej: supervisión directa)
- Posterior: “después de” (resultados y actividades futuras)
Principios de Control
- De objetivo
- De eficiencia del control
- De responsabilidad de control
- Control directo
- Correspondencia con los planes
- Adecuación de la organización
- Individualidad del control
- De normas
- Control de puntos críticos
- Excepción
- Flexibilidad de control
- Acción
Técnicas de Control
- Auditoría: examinar actividades y verificar. En ella encontramos la auditoría interna, externa y de dirección.
- Observación de personal (en mano de los directivos)
- Valoración del rendimiento (desempeño de los trabajadores)
- Política (guía para el seguimiento de toma de decisiones)
Relación del Control con el Entorno, los Objetivos y la Estructura de la Organización
El primer condicionante para el control es el Entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico y su adaptación a este puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc. La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
Relación del Control con Planificación, Organización y Dirección
El control permite monitorear la eficacia de las actividades de la Planificación, Organización y Dirección. El de Planificación porque establece las normas, pero como éste está íntimamente ligado con el de Organización, no se puede planificar si no está definida la estructura de actividades que se obtiene en el proceso de Organización, porque es el que contiene la estructura, y ésta contiene al plan; mientras tanto, la Dirección orienta todos los recursos para que las actividades establecidas en el plan se ejecuten.