Función y Ventajas del Sistema de Contabilidad

Función de un Sistema de Contabilidad

Un sistema de contabilidad cumple las siguientes funciones esenciales para cualquier tipo de negocio:

1. Interpreta y registra los efectos de las transacciones comerciales.
2. Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.
3. Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman las decisiones.

Ventajas del Uso de un Sistema de Contabilidad

1. Nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.
2. Apoya la toma de decisiones generales de una empresa de manera eficiente y oportuna.
3. Permite tener la información analizada, clasificada, registrada y resumida para que pueda llegar a los usuarios.

Ecuación de Patrimonio

La ecuación de patrimonio es la resultante de comparar los recursos o Activos que son propiedad de la empresa con las obligaciones internas (Patrimonio) y las externas (Pasivo). Se expresa como:

Activo = Pasivo + Patrimonio (o Capital)

Utilidad de los Informes Económicos

Estado de Resultados

También denominado estado de ganancias o pérdidas, refleja la situación económica al final del ejercicio. Está formado por las cuentas nominales (ingresos, egresos, ganancias y pérdidas).

Balance de Situación

También conocido como balance general, refleja la situación patrimonial. Está formado por las cuentas reales (activo, pasivo, patrimonio) y permite cumplir la ecuación patrimonial.

Flujo Neto de Efectivo

También conocido como flujo de caja, está formado por las cuentas reales y nominales. Determina con cuánto efectivo cuenta la empresa, el origen de los fondos (entrada de dinero) y los destinos de los fondos (salida de dinero).

Tipos de Cuentas Contables

Cuentas Reales

Son aquellas que reflejan la situación financiera de la empresa. En ellas encontramos las que hacen parte de la ecuación patrimonial: activos, pasivos y patrimonio (o capital).

Cuentas Nominales

Incluyen ingresos y gastos. Son las que nos sirven para elaborar el estado de resultados (o estado de ganancias y pérdidas, o estado de ingresos y egresos), en las cuales se relacionan solamente las cuentas que muestran utilidad o pérdida.

Clasificación de Cuentas Reales

Activos

Se clasifican de acuerdo con el grado de disponibilidad de sus renglones y comprenden valores de tres naturalezas:

a) Activo Circulante

Comprende todos los bienes y derechos que participan en forma directa en la realización del ciclo operativo del negocio y que, en su orden de disponibilidad, son:

• Dinero en caja
• Dinero en cuentas bancarias
• Dinero en valores de fácil realización
• Documentos por cobrar

b) Activo Fijo

Comprende también inversiones permanentes o a largo plazo como son muebles y equipos de oficina para usarlos en las operaciones del negocio. El activo fijo comprende también inversiones intangibles como patentes y marcas.

c) Activo Diferido

Se refieren a gastos que se hacen en forma anticipada y que van a beneficiar varios meses o años, por lo cual se difiere su aplicación a gastos para el futuro.

Pasivos

Se clasifica el pasivo de acuerdo con los grados de exigibilidad, es decir, en el orden en que deben cubrirse las obligaciones.

a) Pasivo Circulante

También llamado flotante o a corto plazo, comprende obligaciones que se deben cubrir antes de un año y que provienen generalmente de deudas contraídas para hacer inversiones en activo circulante. Ejemplo:

• Facturas de proveedores pendientes de pago
• Documentos acotados a favor de los bancos por préstamos obtenidos
• Adeudos como impuestos pendientes de pago, rentas pendientes de pago, etc.

b) Pasivo Fijo

Llamado también consolidado o a largo plazo, comprende deuda a plazo mayor de un año y que se contrae generalmente para hacer inversiones en activo fijo o habilitar o refaccionar una empresa industrial y agrícola. Ejemplos:

• Créditos de habilitación (como a plazos de 2 a 10 años y contraídos para invertirse en maquinarias, instalaciones e inmuebles para una industria)
• Documentos por deudas a plazos mayores de un año
• Créditos hipotecarios que se garantizan con bienes inmuebles y se contraen generalmente para hacer inversiones en activo fijo.

c) Pasivo Diferido

Comprende productos percibidos en forma anticipada, por lo que se consideran como un pasivo y se difiere su aplicación como producto. Ejemplo:

• Rentas o intereses cobrados por adelantado
• Pólizas de servicio de televisión cobradas por adelantado.

