1. ¿Qué es la Gestión de Proyectos y por qué es Necesaria?

La gestión de proyectos consiste en la aplicación de conocimientos, técnicas y métodos para lograr los objetivos en un plazo determinado y con los recursos disponibles. Para lograrlo, se requiere:

• Capacidad de adaptación de la empresa y de los participantes.
• Comunicación efectiva entre los miembros del equipo.
• Asumir el riesgo en la toma de decisiones.

En el mundo empresarial actual, altamente competitivo, es necesaria una gestión eficiente de los proyectos.

2. ¿Por qué Emplear Técnicas y Estrategias en el Trabajo en Equipo?

Si el volumen de trabajo de un proyecto requiere la participación de varias personas, es imprescindible emplear técnicas que fomenten la colaboración, la comunicación, establecer roles entre los miembros del equipo y potenciar las habilidades individuales.

Principales Técnicas y Estrategias:

• Potenciar la comunicación.
• Establecer metas de trabajo con objetivos específicos.
• Definir responsabilidades individuales o roles.
• Fomentar los lazos sociales entre los miembros del equipo.
• Establecer reglas para resolver conflictos.
• Reconocer los logros colectivos e individuales.

Para fomentar la colaboración entre los miembros, existen técnicas como:

• Tormenta de ideas (Brainstorming).
• Diagrama de Ishikawa (Causa-Efecto).
• Tablero de Kanban.

3. La Técnica Agile: Flexibilidad e Inmediatez

La técnica agile es un conjunto de estrategias de trabajo en equipo que busca la flexibilidad y la inmediatez en el desarrollo de un proyecto. A diferencia de los métodos de gestión tradicionales, agile se centra en la adaptabilidad y capacidad de respuesta, interactuando con el cliente para la mejora continua del producto durante el desarrollo del proyecto.

Tipos de Metodología Agile:

• Scrum
• Kanban
• Programación Extrema (XP)

La metodología Kanban se basa en tableros visuales con tarjetas de colores que identifican las distintas tareas y su estado de evolución. Todos los miembros tienen el mismo nivel jerárquico. No requiere reuniones periódicas, ya que cada miembro informa a los compañeros mediante el tablero.

Aplicaciones de la Técnica Agile:

Principalmente en el desarrollo de software, pero también se aplica a productos de hardware de dispositivos de Internet de las Cosas (IoT). Permite cambios rápidos en función de la demanda de los clientes. También se utiliza en el desarrollo de redes, centros de datos, y proyectos de automatización y fabricación industrial, permitiendo una rápida adaptación a los nuevos requerimientos.

4. Fases del Desarrollo de un Proyecto

En general, los proyectos técnicos constan de cinco fases:

1. Inicio: Evaluación de la viabilidad económica, legal, técnica y de medios disponibles.
2. Planificación: Definición de tareas y responsables, cronograma con fechas de inicio y fin, y presupuesto.
3. Ejecución: Establecimiento de controles periódicos para verificar la consecución del plan de trabajo.
4. Seguimiento: Verificación del desarrollo de la planificación y los plazos establecidos. Control de calidad del producto.
5. Evaluación Final y Cierre: Revisión completa del proyecto y cierre formal.

5. Documentación de un Proyecto Técnico

Un proyecto técnico debe contener al menos los siguientes documentos (UNE 157001):

• Índice
• Memoria
• Anexos
• Planos
• Pliegos de Condiciones
• Mediciones
• Presupuesto

Contenido de Algunos Documentos Clave:

• Planos: Representación gráfica del proyecto que, junto a la memoria, refleja unívocamente lo que se ha de construir.
• Pliego de Condiciones: Documento contractual que establece las condiciones en que debe ejecutarse el proyecto, incluyendo condiciones facultativas, económicas y legales.
• Presupuesto: Determina el coste económico de la ejecución material del proyecto, especificando las partidas ejecutadas por contrata y/o por administración. Se basa en el documento de Mediciones y sigue su misma ordenación.

6. Comunicación de Documentación Técnica

En el desarrollo de un proyecto, se elabora documentación para registrar los avances significativos en las distintas fases y para comunicarlos al resto del equipo de trabajo. Esta documentación, o parte de ella, servirá para dar a conocer el proyecto al exterior y difundir sus características si se busca su comercialización.

7. Comunicación Interna en un Equipo de Proyecto

Los objetivos de la comunicación interna son agilizar los procesos y aumentar la cohesión interna. La comunicación debe ser efectiva y puede ser cerrada (entre miembros de un departamento) o abierta (a toda el área). Los medios de comunicación pueden ser informes o reuniones. Para que la comunicación sea efectiva, debe ser clara, concisa y bidireccional, con la participación de todos. Los medios actuales incluyen correos electrónicos, videoconferencias, software de colaboración en línea, etc.

8. Difusión de un Proyecto: Aspectos Clave

Cuando se termina de desarrollar un proyecto, es necesario difundirlo entre los potenciales clientes. Para que la difusión sea efectiva, debe llevarse a cabo un plan de difusión, recogido en un documento con los siguientes apartados:

• Objetivos: Buscar nuevos clientes, buscar inversores, lanzar un nuevo producto, etc.
• Identificar la audiencia: Adaptar contenidos, terminología y canales de comunicación.
• Entorno: Virtual (calidad de sonido e imagen importante) o presencial.
• Medios digitales: Internet (páginas de calidad con enlaces desde otras webs y redes sociales, buen posicionamiento en buscadores), prensa, radio, televisión, redes, etc.
• Calendario: Establecer un calendario para la difusión, aprovechando fechas relevantes que favorezcan las compras, etc.
• Medición del impacto: Utilizar métricas relevantes (número de visitas, cobertura de medios, etc.).