PLANEACIÓN

Definición

Se puede definir como: la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:

Propósitos:

Se define como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social. Ejemplo: incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas.

Investigación:

Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

Premisas:

Son suposiciones que deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Ejemplo: fenómenos inflacionarios, rapidez de los avances tecnológicos.

Objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, son los fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Ejemplo: lograr una utilidad neta de 150 millones de bolívares durante los dos próximos años.

Estrategias:

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Ejemplo: una empresa se establece el objetivo de: lograr una utilidad neta de 150 millones de bolívares durante los dos próximos años. Para esto la empresa decide que sus productos no solamente se vendan a intermediarios sino que es necesario hacer una penetración de mercado más amplia que le permita alcanzar el objetivo estratégico.

Políticas

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Ejemplo: las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos efectúen.

Programas:

Se puede definir como un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos:

Es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Procedimientos:

Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

LA PLANIFICACIÓN

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:

.           George Terry

«La planificación es escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas, que se supone necesarias para lograr resultados deseados.»

• Idalberto, Chiavenato

«La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa.»

La planificación se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes y proyectos de diferente índole.

El proceso de planeación sigue un conjunto de pasos que se establecen inicialmente, y quienes realizan la planificación hacen uso de las diferentes expresiones y herramientas con que cuenta la planeación. La planificación ejecuta los planes desde su concepción, y si es el caso se encarga de la operación en los diferentes niveles y amplitudes de la planeación.

La planificación de trabajos realiza acciones basándose en la planeación de cada uno de los proyectos. De manera inicial concibe el plan para que posteriormente sea llevado a cabo.

La planificación es la parte que opera la ejecución directa de los planes, que serán realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento señalado durante el proceso de planeación.

Importancia

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que:

• La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;
• Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados.
• Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado,  existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

Principios de Planificación

1. Principios de la Planificación operativa

Racionalidad

Establecer objetivos claros y precisos, y encuadrados dentro de la realidad y que respondan a la dinámica social.

Previsión:Implica la fijación de plazos definidos para ejecutar las acciones que se planifican, envolviendo el futuro en lo referente a la utilización de los recursos y del tiempo que dependede las actividades a realizar y de la categoría de estas.

Unidad:

Todo plan debe formar una integración armónica, por lo que se debe coordinar para integrarlos, evitando así la duplicación y el malgasto de recursos

Flexibilidad:

Deben ser flexibles y adaptables, tomándose previsiones necesarias con el fin de dotarlo de mecánicos de ajuste a los cambios que se operen. Los planes deben poseer esa capacidad de adaptación a un cambio en las condiciones sociales, económicas o de otra naturaleza, dentro del ámbito en el cual dichos planes se desarrollan.

Continuidad:Implica que el proceso sea continuo; cumplíéndose uno deben formularse otros; no se deben abandonar las metas implicarías muchos importunos y sucesos desfavorables en la administración.

Simplificación y Standardización:

Está ligado en cierta medida a algunos requisitos de la planificación vistos anteriormente, donde las metas deben ser simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, lo mismo que sus procedimientos.

Inherencia o inmanencia:

Principio basado en la necesidad en la uníón  esencial de la elaboración de planificación para la empresa y recoger todos los demás principios para la estabilidad, el bienestar y progreso de la sociedad para uno y otro, respectivamente.

ETAPAS DE LA Planificación

Propósito o misión:

Definición:

La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad.

Importancia:

Generalmente expresan los propósitos básicos de una compañía y las creencias de los ejecutivos en jefe. Son importantes para la creación de estrategias programadas y la naturaleza de un negocio, determinan el área de competencia donde opera el mismo.
Solo se puede determinar si una misión es correcta o no, hasta después de haber tomado la decisión. La determinación de una misión esta basada en el juicio. Solo pueden ser aprobados como correctos o condenados como equivocados mediante otro juicio de valor.

