Los Plane de Contingencia
Denominamos contingencia los acontecimientos que tienen una probabilidad no alta de suceder, pero cuyas consecuencias en la empresa se consideran muy importantes.
Cuatro áreas de planificación en la ilustración: -La zona de la planificación básica: Acontecimientos, cuya probabilidad de suceder es alta. Se trata de amenazas u oportunidades./-La zona de la planificación contingente (zona A). Acontecimientos cuya probabilidad de suceder es baja, baja de suceder con una gravedad alta/-La zona B: Contempla sucesos de gravedad baja pero cuya probabilidad de acontecer es baja./-La zona C: Incluye sucesos de gravedad elevada pero muy poco probables
Los conceptos a considerar en la planificación contingente son los siguientes: –
El hecho contingente
Es el tema sobre el que hay que reflexionar para poder hacerle frente./-
Señales de alarma o de alerta
Son los indicios de un hecho que nos señala que puede producirse un acontecimiento contingente. /-Las consecuencias: Son los efectos del hecho contingente que pueden suceder de manera más y/o menos inmediata.
Los temas contingentes son infinitos por lo que se propone una metodología para su selección: 1.Realización de un Brainstorming./ 2.Primera selección rápida. Calculando su probabilidad del 10 al 50% (lo que supere al 50% debería de haber sido incluido en el plan básico) y su gravedad del 1 al 10. Multiplicamos ambos valores./ 3.Consideramos las consecuencias específicas más importantes de esos hechos./ 4.Análisis del impacto de las consecuencias sobre los objetivos de la empresa. Se valora del 1 al 10 (10 el más importante).//
Una vez seleccionados los temas contingentes debemos seleccionar las estrategias para cada uno de ellos. Hay 3 clases:
(todas están pensadas y estructuradas, aunque después nunca lleguen a utilizarse como tal).
-Estrategias cautelares
Son estrategias que se tienen que estudiar y aplicar en todo momento, por si llegase a producirse el acontecimiento contingente. Figuran en los planes estratégicos normales y suelen tener un coste.
-Estrategias preventivas
Son las que se tienen pensadas de antemano, pero solo se aplican cuando se produce la señal de alarma.
-Estrategias reactivas
Como las preventivas, también se estudian antes, pero se ponen en marcha cuando se haya producido el acontecimiento contingente.
Formalizar la toma de decisiones
Dentro del grupo de las funciones decisorias vamos a ver cómo la planificación estratégica puede cubrir tres funciones muy diversas
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Formalizar el proceso de decisión estratégica, es decir, asumir un marco fijo, estable y normalizado en el que se adoptarán las decisiones estratégicas de la empresa.
El entorno debe ser previsible, sin que ningún acontecimiento accidental sobrevenga en el calendario previsto. La planificación se ha adaptado a la incertidumbre. Dos ejemplos claros de esta adaptación serían los siguientes los planes de contingencia o el método de escenarios, anteriormente explicados.
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Formar una reserva de estudios, previsiones y competencias. Uno de los mayores beneficios de la planificación es que ayuda a llevar a cabo una vigilancia más sistemática del entorno. Estas informaciones, así como el grado de experiencia alcanzado en los análisis, constituyen una ayuda a la reflexión estratégica no formalizada, es decir, la que se ejerce fuera del marco y del calendario del plan cuando se afrontan procesos de decisión puntuales.
Coordinar las decisiones
Son numerosas las razones que hacen muy complicado dominar, y en consecuencia, coordinar todo el proceso de decisión de la empresa. El papel de la planificación formal, en este caso, será el de suministro de un marco coherente en el que puedan integrarse las decisiones tomadas a lo largo de distintos procesos independientes.