Clasificación de Cuentas Nominales

Ingreso Principal

Está constituido por el ingreso que representa la fuente principal de beneficios en las operaciones del negocio. Dentro del grupo de ingreso principal aparecen algunas cuentas como Ventas. Dentro de este grupo aparecen algunas cuentas auxiliares de las ventas como Devoluciones en venta, Descuentos en ventas y Rebajas en venta, que se van a disminuir de estas para conocer su valor exacto.

Ingresos Secundarios

Representado por otros ingresos de carácter esporádico o que, por lo menos, no están en relación directa con la actividad principal del negocio. Se encuentran las siguientes cuentas:

• Intereses ganados
• Alquileres ganados
• Comisiones ganadas
• Ganancia en venta de activos fijos

Egresos del Costo

En este grupo estarán las cuentas de egresos que representan el costo del producto que se piensa vender, en primer lugar:

• Compras: Costo de adquisición de la mercancía.
• Fletes de compra: Transporte para trasladar la mercancía hasta nuestros almacenes.
• Gastos de importación: Aranceles y otros gastos cuando se trata de mercancía importada.

Gasto de Operación

Son los egresos incurridos por la empresa en un determinado período o ejercicio. Su característica principal es que son erogaciones necesarias y de carácter recurrente, las cuales están íntimamente relacionadas con el funcionamiento y desarrollo de las actividades normales del negocio. Estos gastos se encuentran subdivididos en:

• Gastos de Ventas
• Gastos de Administración

Otros Egresos

Son gastos de carácter esporádico, es decir, no se suceden de manera recurrente o que en todo caso no están en íntima relación con el proceso normal de operaciones que realiza la empresa de forma continua. Como pueden ser:

• Intereses gastos
• Pérdida en venta de activo fijo
• Pérdida en efectos en litigio
• Multas

Egresos Extraordinarios

Son también gastos que ocurren en forma ocasional y que no están ligados con las operaciones normales de la empresa, pero que por la importancia que el egreso representa, o por su magnitud en términos monetarios, requiere ser presentado, cuando sea el caso, en grupo separado de los otros egresos. Entre ellos se encuentran:

• Pérdidas en incendio
• Pérdida en robo

Libros Contables Principales

Libro Diario

Es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asientos.

Características:

• Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
• Es un libro obligatorio exigido por el Código de Comercio.
• Debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de comercio (según legislación aplicable).
• Las operaciones mantienen el equilibrio de valor (partida doble).
• Herramienta esencial para la elaboración del libro mayor.
• En él se registran todas las cuentas.

Libro Mayor

Es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio. Es un resumen de todos los movimientos que aparecen en el libro diario.

Características:

• Libro principal.
• Libro no obligatorio (aunque esencial para el control).
• Lleva la contabilidad cuenta por cuenta.
• Se prepara inmediatamente después de la obtención de los comprobantes de diario.
• La cantidad de registros de mayor será igual a la cantidad de cuentas que se hayan apropiado en un comprobante de diario.
• Constituye base importante y punto de partida para la preparación del balance de comprobación (sumas y saldos).

Libro Inventario

Consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio, y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.

Características:

• Libro principal.
• Detalla todos los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.
• Este se emplea como punto inicial de toda contabilidad (inventario inicial) y para registrar el inventario final y balance al cierre del ejercicio.

Conceptos Contables Fundamentales

Importancia de la Contabilidad

Registra los movimientos económicos y financieros de la empresa y es una fuente de información crucial para la toma de decisiones internas y para terceros (inversores, bancos, autoridades fiscales, etc.).

Activos

Son los bienes, recursos y derechos de los que dispone la empresa, los cuales representan el valor de la misma y se espera que generen beneficios económicos futuros.

Pasivo

Es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros (obligaciones actuales).

Patrimonio

Es el conjunto de bienes y derechos, cargas y obligaciones, pertenecientes a una persona, física o jurídica. En términos contables, representa la inversión de los dueños en la empresa (Capital) más las utilidades retenidas y otras reservas; es la diferencia entre el Activo y el Pasivo.