Clases de Pedidos
En firme: Cuando el comprador y el vendedor conocen las condiciones de la operación o exista un contrato de compraventa en el que figuren estas condiciones. El documento que se utiliza se denomina nota de pedido.
Condicional: El comprador confecciona un documento, denominado propuesta de pedido, en el que expone sus condiciones al vendedor y, si este las acepta, el pedido se considera firme.
Formas de Formalizar un Pedido
Por carta, fax o correo electrónico: es la forma más habitual pues quedará constancia por escrito
Mediante nota de pedido: se trata de un impreso confeccionado por la empresa en donde figurarán los productos solicitados y las condiciones de la operación
Por teléfono: es conveniente confirmarlo por escrito también
Agente comercial: es el que cumplimenta el pedido y el cliente, lo firma y se queda con una copia
Tipos de Cartas Relacionadas con el Pedido
Confirmación de pedido: la elabora el proveedor y se remite al cliente para dar conformidad a las condiciones solicitadas por el mismo y aclarar algún aspecto que no estuviera claro. Se utiliza cuando el cliente ha emitido un pedido condicional
Denegación de pedido: Sirve para comunicar al cliente que no es posible atender su pedido, por causas como: carencia de existencias, no poder cumplir las condiciones solicitadas por el cliente, insolvencia del cliente…
Incidencias: Comunicaciones entre cliente y proveedor para comunicar modificaciones o anulaciones de pedidos
Presupuesto de obras o servicios: Documento previo a la realización de determinadas obras en el que se especifican las condiciones de la operación. Debe entregarse por escrito al cliente antes de la realización. Cuando el cliente acepte el presupuesto se procederá a la realización de la obra.
Personas que Intervienen en un Contrato de Transporte
Remitente: persona que contrata el transporte y entrega la mercancía para su traslado
Transportista: persona que realiza el transporte
Destinatario: persona que recibirá la mercancía
Tipos de Contratos de Transporte y Modalidades de Pago
Carretera o ferrocarril: Carta de porte
Marítimo: Conocimiento de embarque o marítimo
Aéreo: Carta de embarque aéreo
Portes pagados: El pago lo realiza el remitente
Portes debidos: El pago lo realiza el destinatario en un plazo de 24 horas después de recibida la mercancía. El transportista entregará la factura de los portes
Contra reembolso: El destinatario paga la mercancía y los portes en el mismo momento de recibirla
Tipos de Albaranes y Copias
Valorado: Aparece el precio de las mercancías
Sin valorar: No aparece el precio
1 copia para el vendedor para justificar la salida de las mercancías del almacén y para que el departamento comercial confeccione la factura
2 copias para el cliente, junto con la mercancía. El cliente devolverá una copia firmada en señal de conformidad y la otra se la queda
8. Control de mercancías recibidas
-Comprobar que los datos del albarán coinciden con los del pedido
-Que la mercancía recibida es la que figura en el albarán
-Que la mercancía se encuentra en perfectas condiciones
-Que se ha recibido en el plazo
El examen puede ser conforme o no conforme:
Si es conforme se firma el albarán
Si no es conforme, el cliente puede devolver la mercancía o quedársela y poner una reclamación. Se harán constar estos hechos en el albarán en el apartado de observaciones
9. Obligación de emitir facturas y excepciones
Están obligados a emitir:
-Cuando el destinatario sea un empresario o profesional
-Cuando el destinatario lo exija
-En las exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes exentas
No están obligados:
-Las realizadas por comerciantes minoristas sujetos al recargo de equivalencia
-Las operaciones exentas (salvo servicios médicos y sanitarios)
-Las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IVA
10. Datos que deben contener una factura
Número y serie
Fecha de expedición
Nombre y apellidos tanto de quien la expide como del destinatario
NIF de quien la expide y del destinatario
Domicilio
Descripción de las operaciones
Tipo impositivo
Cuota tributaria
Fecha en la que se han efectuado las operaciones
11. Facturas recapitulativas, simplificada y rectificativas
Recapitulativa: Se utiliza cuando se realizan varias operaciones durante un determinado tiempo con el mismo cliente
Simplificada: Cuando el importe de la factura no exceda de 400€ o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Los empresarios que su importe o exceda de los 3000€ en determinadas operaciones:
-Ventas al por menor
-Ventas o servicios ambulantes o a domicilio
-Transportes de personas y sus equipajes
No obstante deberán emitir factura completa si el destinatario la exige.
Rectificativas: Documento que se emite para la corrección de una factura original. Es obligado utilizarla cuando:
-La factura original no cumpla con el contenido mínimo
-Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente
-Cuando se produzca alguna de las circunstancias que den lugar a la modificación de la base imponible (devoluciones, descuento y bonificaciones)
Explica los distintos actos existentes en una empresa.
La actividad de la empresa se puede representar en varios ciclos:
Ciclo de producción: compras de materias primas y otros productos que son almacenados para su utilización en el proceso productivo. En el caso de empresas comerciales, al no haber transformación, este proceso se simplifica.
Ciclo comercial: los productos terminados o comprados son almacenados y vendidos a los consumidores.
Ciclo económico: constituido por el flujo de cobros (clientes) y el flujo de pagos (proveedores, trabajadores, etc.)
Explica el departamento comercial.
Su función básica es la gestión de la compraventa y de las existencias. Cada empresa organizará el desarrollo de esta tarea aplicando los criterios que estime más adecuados en función de sus características.
Las áreas de acción de cualquier departamento comercial son:
Aprovisionamiento: compra de los productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa:
Formulación de pedidos, recepción y comprobación de la mercancía, almacenaje de la mercancía y envío de la factura al departamento financiero para gestionar el pago.
