GRUPOS DE EXPOCISION
PLAN DE CUENTAS EN LA CONTABILIDAD DEL ESTADO
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable.
El sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes.
Por lo general, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman parte del sistema contable.
FINALIDADES DEL PLAN DE CUENTAS
- La contribución al cumplimiento de los objetivos planteados por la contabilidad.
- La plasmación de toda la información referente a los objetivos.
- La facilitación del control de todos los ingresos y egresos.
- La provisión de unos registros contables que faciliten la imputación.
FIN FUNDAMENTAL DEL PLAN DE CUENTAS es facilitar la lectura de las carácterísticas de cada cuenta.
Además, muchos sistemas vienen provistos de un esqueleto que les permite ordenar los diferentes datos y agruparlos, tomando en cuenta la codificación que distingue a cada uno de ellos.
Disponibilidades:
Hacen referencia a la existencias tanto de dinero, como cheques, depósitos bancarios y todo aquello que pueda tener la particularidad de ser cierto, efectivo o líquido.
Créditos:
Son aquellos derechos que la empresa tiene sobre terceros y que le permite percibir determinadas sumas de dinero, servicios particulares o bienes. Hay que recordar que aquellos créditos que provienen de prestaciones realizadas sobre determinadas actividades de la empresa deben ser expuestas en forma particular, separada del resto de las operaciones y deben ser presentados de forma separados deudores comunes y deudores documentados.
Bienes de cambio:
Hacen referencia a aquellos bienes que se obtienen a partir de la venta o comercialización de bienes producidos por la propia empresa.
Bienes de Uso:
Dentro de esta clasificación entran todos aquellos elementos que son utilizados para realizar la actividad principal de la empresa; los mismos deben tener una vida útil superior a un año y no deben estar destinados a la venta. Son bienes de uso los inmuebles, vehículos y muebles que intervienen en el proceso de producción.
Intangibles:
Son aquellos bienes que son representativos de la compañía y que pueden brindarle algún tipo de privilegio con un potencial de generar ganancias en el futuro. Dentro de esta clasificación entran patentes, valor de la llave, marca, etc.
MANUAL DE CONTABILIDAD INTEGRADA GUBERNAMENTAL
Tiene la responsabilidad de dirigir el proceso de funcionamiento, estableciendo métodos y procedimientos para que en todo el Sector Público no Financiero se pueda emitir Estados Financieros.
LEY SIAF SAG
Dispone que el Sistema de Contabilidad Integrada, debe incorporar transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los gastos expresados en términos monetarios, que genere información relevante útil para la toma de decisiones por parte de las autoridades que regulan la marcha de cada una de sus entidades.
El presente Manual está enmarcado en un conjunto conceptual y metodológico desarrollado en la Ley SIAFSAG y en los “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para el Sector Público no Financiero”.
Propósitos
- Mejorar la eficacia y eficiencia con que operan actualmente los sistemas contables en las Instituciones del Estado.
- Integrar sistemáticamente la información financiera de las entidades públicas.
- Posibilitar que las tareas de análisis económico y financiero se realicen sobre bases metodológicas uniformes.
- Facilitar las actividades de auditoría interna y externa.
- Economizar los gastos que realiza el Sector Público no Financiero en materia de diseño administrativo, al establecer un modelo contable único y de validez universal que, para ser implementado, sólo requiere que las instituciones lo ajusten en función de sus actividades.
- El modelo de Contabilidad Integrada que contiene este manual está estructurado en función de la normativa jurídica que rige la Administración Pública y que la singulariza de cualquier otro tipo de organización.
VENTAJAS:
Transparencia en los procesos de registro
Debido a que existen rubros específicos para cada operación, lo cual disminuye considerablemente los errores e irregularidades.Un plan de cuentas detallado ampliamente:
Proporciona con claridad donde se deben registrar las operaciones- Permite agregar rubros realmente necesarios:
cuando alguna cuenta codificada es muy amplia, es menester poder agregar más de tal forma que se pueda esclarecer el propósito de ese registro - La codificación facilita el registro apropiado:
A mayor cantidad de rubros desglosados de uno en particular, mayor eficacia existirá para realizar los registros apropiadamente. Proporciona constancia digital de los procesos contables realizados
Debido a que por medios computarizados y de redes inalámbricas (Internet) pueden ser almacenados por una infinidad de años, además de ser publicados al cierre del período fiscal de tal manera que estos queden al alcance de la población.