Carácterísticas:

Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las cuatro carácterísticas que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los objetivos:
Las siguientes cuatro carácterísticas los diferencian de los objetivos.

• Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
• Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
• Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
• Semi-permanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.

Investigación

Definición:

La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.

Importancia:

Es importante en la planificación ya que es una actividad eminentemente intelectual logrando así determinar los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como, los medios óptimos para conseguirlos.

El método científico está constituido por las siguientes etapas:

               Definición del problema.

               Recopilación  de información.

               Observación.

              Experimentación.

   Encuesta.

   Muestreo.

              Determinación de la hipótesis.

              Comprobación o desaprobación de la hipótesis.

              Presentación del informe.

Principios:

Para que la investigación se realice  a total cabalidad es necesario que se le establezcan unos principios fundamentales:

Principios del determinismo:

Todo fenómeno social es el resultado de causas definidas y averiguables.

Principio de relación:

Los hechos que han de constituir las bases de la acción deben darse teniendo  en cuenta el medio ambiente en que se produce la acción.

Principio de análisis:

Este esquema de clasificación debe ser  apropiado a la actividad investigativa.

Principio de definición:

Los hechos han de establecerse en término que corresponda  a las ciencias fundamentales en las que se basa la actividad investigativa.

Principio de medida:

 Los hechos deben fijarse en términos de unidades o patrones definidos.

Como puede observarse, estos principios establecen en primer término la relación  de casualidad de los fenómenos, es decir, que no obedece a la casualidad, sino que estos están sujetos a una ley y, por consiguiente, hay que toma en cuenta este hecho porque la investigación de los fenómenos sociales sea realista y se adapte al material con el cual se trabaja.

Premisas

Definición:

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquella circunstancia o condiciones futuras que afectarán al curso en que va a desarrollarse el plan. Literalmente una premisa quiere decir una proposición que se establece antes como suposición introductoria o implícita.

Importancia:

Las premisas además de proporcionar guías generales para la planeación estratégica, son importantes para:

• La creación de estrategias programadas y la naturaleza de un negocio;
• Determinan el área de competencia donde opera el mismo;
• Establecen la forma en que serán distribuidos los recursos de acuerdo las diferentes solicitudes;
• Determinan el tamaño de la compañía;
• Facilita la identificación de oportunidades y peligros que deben ser tratados en el proceso de planeación;
• Ofrecen nuevas oportunidades al igual que peligros y evitan que la gente «pierda su tiempo» trabajando con estrategias y planes que puedan ser considerados inapropiados por la alta dirección

Clasificación:

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:

• Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.
• Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Están premisas externas pueden ser:
  • De carácter político.
  • De carácter legal.
  • Económicas.
  • Sociales.
  • Técnicas.

Objetivos

Definición:

 Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo.  

Importancia:

Es indispensable, porque guía al gerente a las tomas de decisiones. Toda vez formuladas las alternativas adecuadas  saben a  que direcciones apuntan esos objetivos. De esta forma logra en forma eficaz y eficiente todo lo establecido combinando el esfuerzo humano junto a los recursos existentes.

Adicionalmente, sirve de  guía para la coherencia de la organización y para la evaluación de desempeño, midiendo así la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar si llegase a existir alguna falla.

Clasificación de los objetivos:

• Estratégicos o generales:

  
  comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
• 
  

  Tácticos o departamentales

  Se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.
• 
  

  Operacionales o específicos

  Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa e invariablemente son a corto plazo. Son a corto plazo y están subordinados a los departamentales y se clasifican en dos rubros: seccionales (se dan para cada una de las unidades o secciones de la organización) y los individuales (se dan para cada persona de cada unidad o sección).
• 
  

  Metas:

  Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados en el camino del cumplimiento de los objetivos. Las metas se establecen para periodos cortos, rara vez para más de un año, y con frecuencia para un trimestre o menos. Las metas pueden dejar de ser significativas si se cambian con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien meditado y planeado; sin embargo es tonto esperar que un subordinado se esfuerce por alcanzar una meta que la organización se ha separado a causa de la revisión de sus objetivos, por un cambio de premisas o por modificaciones en las políticas. Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados en el camino del cumplimiento de los objetivos.

