DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SUS TIPOS
La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.
La organización formal se determina como una estructura intencional específica e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. En ella se ajustan las personas que forman parte de la empresa en función de sus habilidades y capacidades y cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
- Externa
La que realiza la empresa para relacionarse con los medios de comunicación, atender a los clientes externos y administrar la gestión social de la organización.
- Interna
Aquella que gestiona todos los canales internos.
- Formal
Transmite la comunicación oficial de la empresa entre sus miembros.
- Informal
Surge de la relación con los colaboradores como fruto de la confianza.
- Ascendente
Se origina en los niveles más bajos de la plantilla y se dirige a los cargos superiores de forma vertical de abajo a arriba
- Descendente
Surge de la relación con los colaboradores como fruto de la confianza.
- Horizontal
Se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico. Es decir, entre personas de distintos departamentos.
DEFINICIÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
Por funciones: El personal se organiza según su especialización. Para ello, se concentran en cada departamento las personas trabajadoras que estén especializadas en las funciones de este, aprovechando sus habilidades técnicas.
Por productos, servicios o dimensiones: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto, y se refiere a la agrupación del personal según las líneas de productos o servicios que se ofrezcan, o en empresas con varias líneas de negocio diferenciadas, o divisiones, y cada una de ellas tiene un organigrama similar al de una empresa independiente, pero bajo la dirección general.
Por zonas geográficas: Se utiliza en empresas que comercializan en distintas zonas y cuyos productos o servicios sean distintos en cada una. La plantilla se organiza de manera que conozca la zona a la que va destinado el producto para que los clientes estén mejor atendidos.
Por proyectos: En las empresas que realizan diversos proyectos, se agrupa la actividad según las características de un proyecto y según las fases necesarias para llevarlo a cabo.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
- Vertical: Pretende destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas. También destaca las relaciones de subordinación directas e indirectas.
- Radial: Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección. Son menos habituales que los anteriores.
- Horizontal: Las unidades de mando, normalmente, se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas, a la derecha. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.
CÓMO ELEGIR EL TIPO DE COMUNICACIÓN A USAR
Como directores de una empresa, deben analizar dos situaciones y decidir qué tipo de comunicación es la más adecuada en cada caso. Justifiquen su elección con fundamentos teóricos.
- La empresa lanza un nuevo producto al mercado y necesita informar a clientes y proveedores.
- Se detectan problemas en la producción y es necesario informar a los empleados para corregir errores.
• Indiquen el tipo de comunicación (externa/interna, formal/informal, ascendente/descendente/horizontal).
• Expliquen por qué es la mejor opción.
Para lanzar un nuevo producto, lo ideal es usar una comunicación externa, formal y descendente, para que el mensaje llegue de manera clara y profesional a clientes y proveedores, reforzando la imagen de la empresa y generando confianza. Por otro lado, cuando hay problemas en la producción, se recomienda una comunicación interna, también formal y descendente, donde la dirección explique claramente las medidas a seguir. Al mismo tiempo, es fundamental dejar espacios para que los empleados den sus sugerencias y colaboren en mejorar los procesos.
TEORÍAS SOBRE LIDERAZGO
- Teoría X y Teoría Y (Douglas McGregor):
- La Teoría X considera que los trabajadores son perezosos, evitan responsabilidades y necesitan una dirección autoritaria.
- La Teoría Y ve a los empleados como responsables, motivados y capaces de autodirigirse, por lo que requiere un liderazgo flexible y democrático.
- En la práctica, se aplican enfoques intermedios según la situación.
- Teoría Z (William Ouchi):
- Basada en la gestión empresarial japonesa, fomenta una fuerte relación entre la empresa y sus empleados. Se promueve la participación activa de los trabajadores en las decisiones y se valora su estabilidad y compromiso con la organización.