¿Qué es BPM (Business Process Management)?
BPM (Business Process Management), o gestión de procesos de negocio, es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. Es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento, que combina tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno.
Las 3 Dimensiones Clave de BPM
- La Gestión (Dimensión de la Capacidad): Pone a las personas y a los sistemas en movimiento. Impulsa a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio.
- El Proceso (Dimensión de la Transformación): Crea valor a través de la transformación de recursos y materiales en productos o servicios. Los procesos de negocio son más efectivos, transparentes y ágiles. Los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápido. Se busca efectividad, transparencia y agilidad en los procesos.
- El Negocio (Dimensión del Valor): Se enfoca en la creación de valor para los clientes y facilita los objetivos del negocio: crecimiento sostenido, aumento de la innovación, mejora de la productividad, satisfacción del cliente y eficiencia del personal.
Las 5 Fases de la Gestión de Procesos de Negocio
- Modelización: Se inicia creando un diagrama con el objetivo de reunir suficiente detalle para entender cómo funciona el proceso y los pasos a seguir.
- Automatización: El modelo se amplía para crear un conjunto de instrucciones específicas, datos de formularios y reglas necesarias para ejecutar el proceso. Se toman decisiones sobre implementaciones específicas.
- Ejecución: Consiste en interpretar las instrucciones creadas durante la fase de automatización para gestionar el flujo de trabajo, desde el principio del proceso hasta su final.
- Monitorización: Se llevan a cabo la medición, seguimiento y revisión del rendimiento del proceso para identificar posibles mejoras.
- Optimización: Se utilizan datos y lecciones aprendidas como base para cambiar el proceso, con el objetivo de identificar los cambios que lo mejoran.
Ideas Fundamentales y Beneficios de BPM
Las ideas que motivan y sustentan el desarrollo científico y tecnológico de BPM son dos:
- Los procesos de negocio son instrumentos clave para la organización.
- Los sistemas y tecnologías de información (STI) son fundamentales.
BPM ofrece conceptos, métodos y técnicas para el diseño, configuración, acuerdo y análisis de los procesos de negocio.
Beneficios de BPM:
- Mejor rendimiento y visibilidad de los procesos.
- Mejor manejo de las excepciones y errores.
- Ahorro de tiempo y reducción de costos.
- Mejora en el desempeño de los empleados.
- Posibilidad de mejora de los procesos con base en evidencias obtenidas por el modelamiento y ejecución de estos.
Ciclo de Vida de los Procesos de Negocio
1. Análisis y Diseño
Objetivo: Entender el estado actual de los procesos de la organización y especificar las características que deberían tener para asegurar los objetivos relacionados con eficiencia, eficacia y efectividad.
Resultados:
- Identificación y modelado de los procesos existentes en la organización.
- Identificación de horas impertinentes.
- Diseño de los procesos.
- Documentación.
2. Configuración
Objetivo: Configurar y desplegar el proceso diseñado en el entorno de ejecución que utiliza la organización.
Resultados:
- Implementación del proceso mejorado.
- Evaluación de herramientas de software que podrían apoyar el proceso.
- Nuevo diseño del proceso donde se relacionan las actividades y herramientas de apoyo.
- Alimentación técnica del proceso.
- Resultados de validaciones y pruebas de calidad.
- Documentación.
3. Ejecución
Objetivo: Ejecutar, hacer seguimiento y control a las múltiples instancias de los procesos que son necesarios para el desarrollo de las actividades y propósitos de la organización.
Resultados:
- Definición de las instancias del proceso.
- Datos sobre la ejecución del proceso.
- El proceso en sí.
4. Evaluación
Objetivo: Identificar las fortalezas y debilidades del proceso con el propósito de identificar y especificar mejoras que puedan ser implementadas.
Resultado: Especificación de mejoras para el proceso y su implementación, y resultados del proceso desde múltiples perspectivas.
Relación de los Tipos de Herramientas BPM y las Fases del Ciclo de Vida
- BPA (Business Process Analysis): Se utiliza en las fases de análisis y diseño. Sus funcionalidades principales son la modelación, simulación y publicación de los procesos. También se usa en la fase de evaluación.
- ABPD (Automated Business Process Discovery): Se utiliza en las fases de análisis y diseño, configuración y evaluación. Permiten descubrir los procesos de negocio con base en el análisis de los registros electrónicos dejados por los participantes del proceso en cada una de las herramientas de TI que se utilicen en la organización (enfoque *bottom-up* para la construcción del modelo de procesos).
- BAM (Business Activity Monitoring): Se utiliza en la fase de ejecución. Su idea central es la recopilación, organización y visualización de los datos obtenidos en tiempo real acerca de las actividades ejecutadas en un proceso de negocio. Proporciona acceso en tiempo real a indicadores críticos del desempeño del negocio para mejorar la velocidad y efectividad de las operaciones.
- BRMS (Business Rules Management Systems): Se utiliza en la fase de ejecución. Se enfoca en la administración de reglas de negocio, que son la codificación de políticas, normas, leyes y mejores prácticas utilizadas por una organización para tomar decisiones. Las suites de gestión de procesos de negocio (BPMS) son un entorno de modelado y simulación de procesos, y un motor de ejecución de procesos. También se utilizan en la fase de evaluación.