Lineamientos para establecer los objetivos:

– Asentarlos por escrito.

– Recordar las preguntas claves (qué, cómo, donde, quién, cuando y porqué)

– No confundirlos con los propósitos o las estrategias.

– Deben ser difundidos y conocidos, por todos los integrantes de toda la organización.

– Deben ser estables; procurar que no cambien

Estrategias

Definición:

Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos.

Las estrategias en la empresa nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.

Importancia:

Las estrategias son vitales ya que con ella se  busca el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. Además, analiza y evalúa cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas. Siempre y cuando considerando las alternativas  más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.

Lineamientos:

Para que cumplan con su función es necesario:

– Asegurar que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

– Determinarlas con claridad.

– No confundirlas con las tácticas.

– Deberán considerar las experiencias para establecerlas.

Tácticas o Departamentales. Son lineamientos específicos que refieren a cada departamento.

Operativas o Específicas. Se asignan a los niveles inferiores quienes las aplican en sus decisiones.

Las estrategias en cualquier nivel deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa y deben ser claras accesibles y realistas para que su interpretación sea uniforme.

Por su origen pueden ser:

Externas. Cuando se originan afuera de la empresa, ejemplo, la competencia, el gobierno, las asociaciones de industriales, profesionales, etc.

Consultadas. Por la dinámica del trabajo, en ocasiones, los niveles inferiores buscan la opinión o instrucción de sus inmediatos superiores generándose éstas políticas.

Formuladas. Se emiten en lo alto de la pirámide para guiar las conductas de acción.

– Analizar las coincidencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

– Al establecerlas  auxiliarse de técnicas de investigación.

Carácterísticas:

Las más sobresalientes son:

• El concepto es el tradicional militar porque incluye aspectos competitivos.
• Su vigencia esta vinculada a los objetivos de un ciclo.

• Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que fue útil, en otro tiempo, puede ser la menos indicada.
• Las estrategias deben ser específicas para cada una de las áreas claves.
• Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

Políticas

Definición:

 Son también planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las políticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.

Importancia:

Su importancia es imprescindible porque:

• Facilitan la delegación de autoridad.
• Motivan y estimulan al personal al dejar que tomen ciertas decisiones
• Evitar perdidas de tiempo a las autoridades superiores.
• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
• Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
• Indican al personal, como deben actuar en sus funciones.
• Facilitan la inducción del personal.

Clasificación:

En base al nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen pueden ser:

• Estratégicas o generales. Se formulan en el nivel de toma de decisiones y establecen lineamientos que guían a la empresa.

Implícitas. Cuando no existe una política, origina ciertos lineamientos que se aceptan por ser lógicos y hacen costumbre en la organización. Se recomienda que se legitime esta política y se fije cumpliendo las normas y se conviertan en formalizadas.

Lineamientos:

• Deben establecerse por escrito.
• Redactarse claramente.
• Comunicarse a todos los niveles de la empresa.
• Deben coordinarse con las demás políticas.
• Revisarse periódicamente.
• Deben ser aplicables a la empresa.
• Deben estar acordes con los objetivos de la empresa.
• Deben ser flexibles.

Programas

Definición:

Una vez determinadas las etapas anteriores, se requiere elaborar un programa, el que se define como:

Un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Importancia:

Los programas son necesarios porque suministran información, sirven como herramienta de control, identifican a los responsables de realizarlos, disminuyen costos, orientan sobre las actividades que deben realizarse, determinando el tiempo por lo que evitan la duplicidad de esfuerzos

Pasos:

La elaboración de un  programa debe de seguir un procedimiento

1.- Identificar y determinar las actividades comprendidas

2.- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades

3.- Interrelacionar las actividades definiendo cuales van primero, que actividades son simultáneas y que actividades se desarrollan después.