Ventas:
Recepción y estudio de pedidos preparación y expedición de la mercancía, transporte y entrega de la mercancía y envío de información al departamento financiero para gestionar el cobro.
Define comisiones, honorarios y quejas.
Comisiones: es la denominación del precio de algunos servicios, como los bancarios.
Honorarios: es la denominación del precio de los servicios prestados por profesionales liberales.
Corretaje: es el precio de los mediadores comerciales.
Define el precio y sus factores.
El precio es el número de unidades monetarias que el comprador entrega al vendedor a cambio del producto y está condicionado por una serie de factores:
Factores internos: debe cubrir los costes que ha generado la fabricación o compra del mismo y la rentabilidad de la inversión.
Factores externos: debe tener en cuenta la capacidad de compra del mercado Y la competencia para que pueda mantenerse la demanda del producto.
Elementos del precio.
Fabricantes:
Costes fijos: son aquellos en los que incurre la empresa para su funcionamiento general y que no dependen de las unidades de producto que se fabriquen (gastos de administración)
Costes variables: son los costes que dependen del número e unidades producidas (materias primas y auxiliares)
Gastos de venta: gastos que hay que soportar para entregar el producto al cliente (promoción)
Beneficio industrial: porcentaje que la empresa aplica sobre total para obtener el beneficio.
Comerciantes:
Precio de catálogo: es el precio que pone el fabricante al producto.
Gastos de compra: son los costes que se generan al realizar los pedidos, y recibir la mercancía (transportes).
Coste de almacenaje: son los costes de mantenimiento del almacén en el que permanecen los productos desde que se compran hasta que se venden.
Gastos de venta: son los gastos que hay que soportar para promocionar y entregar los productos al cliente.
Descuentos: son disminuciones que se aplican al precio de catálogo por diversas causas.
Recargos: incrementos que se aplican al precio de catálogo (intereses).
Margen comercial: es el porcentaje que la empresa aplica sobre el coste total para obtener el beneficio.
Descuentos y márgenes comerciales.
Descuento comercial: disminuciones que afectan al precio de catálogo de un producto por promociones, rebajas, etc.
Rappel: son disminuciones que se aplican a un cliente por haber alcanzado un determinado volumen de compras.
Descuento por pronto pago: se aplica cuando el cliente paga al contado o adelanta el pago con respecto al plazo acordado inicialmente.
El margen es la ganancia que se obtiene al vender un producto. El margen comercial puede ser:
Margen bruto: es la diferencia entre el precio de venta y el precio de adquisición.
Margen neto: se obtiene restando los gastos de venta al margen bruto.
Explica los métodos existentes para la fijación de precios.
Métodos basados en la demanda: se basan en elementos subjetivos como el valor que el consumidor otorga al producto en función de la satisfacción que le produce.
Precios basados en la competencia: se fija el precio en función del precio ofrecido por los competidores. Suele darse en sectores en los que opera una empresa líder y otras empresas más pequeñas que fijarán sus precios en función del precio de la empresa líder.
Precios basados en el coste: este método toma como referencia el coste total del producto para fijar el precio.
Define punto muerto.
Se denomina punto muerto o umbral de rentabilidad al número de unidades que es necesario vender para que el beneficio sea cero, es decir, la empresa no tiene beneficios ni pérdidas. A partir de este punto la empresa obtendrá beneficios.
Gestión de stocks, objetivos y costes asociados.
La gestión de stocks consiste en administrar las existencias para determinar la cantidad óptima a pedir y el momento en el que se han de realizar los pedidos.
Los objetivos de la gestión de stocks son:
Reducir los costes de almacenamiento lo máximo posible.
Asegurar el suministro al proceso productivo.
Satisfacer la demanda de los clientes.
Los costes asociados a los stocks son:
Costes de aprovisionamiento: costes de la compra y costes del pedido.
Costes de almacenamiento: alquiler, amortizaciones, salarios, suministros, deterioro, mantenimiento, etc…
Clases de stocks y representación gráfica.
Stock activo: es el necesario para hacer frente a la demanda prevista en un periodo determinado. Estará comprendido entre el stock máximo que puede haber en el almacén y el stock mínimo que debe haber para que no se produzca rotura de stock.
Stock de seguridad: se añade al stock mínimo para evitar un agotamiento de stocks como consecuencia de retrasos en la entrega de pedidos a un aumento imprevisto en las ventas.
Stock óptimo: es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas con los menores costes de almacenamiento posibles.
Stock cero: consiste en adquirir la cantidad necesaria en el momento que se necesite. Con este sistema se reducen al mínimo los costes de stocks.
Punto de pedido y lote de pedido.
Punto de pedido: es el nivel de existencias que nos indica que ha de realizarse un nuevo pedido para que no se produzca un desabastecimiento.
Lote de pedido: es la cantidad que hay que solicitar al proveedor en cada pedido para que los costes de gestión de stocks sean mínimos. Hay que tener en cuenta los costes de adquisición y almacenaje.
Método ABC.
El método ABC de control de inventarios clasifica las mercancías inventariadas en tres tipos en función del número de artículos y la inversión realizada en ellos.
GRUPO A: este grupo no supera el 20% de los productos almacenados y representa el 80% de la inversión realizada. El control de este grupo debe ser prioritario y minucioso.
GRUPO B: este grupo representa aproximadamente el 30% e los productos almacenados y el 15% de la inversión. No necesitan un control tan exhaustivo.
GRUPO C: representa el 50% de los productos almacenados y el 5% de la inversión.