DESVENTAJAS:
Desconocer cuentas que ya estén codificadas
Debido a que puede existir error al hacer registros contables en rubros equivocados por desconocer aquellos que reflejarían mejor la operación realizada.Registros inadecuados:
Ya que la contabilidad gubernamental no permite corregir registros, puede ser un inconveniente debido a que por motivos justificados se realicen registros equivocados los cuales no pueden ser modificados.Fallas propias del sistema:
Provocado por varios factores, entre ellos 1) caída de la red informática; 2) Carencia de energía eléctrica por distintos factores; 3) Programa gubernamental saturado que ocasiona que trabaje lento y/o se estanque impidiendo entrar o salir del mismo (se queda trabado).
Integración DE LA CONTABILIDAD Y EL PRESUPUESTO PUBLICO POR MEDIOS Electrónicos
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL:
rama de la contabilidad de carácter administrativo, da las normas para llevar cuenta y razón de todas las operaciones referentes a la formación, administración y consumo de los bienes que constituyen el patrimonio del Estado, y conocer el resultado de la ejecución presupuestaria.
También es conocido por el método para registrar las operaciones que ejecutan las entidades de la administración pública que proporciona información financiera y presupuestaria de manera completa y oportuna para apoyar las decisiones de los funcionarios de las entidades públicas.
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL:
- Conocer los elementos económicos del estado incluso derechos y obligaciones;
- Conocer las fuentes y origen de los ingresos del Estado, así como su naturaleza y cuantía;
- Determinar las causas y alteraciones que sufre el patrimonio estatal, así como establecer y aclarar los motivos del súperávits o déficit habidos en la ejecución del presupuesto.
- Conocer la naturaleza de los gastos del estado, así como su destino y cuantía.
CONTABILIDAD INTEGRADA:
método que investiga sistemáticamente las operaciones que ejecuta las dependencias y entidades de la administración pública, además proporciona la información financiera, presupuestal, programática y económica contable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones.
PRESUPUESTO PUBLICO:
es el documento financiero del Estado u otro poder de la administración pública, que equilibra ingresos públicos y gastos públicos en el año fiscal.
GASTO PUBLICO:
son erogaciones dinerarias que realiza el Estado en virtud de ley para cumplir sus fines consistentes en la satisfacción de las necesidades públicas.
LA CALIDAD DEL GASTO:
se refiere a que dentro del renglón presupuestario se detallen los gastos más necesarios y no los gastos a conveniencia de X o Y institución, cuando no se realiza un presupuesto adecuado, se observa varias infracciones algunas de ellas que podemos citar es:
La malversación de fondos:
es tomar de un renglón presupuestario y usarlo en otro renglón sin previa autorización y aviso.Peculado:
es la acción que realiza un funcionario público tomando dinero de cualquier dependencia para su uso.
BASE LEGAL:
Ley orgánica del presupuesto:
SUPERINTENDENCIA DE Administración TRIBUTARIA
El Gobierno de Guatemala, por medio del Ministerio de Finanzas Públicas, inició a principios de 1997 un conjunto de acciones orientadas a transformar y fortalecer el sistema tributario del país. Dentro de estas acciones se incluyó la creación de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, con el propósito de modernizar la administración tributaria y dar cumplimiento a los compromisos fiscales contenidos en los Acuerdos de Paz y el Programa de Modernización del Sector Público.
Objetivos Estratégicos y Eje Transversal
- Aumentar la recaudación de manera sostenida
- Reducir las brechas de cumplimiento tributario
- Incrementar la eficiencia del servicio aduanero
- Fortalecer las capacidades de gestión Institucional
PORTAL DE LA SAT EN Internet
Es un portal creado para facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias de todos los contribuyentes adheridos a SAT, evitando con ello tener que viajar de un lugar hacia otro para realizar los diferentes trámites.
Ventajas:
Rapidez Comodidad Acceso 24-7
Desventajas
No poseer equipo de cómputo No tener conocimientos No contar con acceso a Internet.
BANCASAT
Es un sistema de declaración y pago de impuestos que opera en Internet a través de los bancos autorizados por la SAT. Para adherir a este régimen el contribuyente deberá escoger uno de los bancos autorizados por la SAT para ofrecer el servicio y suscribir el contrato que este le suministre.
SIAF-SAG
El Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG) constituye un sistema de organización gubernamental, para el uso y control eficiente de los recursos públicos y transparenta la gestión pública mediante la des concentración y des centralización de las funciones administrativas, operativas y financieras de las entidades; enlazando los sistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público, adquisiciones e inversiones; y proporcionando información oportuna para la toma de decisiones y/o medidas de control.
SICOIN
El Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental–
SICOIN- es una herramienta informática del Sistema Integrado de Administración -SIAF- cuya función es monitorear las ejecuciones presupuestarias de los guatemaltecos
SICOINDES:
Se utiliza especialmente para los órganos descentralizados.
SIGES: El sistema integrado de gestión, es un sistema que sirve como apoyo a la contabilidad integrada del país.