4.- Deberán asignar a cada actividad el tiempo que requiere para su realización, así como, los recursos necesarios

Clasificación:

Lo programas son tácticos y operativos:

Los Tácticos, se establecen para una área o actividad; ejemplo, un programa de producción.

Los Operativos, se establecen en las unidades o secciones de las que consta una actividad; ejemplo, programa de fabricación de motores.

Los programas operativos son más específicos que los tácticos, y ambos son parte de una estructura compleja, por lo que, deben darse a conocer ya que unos se subordinan y afectan a otros.

Lineamientos para su elaboración

Debemos tomar en cuenta lo siguiente:

• Deben participar todos los involucrados en el proceso.
• Deben ser flexibles.
• Deben evitarse los programas que se contrapongan entre sí.
• Deben establecerse por escrito graficarse y ser de fácil comprensión.
• Deben adaptarse a las modificaciones o cambios que pudieran darse en un futuro.

Presupuesto

Definición:

Es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un programa llevado a números. El presupuesto se puede expresar en términos financieros o en términos de horas de trabajo, unidades de producto, horas-máquina, o cualquier otro término medible numéricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estándar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en práctica un programa pero puede ser en sí mismo un programa.

La preparación de un presupuesto depende de la planeación, el presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas compañías y las obliga a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización del trabajo o de horas máquina esperada. Una de las principales ventajas de la elaboración de presupuestos es que obliga a los directivos a planear.

Importancia:

Son importantes porque son unidades de medida, comparables, además de medir el desempeño de las áreas sirve como patrón de ejecución, coordina las actividades, además de ser un medio de control.

También determinan el límite y alcance de las erogaciones, estableciendo bases para la acción correcta y reduce al mínimo los costos, entre otros aspectos.

Para su elaboración debe de considerarse:

• Revisar constantemente las cifras fijadas.
• No deben ser rígidos.
• Deben manifestar límites y alcances de las cifras establecidas.
• Al basarse en estimaciones puede ocultar errores.

Carácterísticas:

Los presupuestos se diferencian de las otras etapas por lo siguiente:

• Es un esquema que se elabora en un documento formal y ordenado sistemáticamente.
• Se expresa en términos cuantitativos.
• Es general porque se establece para toda la empresa.
• Es específico porque se desagrega para cada una de las áreas de la empresa.
• Es diseñado para un período determinado.

Clasificación del presupuesto:

1.- Estratégicos o Corporativos. Se establecen en el nivel de toma de decisiones y determinan la asignación de recursos de toda la organización.

2.- Tácticos o Departamentales. Se formulan para cada una de las áreas de actividad en la empresa; ejemplo, presupuestos de ventas.

3.- Operativos. Se calculan  para secciona de los departamentos, ejemplo, presupuesto de mantenimiento

De acuerdo a la forma en que se catalogan pueden ser : Fijos o Rígidos, se basan en metas bien definidas,  Flexibles. Permiten conocer los resultados previamente y por  Programas. En los que los recursos se enfocan a las áreas que reditúen más beneficios.

Su elaboración se hace a partir de la fijación de los objetivos generales establecidos por la dirección;  Se calculan tomando en cuenta los pronósticos y resultados numéricos de ejercicios anteriores y participan en su elaboración los responsables de las áreas involucradas.

Un sistema integral presupuestal debe incluir:

– Presupuestos de operación que abarca, presupuestos de ventas, producción, compras, mano de obra, etc., etc.

– Presupuestos de capital. Son  inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos como son: maquinaria, equipo, edificios, etc., etc.,

–
Presupuesto financiero. Contempla balance, estado de resultados, de origen y de aplicación de recursos, de flujo de caja.