2. Diagnóstico del Sistema Productivo / operativo: –
Fortaleza o punto fuerte: Se entenderá que una determinada Área de desempeño es fortaleza o punto fuerte cuando en la organización se dispone de un conjunto de herramientas, métodos y recursos que impactan en el desempeño eficaz de esa área.//Fortaleza de un área à consecuencia de una interacción de un conjunto de herramientas, métodos y recursos
-Debilidad o punto débil: Es debilidad o punto débil cuando en la organización no se disponga de herramientas, métodos y recursos que impacten en el desempeño eficaz de esa área.//Se podrá deducir à por el desarrollo la inexistencia de herramientas, métodos y recursos o también por un desarrollo deficiente de estos
-Nivel de competencia del sistema de producción:La resultante del efecto combinado de las fortalezas o debilidades que se han identificado en las áreas clave de desempeño es lo que permitirá deducir el nivel de competencia global que alcanza el sistema de producción. //Este nivel de competencia global deberá estar en consonancia, esto es ser coherente, con la competencia distintiva definida en la organización
Componentes del CMI: elementos y perspectivas El CMI es un sistema que permite: -Verificar el grado de consecución de los objetivos de la empresa -Confirmar que se avanza hacia los objetivos estratégicos -Comunicar a la organización como conseguir los objetivos estratégicos
Principal especificidades del CMI son sus perspectivas:
financiera, de clientes, de procesos internos y de aprendizaje y crecimiento. Los objetivos estratégicos se definirán en base a estas cuatro perspectivas, a partir de la misión y visión empresarial:-Los objetivos a corto plazo y el resto mas a largo plazo -Los diferentes tipos de indicadores: financieros y no financieros, de futuro y de pasado -Los intereses de los accionistas y clientes (externos), empleados y procesos internos
En su conjunto, el CMI se integra de los siguientes elementos:-Misión de la empresa y la actividad/-Valores de la empresa/-Visión, a donde quiere llegar la empresa/-Factores clave de éxito/-Objetivos generales a conseguir/-Iniciativas estratégicas de la empresa/-Mapa estratégico que vincula los objetivos/-Indicadores para medir los objetivos/-Metas para conseguir los objetivos//
El CMI asume que los objetivos estratégicos están vinculados entre si por las relaciones de causa y efecto de las diferentes perspectivas. Las perspectivas que se utilizan en la practica son:
-Financiera
Son valiosos para resumir las consecuencias económicas y comprobar la consecución de la rentabilidad. Aumentar ingresos en, aumentar rentabilidad en…
Indicadores: -Crecimiento de ingresos y cartera de clientes: “Porcentaje de incremento de las ventas”/ -Utilización de inversiones y activos: “Eficiencia en el uso del capital circulante” /-.Reducción de costes y mejora de la productividad: “Reducción de gastos operativos” /-Crear valor por accionista: “Beneficio por acción”
-Cliente
Los directivos identifican los segmentos de clientes y de mercado en los que competirá la empresa con el fin de verificar hasta que punto los clientes son fieles y están satisfechos
Indicadores: -Cuota de mercado, evolución: “% de crecimiento de la cuota de mercado por zonas” /2-Retención o fidelización de clientes: “% de crecimiento del negocio del cliente actual” /-.Adquision de nuevos clientes: “% de nuevos clientes sobre total de clientes”/ -Satisfacción de clientes: “Evolución de los precios”/ -Rentabilidad: “% de ingresos por pedidos”
-Procesos internos
Identificar los procesos críticos internos en los que la organización debe ser excelente y que permitan plantear una oferta al mercado que atraiga y retenga a los clientes y así, satisfaces las expectativas de los accionistas. Mejorar capacidad de respuesta, prestaciones de producto
Indicadores: -Procesos de innovación: “% de nuevos productos/servicios” -Procesos de innovación: “% de productos patentados -Proceso de operaciones: “% de desechos” -Proceso de servicio postventa: “Coste de reparaciones”
-Aprendizaje y crecimiento
Las empresas deben invertir en la capacitación del personal, la potenciación de los sistemas y tecnologías de la información y la coordinación de los procedimientos y rutinas del trabajo de una forma mas eficiente.
Tres categorías principales de requisitos: Capacidades de los empleados -Capacidades de los sistemas de información -Clima laboral
Indicadores:-Capacidades de personal: “Involucracion en el proceso de toma de decisiones” -Cualificación de los trabajadores: “Nivel de mejora conseguido” -Capacidades de los sistemas de información: “% de personas formadas” -Motivación y alineamiento: “Nº de sugerencias por empleado”
EJEMPLO FINANCIERA
Aumentar en un 4% anual la rentabilidad sobre ventas de la empresa.
