Información Necesaria en el Análisis de Puestos de Trabajo (APT)

Para realizar un APT efectivo, es crucial recopilar la siguiente información:

• Qué tareas se realizan: Actividades de orden físico y/o mental.
• Cómo se realizan: Elementos empleados (maquinaria, instrumentos, fórmulas, métodos, grado de iniciativa).
• Por qué se realizan: Objetivos y finalidades del puesto.
• Con qué frecuencia se realizan: Frecuencia y periodicidad de la actuación.
• En qué lugar se realizan: Lugar físico y sus características, nivel de seguridad, riesgos y peligros asociados.
• Qué implica lo que se hace: Requisitos relativos a la persona (conocimientos, habilidades, facultades físicas y mentales).

Información a Incluir en las Descripciones de Puestos de Trabajo

La descripción de un puesto de trabajo debe contener información esencial y puede complementarse con datos adicionales.

Información Básica

• Datos de identificación del puesto.
• Posición en el organigrama.
• Misión o propósito principal del puesto.
• Funciones y responsabilidades detalladas.
• Especificaciones o profesiografía del puesto (perfil requerido).

Otros Datos Opcionales

• Recursos a cargo del puesto (humanos, económicos, materiales).
• Condiciones de trabajo (horario, ambiente, etc.).
• Relaciones del puesto (internas con otros departamentos y externas con clientes, proveedores, etc.).

Selección del Método de Análisis de Puestos de Trabajo (APT)

La elección entre los diversos métodos de APT dependerá de factores como:

• El tipo de puesto a analizar.
• El tiempo disponible para realizar el análisis.
• El coste económico y el presupuesto asignado.
• La disponibilidad de analistas cualificados.

Métodos para el Análisis de Puestos de Trabajo

Existen diferentes técnicas para recopilar la información necesaria para el APT:

Entrevista

Puede ser el método más efectivo si se ejecuta correctamente, aunque requiere personal experto en la metodología. Se entrevista a personas directamente relacionadas con el puesto (ocupante, superior) para recoger todos los aspectos relevantes.

Ventajas

• Elevado grado de flexibilidad, permitiendo solicitar aclaraciones y ampliar información relevante.
• Proporciona información desde múltiples perspectivas, aumentando la aceptación.
• Útil para puestos complejos.

Inconvenientes

• La validez puede ser difícil de determinar, ya que las percepciones pueden diferir.
• Requiere una inversión considerable de tiempo y tiene un coste elevado.

Panel de Expertos

Este método reúne a un conjunto de profesionales con amplio conocimiento sobre un puesto específico para que aporten sus visiones y completen su descripción y especificación. No es de los más utilizados.

Ventajas

• Mayor aceptación al involucrar a diversos miembros de la organización.
• Especialmente útil para puestos de nueva creación.

Inconvenientes

• Validez moderada.

Cuestionario

Es el método más universalmente empleado. La clave reside en la elaboración de un buen cuestionario. Se remite a los ocupantes del puesto (o una muestra representativa) y, opcionalmente, al superior para complementar o supervisar la información.

Ventajas

• Permite recoger gran cantidad de información en poco tiempo y con un coste relativamente bajo.
• Facilita la comparación entre puestos o diferentes opiniones mediante análisis estadístico (frecuencias, medias, etc.).
• Útil para todo tipo de puestos.

Inconvenientes

• La validez y fiabilidad dependen de la muestra elegida y la calidad del cuestionario.
• Puede presentar dificultades para empleados con bajo nivel de formación o cultural para comprender y responder adecuadamente.

Diario de Actividades

El empleado elabora un registro diario de las actividades que ejecuta en su puesto. Debe detenerse periódicamente para describir las tareas realizadas desde el último registro.

Ventajas

• Si abarca un período suficientemente amplio, la información obtenida es muy completa.
• Útil para puestos de nueva creación.

Inconvenientes

• Requiere un esfuerzo de síntesis por parte del analista.
• Validez y fiabilidad variables.
• Toda la carga de la recogida de información recae sobre el empleado.
• Puede interferir en la ejecución normal de las tareas.
• Puede ser costoso en tiempo.
• El nivel cultural del empleado puede influir en la calidad del registro.

Observación Directa

El analista observa al empleado mientras realiza sus tareas y registra las actividades en el documento de análisis. Puede solicitar aclaraciones durante la observación.

Ventajas

• Alta validez si se seleccionan muestras representativas y se realiza objetivamente.
• No hay sesgos por juicios de valor del analista ni del ocupante.
• Especialmente útil para trabajos manuales o con tareas observables.

Inconvenientes

• Solo capta aspectos visibles; limitada para tareas con alto componente mental o técnico complejo.
• Requiere analistas expertos.
• Consume gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
• El empleado puede sentirse incómodo al ser observado, afectando su comportamiento y colaboración.