1. Funciones de Aprovisionamiento

• Predecir las necesidades.
• Planificar y gestionar las compras.
• Minimizar la inversión de stocks.
• Gestionar los stocks al menor coste posible.
• Establecer un sistema de información eficiente del inventario.
• Cooperar con el departamento de compras.

2. Funciones de Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir los materiales con la calidad necesaria.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Encontrar los suministros a tiempo, para que estén disponibles cuando se necesiten.
• Adquirir materiales estándar, para reducir los costes de adquisición.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

3. Funciones Principales del Departamento de Compras

El departamento de compras desempeña un papel crucial en la adquisición eficiente de bienes y servicios para la empresa. Sus funciones principales incluyen:

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y gestionar las compras.
• Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.
• Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener rápidamente el producto solicitado y aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en los gastos de transporte.
• Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.

4. Objetivos del Departamento de Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Obtener suministros a tiempo (Just in Time).
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Encontrar materiales estándar.
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

5. Fases del Proceso de Compras

1. Planificar las compras: Informarse de los productos que están en el mercado y prevenir las necesidades.
2. Analizar las necesidades: El departamento de compras o aprovisionamiento recibe y estudia la prioridad de las peticiones que hacen los demás departamentos para tramitar su gestión.
3. Solicitar ofertas y presupuestos: Se solicitan con las primeras compras de un producto o de alto coste.
4. Evaluar las ofertas recibidas: Se estudian las ofertas recibidas y se hará una preselección, descartando las que incluyan condiciones inadmisibles. Evitaremos solicitar un número excesivo de ofertas o realizar una preselección.
5. Seleccionar al proveedor: Se comparan ciertos factores como precio, calidad, el servicio postventa, la imagen del proveedor, diseño, surtido, repuestos, servicios posventa y fiabilidad.
6. Negociar las condiciones: Se pactan los puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la forma de pago, embalaje, plazo de entrega, etc.
7. Solicitar el pedido: Cuando se ha llegado a un acuerdo se realizará un documento que comprometa a ambas partes (Contrato de compraventa o pedido en firme).
8. Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos: Se verifica que hemos recibido lo solicitado, que corresponde con sus características y ha llegado a tiempo.

6. Fuentes de Información sobre Proveedores

¿Dónde podemos encontrar información sobre posibles proveedores para una empresa determinada?

• Guías telefónicas, páginas web.
• Organismos oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

7. ¿Qué es un Boletín de Compras?

Un boletín de compras es un documento interno en el que se deja constancia de la petición detallada del material que se necesita y cuándo tiene que estar disponible.

8. Proceso del Departamento de Compras al Recibir Boletines

Una vez recibidos los boletines de compras, el departamento sigue este proceso:

1. Clasificación de las solicitudes.
2. Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias están bajo mínimos.
3. Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o si se compra por primera vez.
4. Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.
5. Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido (necesario cuando se trate de un bien para el uso de un departamento o sección).
6. Decidir la calidad de los materiales, la cantidad a solicitar, el plazo de entrega y las condiciones financieras.

9. Casos para Solicitar Ofertas o Presupuestos

Se solicita una oferta o presupuesto previamente a la decisión de compra en los siguientes casos:

• Cuando se inicia por primera vez la actividad.
• Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está contenta con los proveedores habituales.
• Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores.
• Cuando recibe publicidad de otra empresa recién instalada.

10. Información Requerida en un Presupuesto

La información que solicitamos en un presupuesto depende de tres aspectos:

Condiciones Económicas:

• Precio por unidad y por lote.
• Descuentos y su aplicación.
• Gastos de envases y embalajes.
• Costes de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo de aplazamiento del pago.

Condiciones Técnicas:

• Características técnicas.
• Embalajes especiales.
• Instalaciones y montaje.
• Tiempo de garantía.
• Formación de los usuarios.
• Repuestos y mantenimiento.

Servicio Postventa:

• Plazo de entrega y reaprovisionamiento.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.
• Otros servicios.