TEST 1:
1SIGUIENDO LA METODOLOGÍA VISTA EN LA ASIGNATURA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA….Diagnóstico Y SEGUIMIENTO ACTUAL, SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS E IMPLANTACIÓN Y MEJORA CONTINUA VERDADERO
2EL PLAN OPERATIVO (ACTUAL) ES UN ELEMENTO DE LA FASE DE IMPLANTACIÓN Y MEJORA CONTINUA VERDADERO
3TODO SUCESO QUE TIENE UN IMOPACTO MUY GRAVE EN LA EMPRESA REQUIERE DE UN PLAN DE CONTINGENCIA FALSO
4LAS SEÑALES DE ALARMA SON INDICIOS DE UN HECHO QUE NOS SEÑALA QUE PUEDE PRODUCIRSE UN ACONTECIMIENTO CONTINGENCIA VERDADERO
5LAS ESTRATEGIAS CAUTELARES SON LAS QUE SE TIENEN PENSADAS DE ANTEMANO Y SE APLICAN CUANDO SE PRODUCE LA SEÑAL DE ALARMA FALSO
6Las dimensiones de la planificación son instrumentos para la reflexión estratégica, procesos, estructura de una estrategia, papel de la dirección y campo….
FALSO por que pag.2 38
7Según sus dimensiones las empresas o son clásicas o son modernas en su planificación estratégica FALSO
8Formalizar el proceso de reflexión estratégica es una de las funciones decisorias posibles de la planificación estratégica VERDADERO
9La planificación es una metodología oportuna en todos los casos, aunque pueda no optarse por ella FALSO
10La planificación ayuda a llevar una evaluación más sistemática del entorno VERDADERO
TEST2:
1El CMI es una herramienta de gestión estratégica VERDADERO //2El CMI permite entre otras cosas comunicar a la organización cómo conseguir los objetivos estratégicos VERDADERO
3El CMI posee cuatro perspectivas que permiten entre otras cosas, el equilibrio entre los objetivos a corto y a largo plazo.
VERDADERO
4Las perspectivas del CMI son financiera, cliente, proceso internos y aprendizaje y crecimiento VERDADERO
5Los mapas estratégicos son esquemas que recogen el desarrollo causa efecto que existen entre los objetivos de forma clara y comprensible.
VERDADERO
6Los sistemas de creencia y los sistemas frontera son dos palancas de las cuatro palancas del modelo de Simons.
VERDADERO
7Una regla de oro de los sistemas de control es que cuando la empresa crece, la inversión en los sistemas de control debe crecer paralelamente VERDADERO
8Los sistemas de control e interactivos son dos palancas de las cuatro palancas del modelo de Simons.
FALSO
9Las palancas de control sirven para reducir el riesgo de la empresa en su consecución de una estrategia.
VERDADERO
10El CMI es una metodología sistematizada de un despliegue de objetivos VERDADERO
Test: 3:
1La entrega de la ficha de la entrevista es una tarea de la planificación del proyecto FALSO
2Cada hito requiere una duración inicial y final FALSO
3Los recursos requeridos para una tarea deben de contemplar todos los medios (tangibles e intangibles) que la misma requiere para su desarrollo VERDADERO
4Las tareas deben agruparse por fases VERDADERO
5Los resultados de una tarea deben ser expresados en términos de output VERDADERP
6Una reuníón es un recurso típico de una planificación en grupo FALSO
7Los planes de contingencia se hacen al final del proyecto para justificar o argumentar la desviación respecto del plan inicial FALSO
8La duración de las actividades deben plantearse considerando un equilibrio en el reparto de tiempos de tareas y el objetivo general del proyecto VERDADERO
9Todos los miembros del equipo son responsables de la ejecución de una tarea FALSO
10El responsable de una tarea es quien debe ejecutar la tarea FALSO
ADAPTATIVA
Las áreas claves de desempeño son las principales prestaciones o rendimientos logrados por el sistema productivo de la organización.
La fortaleza es un área clave que implica una habilidad o saber hacer especial es ese área y en consecuencia define un factor de éxito en los que pretende distinguirse frente a los competidores. Áreas de operaciones:
-Producción Adaptativa. Capacidad o habilidad que tiene el sistema de producción para resolver de forma eficaz y eficiente a situaciones cambiantes. Tipos de cambios: ACambios en productos. En productos, componentes o piezas o familia de productos B Cambios en maquinaria. Preparación de los centros, capacidad de adaptarse a los nuevos productos C Cambios en procesos. Rutas, introducción de nuevas operaciones D Cambios en transporte y almacenamiento de materiales- Suministro, gestión de materiales E Cambios en la estructura organizativa y en el papel de los RRHH.
Herramientas, métodos y recursos