La organización interna de la empresa:
4.1 proceso de dirección. Concepto y funciones
Consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados, por tanto, ha de combinar los factores humanos y los factores materiales de la mejor manera posible para conseguir los objetivos, sin perder de vista el entorno. Para la dirección necesita planificar, organizar, gestionar y controlar.
4.2 función de planificación
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.
Clasificación de los planes: -Según su naturaleza : metas (fines fundamentales perseguidos por la empresa), y objetivos (debemos diferenciar entre objetivos y subobjetivos). Cuando se quieren establecer objetivos hay que tener en cuenta que: los objetivos tienen que ser realistas, se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos, los objetivos se deben alcanzar con el menor numero de consecuencias imprevistas y sus costes deben ser mínimos.
Una vez marcados los objetivos, hay que comunicarlos e intentar motivarles para que los cumplan: -Políticas. Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones y marcan los límites de la empresa. -Procedimientos. Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción. -Reglas. Indican lo que se puede hacer y lo que no. Y son muy estrictas. -Presupuestos. Son la expresión numérica del plan escrito. -Clasificación de los planes por su dimensión temporal -Estratégicas: a largo plazo.
-Operativas: a corto plazo.
4.3 función de organización
La organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. La organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa. Etapas de la función de organización. Se deben considerar los siguientes aspectos: a)hay que definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa. b) los objetivos han de ser claros y concretos. C) cada persona debe saber a quién debe obedecer. D) debe haber vías de comunicación entre departamentos. La comunicación de la empresa Comunicación interna vertical. -Comunicación ascendente. Se forma de abajo hacia arriba, se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad es que los directivos conozcan los problemas de los trabajadores y que estos se sientan parte de la empresa. Descendente. De forma vertical, tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. -Comunicación interna horizontal: -Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.
La organización del trabajo
Escuela de la organización científica del trabajo
El principal representante de esta escuela fue Taylor ´´el tiempo es oro´´. Sus ideas se refieren a la producción industrial. Defendía la existencia de una oficina técnica dedicada a organizar las tareas de los trabajadores. Se propónían unos salarios basados en el rendimiento. Sus principios fundamentales para disminuir los costes de producción son: -análisis y diseño de cargos y tareas. – especialización de funciones. – descentralización de responsabilidad. – racionalización del trabajo, eliminando tiempo ociosos. – incentivos salariales, basados en la productividad.
El taylorismo fue bien acogido por los empresarios y trabajadores. Pero a medida que fue pasando el tiempo empezó a resentirse. Por el descontento de los trabajadores, que protestaban en sindicatos por la monotonía del trabajo.
Mientras el gobierno norteamericano investigaba estas quejas, Fayol creaba un sistema de organización de trabajo que interrelacionaba en mayor medida el factor humano y la empresa en su totalidad, daba importancia a las diferentes funciones de la empresa y ofrecía pautas para poder organizarlas.
Su función más importante era la administrativa. Los principios de fayol son: – división del trabajo -jerarquía bien definida -unidad mando y dirección -Remuneración equitativa y satisfactoria. –equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de relaciones humanas
El objetivo era hacer el trabajo más humano. La primera persona en demostrar la importancia de las relaciones humanas en la empresa fue Elton Mayo.
Comprobó que los trabajadores aumentaban su rendimiento si se introducía música ambiental durante la jornada laboral, se realizaban descansos y se explicaba a los trabajadores la importancia de su trabajo.
El aumento de rendimiento es consecuencia de la relación de colaboración entre el personal de la planta y de la relación de amistad y de convivencia que había surgido entre ellos, incluyendo a los jefes.
Elton Mayo y sus discípulos llegaron a las siguientes conclusiones: -Existían incentivos distintos a los materiales y a objetivos de carácter social. -Es esencial la atención por parte de la empresa hacia el trabajador.
-El hombre no se puede programar como una máquina.
Teoría de Maslow
Fue el autor más destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en 5 niveles que se han de satisfacer de forma progresiva:
-necesidades fisiológicas: necesidades básicas (comer, beber…)
– necesidades de seguridad: para consolidar lo que se ha obtenido hasta ahora (jubilación, seguro,…)
-necesidades sociales: las necesidades de amor y afecto para sentirse aceptado por la comunidad.
– necesidades de la propia estima: que se valore la capacidad de trabajo de la persona.
-necesidad de autorrealización: el deseo de ser más y llegar hasta donde sea capaz.
