Archivo es el lugar físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los   documentos de una empresa.
Es también el conjunto de estos documentos.Un archivo debe servirnos entre otro fines para ser una centro activo de información, tener perfectamente ordenados y conservados los documentos y construir memoria de la empresa.

Clases de archivos:

ubicación (general y por departamentos), por frecuencia de utilización(actual,semidefinitivo y definitivo)por la forma de crearlo(informática o manual).

Mecanización de la informática:

se ha convertido en el elemento material por excelencia para el manejo de la información, las aplicaciones de uso general son   las siguientes: prodecsador de textos, base de datos, hoja de calculogestion personal, gestión comercial y contable, ademas de la utilización de modems y  telefax.

Clasificar:

dividir, hacer separaciones  por clases dentro del conjunto de  elementos.

Ordenar:

unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden.

Técnicas DE COMUNICACIÓN

pueden ser interiores(personas y organismos relacionados con la actividad empresarial) y interiores …

Carta comercial:

Constituye una forma de comunicación por excelencia en el  ámbito de las comunicaciones empresariales.

este tipo de carta suele tratar temas comerciales como:                                               .Inicio de las relaciones:petición de catálogos , presupuestos, formas de pago…   .Acciones anteriores al pedido : por parte del comprador (fechas de recepción, formas de pago descuentos)por parte del vendedor.                                                     .Establecidas relaciones, referentes a :pedidos (reclamación anulación …)pagos (reclamación, morosidad)

Saluda:

Es una comunicación breve, utilizada por todas aquella personas que  por el cargo que ocupan se ven obligadas a saludar a otras de forma protocolaria.

Informe

Es un conjunto de hechos, datos y circunstancias sobre acontecimientos internos y externos de la empresa, ordenados de manera que permitan una rápida comprensión y valoración de los mismos.

Notas interiores:

Son aquellas comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad. Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o personas cuando su forma de organización lo requiere.

Citación:

Es una comunicación breve que se envía a los componentes de una sociedad, ya sea una empresa societaria o una comunidad vecinal, paraconvocarles a una reuníón o asamblea , comunicándoles el día, la hora y el lugar.

Acta:

Es una comunicación de régimen interior que sirve para dar fe de cuanto ha sucedido en una reuníón.

Certificado:

Es una comunicación mediante la cual se da fe de la veracidad de un hecho.

Instancia:

Es cualquier solicitud dirigida a una autoridad competente en  demanda o solicitud dealguna petición.

Declaración

Es una comunicación por la cual un particular manifiesta a la administración la existencia de ciertos hechos.

Curriculum vitae:

Es un historial en el que se relacionan todos los datos de una persona.

Oficio:

Consiste en un escrito utilizado por los organismos Públicos para  comunicarse con personas, empresas u otros organismos.

Registro de entrada:

recibirán y archivaran aquellas que guardenrelación con la actividad de la empresa. A todas estas comunicaciones se le asigna un numero y se anotan en el libro de registro.

Registro de salida:

 este contendrá como datos numero de registros, la fecha y el destinatario. El original se enviará al correo y la copia quedará archivada como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.  

Correspondencia interna:

en las grandes y media empresas se lleva además de la entrada y salida, un registro para comunicaciones internas, estos formatos sulene llevarse con soporte informático.

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD

Podríamos considerar como una especie de diccionario de cuentas que indica todas las empresas del país con que nombre y de que forma se debe contabilizar cualquier elemento de la actividad empresarial. PGC es una disposición que se establece el marco técnico básico para la normalización contable en España. Su fin es conseguir que la información contable de las empresas sea transparente fiable y comparable. 

1º parte, marco conceptual de contabilidad:

esta primera parte contiene una serie de normas generalesprincipios y criterios contables de aplicación obligatoria para las empresas.

2ºparte,normas de registro y valoración:

contiene una serie de normas para registrar y valorar los distintos elementos patrimonialesy establece normas de carácter general.

3ºparte, cuentas anuales:

contiene las normas de elaboración de las cuentas anuales y se trata de un aparato obligado para la empresa.

4ºparte, cuadro de cuentas:

 no son de aplicación obligatoria para las empresas, pero resulta muy conveniente su adopción por parte de estas para facilitar las cuentas

Las cuentas se presentan clasificadas en nueve grupos:

1. Financiación básica 2. Activo no corriente3. Existencias 4. Acreedores y  deudores 5. Cuentas financieras 6. Compras y gastos 7. Ventas e ingresos  8. Gastos imputados al patrimonio neto 9. Ingresos imputados al patrimonio  neto.

5ºparte,definiciones y relaciones contables:

sirve como complemento necesario de los cuadros de cuentas figuran en la parte cuarta, ya que tienen las definiciones de las cuentas.