Procedimientos

Definición:

 Son planes que establecen un método requerido de manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las líneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compañía industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluirá al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de producción y el departamento de transportación.

Importancia:

• Determinan el orden lógico de las actividades.
• Promuevan eficiencia y especialización.
• Delimitan responsabilidad, eliminando duplicidades.
• Determinan como hacerse, cuando hacerse y quién lo hace.
• Son aplicables en funciones repetitivas.

Lineamientos para su implantación:

Para que cumplan su función es necesario:

• Antes de su aplicación, se capacite al personal.
• Sean accesibles y fáciles de interpretar.
• Se representen en forma gráfica.
• Se adecuan a situaciones reales y factibles.
• No deben de ser demasiado rígidos.
• Deben ser estables.

Planes

Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Clases de planes

la planeación produce un resultado inmediato: el plan y éste constituye el intermedio entre el proceso de la planeación y el proceso de implementación de ésta. Todos los planes tienen un propósito común: la previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica de eventos  que,  si se aplica con éxito, deberían de conducir a la consecución de los objetivos que los rige. Como el plan describe cursos de acción, es necesario que proporcione respuestas qué, cómo, cuándo y por quién.

Existen cuatros tipos de planes relacionados con:

1. Los métodos, se denominan procedimientos.
2. El dinero, se denomina presupuestos.
3. El tiempo. Se denominan programas o programaciones
4. Los comportamientos, se denominan normas o reglamentos.

Estos cuatros tipos pueden ser estratégicos, tácticos u operacionales, de acuerdo con el grado de amplitud que pueden cubrir.

1. Procedimientos: planes relacionados con los métodos de trabajo o la ejecución de éstos. Casi siempre, los procedimientos son planes operacionales. En general, se representa por diagramas denominados flujogramas.
2. Presupuestos: planes relacionados con dinero, sea por ingresos o gastos en determinado periodo. Según sus dimensiones y efectos, los presupuestos se consideran estratégicos cuando incluyen la empresa como totalidad y abarca un largo periodo, como el caso de planeación estratégica; táctico cuando cubre determinada unidad o departamento de la empresa a mediano plazo, como en el caso de los presupuestos departamentales de gastos que  abarca el ejercicio anual o los presupuestos anuales para publicidad; operacionales, cuando su dimensión es local y se establece a corto plazo.
3. Programas o programaciones: planes relacionados con el tiempo. En general. Los programas se basan en dos variables: tiempo y actividades que deben ejecutarse. Los métodos de programación pueden variar ampliamente desde programas simples (en los que se pueden utilizar  simples  calendario para trazar actividades, como un agenda) hasta programad complejos (que exigen técnicas matemáticas avanzadas o procesamiento de datos por computadora para correlacionar las interdependencia entre las variables). La programación (simple  o compleja)  es un elemento de la planeación.
4. Normas o reglamentos: relacionados con los comportamientos, esto quiere decir, cómo debe comportarse las personas en determinadas situaciones.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

Los pasos prácticos  que se en listan a continuación, y que se describen gráficamente son de aplicación general. En la práctica, sin embargo es preciso estudiar  la factibilidad de  los posibles cursos de acción en cada etapa.

1.- Atención a las Oportunidades:

La organización  tiene una condición de atención a las oportunidades, que en ella se estudia  la problemática, sin embargo una situación de desorden o confusión, tanto en la necesidad de una solución como el cumplimiento de una meta dada pueden concebirse más constructivamente si se les considera una oportunidad, para que el trabajador tenga todas las oportunidades dentro de las organizaciones. Visto desde el punto de vista de la competencia, el mercado nuestras fortalezas y debilidades.

2.- Establecimiento de Objetivos:

El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para todas las empresas, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminados de lo que debe hacerse,  en qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirán por medio del entrelazamiento  de estrategias, políticas, procedimientos, reglas presupuestos programas.