La motivación del trabajo
Algunos de los incentivos que utilizan las empresas son los siguientes: -El dinero. Sirve básicamente para satisfacer necesidades de consumo. También sirve para cubrir la necesidad de estatus ya que una persona con dinero otorga una posición social alta. -Las expectativas de futuro. Cuando el trabajador tiene posibilidades de mejorar y ascender en su lugar de trabajo. -Reconocimiento del trabajo se debe tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo. -Colaboración en el trabajo. Se han de otorgar tareas de responsabilidad, y hacer que los subordinados participen en los problemas de la empresa.
La organización formal
Se ha de establecer una estructura programada en las empresas medianas y grandes que tienen diversos centros de decisión y de control del trabajo.
La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa a cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir sus objetivos predeterminados.
Estructura organizativa
División en departamentos por funciones. Los trabajadores se organizan según su especialización y su capacidad dependiendo del trabajo que realizan.
División en departamentos por zonas geográficas. Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
División en departamentos por producto. Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final.
División en departamentos por procesos. El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.
En cuanto a la organización se establecen distintas maneras de relacionarse: -Relaciones lineales. Se producen cuando una persona manda y otra obedece. -Relaciones de staff o equipo asesor. Su finalidad es el asesoramiento por parte de especialistas. -Relaciones funcionales. Son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad en su especialidad.
Modelos de estructura organizativa
A)Modelo lineal o jerárquico. Todos los miembros dependen de un superior que es quien da las ordenes. Cada persona esta subordinada a un inmediato superior. Es un modelo válido para empresas pequeñas y medianas, o empresa grandes con explotaciones simples o procesos de un solo producto. Ventajas: la facilidad para entenderse, la autoridad y las áreas de responsabilidad están bien definidas. Cada trabajador sabe a quién obedecer y ante quien es responsable.
Inconvenientes: hay falta de especialización por parte de los directivos. Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios y falta de motivación.
B) modelo funcional: se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad. Todos los niveles inferiores están conectados a diversos jefes. Ventajas: la empresa puede disponer de especialistas. Inconvenientes: los empleados pueden recibir órdenes contradictorias de distintos jefes.
C) modelo en línea y de asesoramiento (staff), se caracteriza por una estructura central de forma jerárquica con departamentos de asesoramiento, que sirven para asesorar pero no tienen ninguna autoridad en la organización. Ventajas: permite la intervención de especialistas que asesoran. Inconvenientes: las decisiones son lentas.
Modelo en comité: se caracteriza por la cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad, se comparten decisiones. Ventajas: las decisiones se toman desde varios puntos de vista.
Inconvenientes: se tarda mucho en tomar las decisiones, a veces se hace por compromiso o amistad.
e) modelo matricial. Es un modelo propio de empresas industriales, que consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. Ventajas: es una organización flexible, puede variar según proyectos que se presenten. Inconvenientes: es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto.
Los organigramas
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las carácterísticas principales de dicha estructura.
Un organigrama ha de cumplir los siguientes requisitos:
-diferenciar los elementos que componen la empresa.
– diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
-ser de fácil comprensión.
-ser sencillo: sólo debe comprender los elementos indispensables.
Clasificación según su forma: verticales, horizontales, radiales.
Clasificación según su finalidad: informativos, de análisis.
Clasificación según su extensión: generales, detallados.
Clasificación según su contenido: estructurales, de personal, funcionales.
La organización informal
La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
Función de gestión o dirección
Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.
Para gestionar hay varios niveles: -alta dirección, – nivel intermedio,- nivel de gestión.
Funciones del directivo
Sus funciones son las siguientes: -Elegir las tareas que se han de realizar. -Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo. -ar instrucciones a los trabajadores. -Crear situaciones de trabajo favorables, motivar a los trabajadores.
Hay diversos estilos de dirección. Douglas Mcgregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenia de los trabajadores.
Según la teoría x (negatividad) hay personas que: -Tienen aversión al trabajo, trabajan lo mínimo posible. -No tienen ambición, y no quieren responsabilidades. -Prefieren que les manden. -No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.
Según la teoría Y (positividad): –
El trabajo les estimula -La energía que desprenden con el trabajo es natural. -Tienen ambición, imaginación y creatividad. -Quieren responsabilidades.
Función de control
Controlar consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales – en los niveles más altos de la organización, alta dirección- como en los subobjetivos más concretos en los niveles más bajos de gestión.
Etapàs de control
Para llevar a cabo un buen control se han de seguir varias fases o etapas: -Se han de marcar unos estándares, unas medidas que se consideren normales. -Se han de medir las actividades, una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente. -Corregir las desviaciones, una vez que se han detectado las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado.
Técnicas de control
La auditoría, el control de presupuesto y la estadística.