Análisis de Sistemas de Información
En la etapa de análisis se estudian en detalle los problemas de los sistemas existentes (manuales o automatizados), se identifican los objetivos generales, se especifica el alcance del proyecto y se desarrolla un plan del proyecto que pueda ser presentado a la dirección o entidad que solicita el proyecto.
Aquí se examinan:
- Qué hace el sistema existente.
- Cuáles son sus fortalezas, debilidades, puntos conflictivos y problemas.
- Qué debe hacer el nuevo sistema u otro modificado para resolver estos problemas.
- Qué requerimientos de información para los usuarios se deben satisfacer.
- Cuáles son los beneficios y los costos del sistema en estudio y del nuevo sistema o solución que se pueda proponer.
La respuesta a estas preguntas requiere de una extensa recopilación e investigación de la información. Una vez recopilada la información necesaria, utilizando las técnicas e instrumentos para efectuar un levantamiento de información, se procede a diagramar estos procesos.
Requerimientos de Información
Tipos de Requerimientos
El analista de sistemas debe determinar los requerimientos de información a partir de los usuarios involucrados. Para identificar dichos requerimientos, pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen el muestreo, el estudio de datos, entrevistas, cuestionarios, la observación de quien toma las decisiones, el ambiente y otros. El analista hace lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas.
Se pueden clasificar los requerimientos de información en cuatro tipos:
- Requerimientos de entrada.
- Requerimientos de salida.
- Requerimientos de soporte de información o almacenamiento.
- Requerimientos de control.
Libro de Requerimientos de Información
Como ya se había planteado, los requerimientos de información constituyen una declaración detallada de las necesidades de información que debe satisfacer el nuevo sistema. Identifican quién necesita qué información, cuándo, dónde y cómo.
Suelen agruparse cada una de las planillas de requerimientos de información, por cada uno de los departamentos, unidades o secciones de la organización, para conformar el libro de requerimientos de información.
Estudio de Factibilidad
El estudio de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es posible que el sistema de información sea desarrollado e implantado exitosamente en la empresa.
La evaluación de la factibilidad de un proyecto es la información que requieren los altos ejecutivos para decidir realizar el proyecto, posponerlo o cancelarlo.
La factibilidad debe ser revisada desde tres perspectivas:
- Factibilidad técnica.
- Factibilidad económica o financiera.
- Factibilidad operativa.
En algunas ocasiones se debe incorporar la factibilidad legal, si el proyecto así lo amerita.
Análisis Costo-Beneficio
Los costos y los beneficios deben estimarse en conjunto, ya que estos se interrelacionan entre sí y con frecuencia dependen uno del otro.
Un analista debe presentar la propuesta de sistemas basándose en el análisis de costo-beneficio y no en los requerimientos de información.
Identificación de los Costos y los Beneficios
Los costos y los beneficios deben tomarse en cuenta para la propuesta de nuevo sistema. Estos pueden ser: tangibles e intangibles.
- Beneficios Tangibles: son ventajas económicas cuantificables que obtiene la organización a través del uso del sistema. Ejemplos: incremento en la velocidad de procesamiento, puntualidad, mayor poder de cálculo, reducción del tiempo asignado para cada tarea.
- Beneficios Intangibles: Ejemplos de estos son la mejora en el proceso de toma de decisiones, incremento de precisión, competitividad, mejoramiento de la imagen del negocio, satisfacción de los empleados, entre otros.
- Costos Tangibles: son aquellos que pueden proyectar con precisión el analista de sistemas y el personal de contabilidad o administración. Ejemplos: costo de equipo, costo de los recursos, costo del tiempo de programación, costo del tiempo de análisis, otros salarios, etc.
- Costos Intangibles: son difíciles de estimar y pudieran no conocerse. Ejemplos: costo de perder una ubicación competitiva, toma de decisiones ineficaz por falta de información.
Análisis de Costos
Para definir los costos del sistema se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:
- Costos de hardware.
- Costos de software.
- Costos de personal.
- Costos de operación.
Costos de hardware: es necesario hacer un inventario de los equipos existentes para determinar si se requiere o no nuevo equipo. Si se determina que el equipo actual no es suficiente para soportar las actividades del sistema, entonces se deben evaluar las alternativas para la adquisición del nuevo hardware: rentar, comprar o arrendar el equipo.
El analista debe revisar las opciones en función de los requerimientos de equipo para presentar la información en la propuesta formal del sistema.