            Los objetivos de una empresa orientan los planes principales, lo que, al reflejar esos objetivos, define el objetivo de cada uno de los departamentos más importantes. Los objetivos de los departamentos principales controlan a su vez los objetivos de los departamentos subordinados, y así sucesivamente. En otra palabra los objetivos forman una jerarquía. Los objetivos de los departamentos menores serán más precisos  si los administradores de subdivisiones comprenden los objetivos generales de la empresa y las metas que se derivan de ellos. Así mismo a los administradores se les debe dar la oportunidad de contribuir con ideas propias de establecimiento tanto de sus metas como de la empresa.

3.- Desarrollo de Premisas:

El tercer paso lógico de la planeación es establecer,  poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas acerca de las condiciones en las que el plan se llevará a cabo y serán puestas en práctica. Es importante que todos los administradores involucrados en la planeación estén de acuerdo con  las premisas. Más  aún el más importante principio de premisas de la planeación es éste: cuando mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargado de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa.

4.- Determinación de cursos de acción alternativos:

El cuarto paso de la planeación  es buscar y examinar curso de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles  a primera vista. Casi no hay plan para el que  no existan alternativas razonables, y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor.

            El problema más común no es encontrar alternativas,  sino reducir su número a fin de realizar las más importantes. Aun contando con técnicas matemáticas  y computadoras hay un límite al número de alternativa susceptible de una análisis exhaustivo, Usualmente, el planificador debe  proceder a un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.

5.- Evaluación de cursos de acción alternativas:

Tras la búsqueda de cursos de acción alternativa  y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso  es evaluar la alternativa ponderándolas a la luz  de premisas y metas. Puede ocurrir que cierto curso   de acción sea el más rentable, requiera al mismo tiempo   un gran desembolso de capital y ofrezca un prolongado período  de recuperación;  otro puede parecer menos reductible paro implicar menor riesgo, otro más puede convenir mejor a los objetivos  a largo plazo de la compañía.

            En casi toda situación se dispone de tanto cursos alternativos y son tantas las variables limitaciones que habría que considerar que la evaluación  puede resultar extremadamente difícil.

6.- Selección de un curso de acción:

Este es el punto en que se adopta el plan, el verdadero punto de la toma de decisión. Ocasionalmente, el análisis y evaluación de cursos alternativo revelará  que dos o más son aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción en lugar de uno solo, el mejor.

7.- Formulación de planes derivados:

Es raro que, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados para apoyar el plan básico.

8.-  Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación:

Después de tomadas las decisiones y establecidos los planes,  el último paso para dotarlo de significado, tal como se señalo en la explicación de los diversos tipos  de planes, son trasladarlos a cifras convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos generales de una empresa presentan la suma total de sus ingresos y egresos,  con sus utilidades o resultantes, y  de los presupuesto de las partidas de balance general mas importante como efecto e inversiones de capital. Cada departamento o programa de una empresa comercial o de cualquier otro tipo puede tener su propio presupuesto, por lo común de egreso  e inversiones de capital, los cuales deben estar en relación con el presupuesto general.

            Si se les elabora correctamente, los presupuestos constituyen un a medio para  la combinación de los diversos planes y  fijan importantes estándares contra los cuales  medir los progresos en los planes. Los presupuestos serán explicados en relación con el control administrativo en el capítulo correspondiente.

9.- Coordinación de planes a corto y largo plazos:

Es frecuente que se elaboren  planes a corto plazo  sin referencia algunas a planes a largo plazo.  Esto es Definitivamente un grave error. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de integrar ambos tipo de planes,  de manera que jamás debería  elaborarse un plan a corto plazo  que no contribuya al cumplimiento del correspondiente plan  a largo plazo. Las decisiones acerca de situaciones inmediatas en la que no se consideran los efectos sobre objetos más distantes suelen implicar gran desperdicio.

