¿Qué es la Planificación?
La planificación es la determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.
Preguntas Clave de la Planificación:
- ¿Dónde nos encontramos?
- ¿Dónde queremos estar?
- ¿Cómo podemos llegar ahí desde aquí?
Necesidad de la Planificación
La planificación elabora un patrón o modelo completo de trabajo a realizar, proporcionando las bases sobre las cuales se desarrollarán las otras funciones administrativas (organización, integración, dirección y control).
Principios de la Planificación
Los principios clave son: primacía, extensión, unidad, precisión, flexibilidad y compromiso. Estos principios garantizan un rumbo claro, optimizando recursos y reduciendo riesgos. Aseguran que los planes sean realistas, flexibles y alineados con los objetivos, fomentando la coordinación y mejora continua.
Tipología de la Planificación
1. Por su Duración:
- Planificación a Largo Plazo: Visión general y estratégica.
- Planificación a Mediano Plazo: Desarrollo de planes más específicos.
- Planificación a Corto Plazo: Acciones inmediatas y detalladas.
2. Por su Naturaleza:
Incluye: Objetivos, Políticas, Reglas, Procedimientos, Métodos, Estándares, Programas, Presupuestos, Proyectos y Estrategias.
Proceso de la Planificación
- Investigación externa e interna de la empresa.
- Formulación y establecimiento de objetivos.
- Formulación, evaluación y selección de alternativas.
- Implementación del plan seleccionado.
- Seguimiento y control del plan.
Planificación Estratégica
La planificación estratégica establece los lineamientos generales de la organización y sirve de base para el desarrollo de los demás planes (tácticos y operativos). Comprende toda la empresa.
Componentes Clave de la Planificación Estratégica:
- Misión: Describe los valores de la organización, sus aspiraciones y su razón de ser.
- Visión: Es una representación de lo que se cree que el futuro debe ser para la empresa a los ojos de sus clientes, empleados, propietarios y otros accionistas importantes.
- Valores: Representan las convicciones filosóficas de los administradores a cargo de dirigir a la empresa hacia el éxito.
- Estrategias: Se refiere a la manera de elegir las acciones más adecuadas para encauzar los esfuerzos y alcanzar los objetivos.
Proceso de la Planificación Estratégica
Uno de los aspectos más importantes de tener un plan es evitar el desperdicio de recursos en acciones que no contribuyen a la razón de ser de la organización.
Pensamiento Estratégico
El pensamiento estratégico crea la perspectiva futura de la organización. Es la coordinación de mentes creativas dentro de una perspectiva común, que le permite a un negocio avanzar hacia el futuro de una manera satisfactoria. Incorpora valores, misión, visión y estrategia, que tienden a ser elementos intuitivos.
Planificación a Largo Plazo
Consiste en la identificación de los asuntos estratégicos de la organización. Inicia con el análisis de asuntos críticos (evaluación FODA): examinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización.
Planificación Táctica
Los planes tácticos se diseñan para ayudar a ejecutar los planes estratégicos mayores y para llevar a cabo una parte específica de la estrategia de la compañía. Generalmente tienen un horizonte de tiempo más corto que los planes estratégicos (a lo largo del año siguiente o un plazo similar).
Plan Operacional
El plan operativo se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planificación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar las jerarquías bajas de la empresa.
Técnicas de Planificación
Las técnicas de la planificación son aquellos métodos y medios a través de los cuales es posible establecer objetivamente aquello que se ha planeado.
Importancia de las Técnicas de Planificación
Permiten el control, pues sin ellas será imposible medir su progreso. Suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración.
Propósito de las Técnicas de Planificación
Tener una guía sobre la cual encaminar los pasos, controlar el ritmo de desarrollo establecido y retroalimentar el encauce de cada etapa hacia lo presupuestado.
Clasificación de las Técnicas de Planificación
- Técnicas Cualitativas: Manuales, diagramas de proceso y de flujo, gráficas de Gantt. Los pasos esenciales en todo proceso son: operación, soporte, inspección, demora y almacenamiento.
- Técnicas Cuantitativas: De trayectoria crítica, buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, etc.
Ventajas de la Planificación
Se muestran claramente en los propósitos que persigue: reducir la incertidumbre del cambio, fijar la atención en los objetivos, propiciar una operación económica y facilitar el control.
Desventajas de la Planificación
Sus limitaciones principalmente tienen que ver con la incertidumbre del futuro, las personas y los costos. La incertidumbre del futuro obliga a realizar pronósticos con base en el pasado y el presente, en un medio ambiente económico, político, social y tecnológico en constante cambio, por lo que los resultados pueden ser diferentes de lo esperado.