            Los administradores responsables deben repasar y revisar continuamente sus decisiones inmediatas para determinar si contribuyen a programas a largo plazo, en tanto que los administradores subordinados deben ser regularmente informados sobre los planes a largo plazo, a fin de que puedan tomar decisiones congruentes con la metas a largo plazo de la compañía. Proceder de esta manera es mucho más sencillo que corregir inconsistencias, debido especialmente a que compromisos a corto plazo tiende a conducir a nuevos compromisos en la misma dirección.

Niveles  DE PLANES

Planificación Estratégica:

Está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. También definida por Steiner como: “el proceso de determinar los mayores objetivos de un organización y las políticas y estrategias que gobernaran la adquisición, uso y disposición de los recursos para realizar esos objetivos.”

Las carácterísticas de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

• Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. 
• Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección. 
• Establece un marco de referencia general para toda la organización. 
• Se maneja información fundamentalmente externa. 
• Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. 
• Normalmente cubre amplios períodos. 
• No define lineamientos detallados. 
• Su parámetro principal es la efectividad. 

Planificación Táctica:

Identifica las principales actividades requeridas para alcanzarlos objetivos estratégicos. Cuando la planificación estratégica responde a las preguntas ¿Dónde estamosahora? Y ¿A dónde deseamos ir? La planificación táctica contesta a la pregunta ¿Cómo llegamos allá? La planificación táctica para apoyar la planeación estratégica proporciona una carta que se relaciona con el futuro de la empresa.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Algunas de las carácterísticas principales de la planeación táctica son: 

• Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica. 

Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio. 

• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. 
• Se maneja información externa e interna. 
• Está orientada hacia la coordinación de recursos. 
• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planificación Operativa:

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo.

Las carácterísticas más sobresalientes de la planeación operacional son: 

• Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica. 
• Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. 
• Trata con actividades normalmente programables. 
• Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. 
• Normalmente cubre períodos reducidos. 
• Su parámetro principal es la eficiencia.

TÉCNICAS RELACIONADA CON LA PLANEACIÓN:

            En general las técnicas aplicadas en la planeación pueden emplearse también en control. En otros términos se utilizan como criterios de control las principales técnicas son:

1.-

CRONOGRAMA

Es un diagrama de doble entrada en las filas se escribe los eventos planeados, y en las columnas los periodos considerados como estándar. Su función consiste en relacionar dos variables: los eventos en función de tiempo. Es un diagrama de planeación y control: Señala el comienzo y el final de  cada evento de una proceso operacional en los periodos considerados.

            El cronograma permite sincronizar de manera sencilla los eventos de un proceso mediante simples pasos continuo o punteados. Una vez listo el cronograma y a medida que el tiempo pasa, y se van cumpliendo las etapas, el control va colocando las líneas punteadas, que representa lo realizado.

            Los cronogramas son diagramas que permiten hacer comparaciones con rapidez y facilidad, relacionando un resultado con un estándar establecido previamente.

2.-

DIAGRAMA DE GRANTT:

Este diagrama es semejante al cronograma, sin embargo las columnas que representan la variable tiempo se dividen en cuatros secciones. Utilizando el comienzo para la planeación y el control de la producción semanal el diagrama se divide cada mes (columnas) en cuatros semanas (subcolumnas). Además de simplificar el tratamiento de los estándares de tiempo, el diagrama de grantt evita emplear el calendario  y permite una visualización mucho menos complicada.

3.-

PERT:

El PERT traducido al español  como técnica de revisión y  evaluación de programas, es una técnica reconocida para planeación y control, donde se presentan múltiples actividades o eventos estrechamente interrelacionados e interdependiente que se desarrollan en periodos variables. La complicación derivada de esto no puede expresarse de modo adecuado utilizando un cronograma o el diagrama de grantt. En general los proyectos o programas más complejos se desarrollan a través del PERT. El modelo básico  del PERT es un diagrama  o red  de flechas, que consta de una red  de rutas y de rutas  crítica.