GUATECOMPRAS: Es el nombre asignado al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. GUATECOMPRAS es un mercado electrónico, operado a través de Internet.
OBJETIVOS QUE LOGRAN UNA BUENA Gestión DE GUATECOMPRAS
A-. Transparencia
Guatecompras permite que las etapas del proceso de adquisiciones estén a la vista de todos. Esto aumenta la competencia y reduce la corrupción.
B-. Eficiencia
Guate compras estimula importantes reducciones en los costos, en los plazos de los procesos de adquisición, en los precios de los bienes y servicios adquiridos y en el número de las impugnaciones. De este modo se logra un uso más eficiente del gasto público.
C-. Promoción del desarrollo
Guate compras es un instrumento esencial para la modernización del Estado, la buena gestión política, el fortalecimiento de las instituciones y la construcción de la democracia.
D-. Integración Regional
Facilitar los intercambios comerciales en los mercados regionales y subregionales, gracias a la agilidad de las comunicaciones electrónicas y al uso de estándares comunes; por otra parte, garantizar transparencia y posibilidad de vigilancia y control de prácticas de competencia desleal de empresas o países.
¿Qué beneficios obtiene un usuario de Guate compras?
El sector público puede disponer de:
· Procedimientos de trabajo estandarizados al contar con la información en medios electrónicos y en formatos y tiempos iguales.
· Agilidad y transparencia en los procesos de licitación pública. La consulta en medios electrónicos es más rápida y se encuentra a disposición de quien la requiera en todo momento.
· Mecanismos expeditos de control y seguimiento en las contrataciones.
· Mayor cantidad de proveedores en las licitaciones al ser más fácil y menos costoso el procedimiento.
· Mejores condiciones de calidad y precios en las propuestas de empresas al no repercutir en sus ofertas los gastos de viaje y desplazamiento.
· Economías significativas de recursos a través de la reducción de desperdicios y negociación de los mejores precios, sin perjuicio de la calidad y de acuerdo con las necesidades del aparato administrativo
APLICACIONES DE AUDITORIA Y CONTABILIDAD UTILIZANDO Métodos Electrónicos”
SOFTWARE
Conjunto de instrucciones que dirige al Hardware.
PROGRAMA:
conjunto de instrucciones que realizan una tarea específica.
CATEGORÍAS DE SOFTWARE
Los programas que se han realizado para distintos propósitos, pueden clasificarse de la siguiente manera:
Software del sistema:
Este software controla y coordina la operación del equipo que existe en un sistema computacional. El tipo más importante de software de sistema es un conjunto de programas llamado Sistema Operativo.Software de aplicaciones:
Este software es el que nos permite aplicar la computadora para resolver un problema específico o desempeñar una tarea específica. Hoy en día, además de las herramientas de productividad como son procesadores de palabras, hojas de cálculo y programas de bases de datos, están disponibles miles de aplicaciones de distintos tipos, para satisfacer a una amplia variedad de problemas y tareas de rutina en áreas como negocios, gobierno, ciencia, medicina, ingeniería, leyes, educación, etc.
PAQUETES DE SOFTWARE DE APLICACIÓN
El software de aplicación es aquel que nos permite aplicar la computadora a la resolución de problemas o tareas específicas. Existen dos tipos de software de aplicación:
Software diseñado a la medida y paquetes de aplicación general:
El software elaborado a la media se elabora especialmente para satisfacer alguna necesidad particular de un negocio.Paquetes de aplicaciones:
en la actualidad se han desarrollado un gran número de éstos y satisfacen las necesidades de un amplio rango de usuarios.
SOFTWARE POR EL USUARIO
Se le conoce con este nombre porque su origen es de acuerdo a las carácterísticas necesarias que requiera la empresa para su automatización en el procesamiento de la información.
VENTAJAS
- No existen restricciones con el uso del número de empresas a trabajar.
- No tienen ningún costo adicional la actualización de los sistemas.
- Tiene carácterísticas para poder a las normas vigente en el país.
- Se puede diseñar con las carácterísticas del usuarios necesitan.
DESVENTAJAS
- Crean pasivo laboral por el área de programación ya que es necesario la contratación de técnicos.
- Se necesitan un tiempo mayor para el desarrollo del programa.
- Depende de una o varias personas para su realización y su desarrollo ellos juegan un papel preponderante en el mismo.
SOFTWARE POR EL FABRICANTE
Son sistemas que están diseñado y desarrollado por expertos en informática, y permite la automatización de los sistema de información de una empresa.
VENTAJAS
- No crean pasivo laboral por el área de programación ya que no es necesario la contratación de técnicos en el área.
- Información inmediata: le ofrece informes instantáneos, ya que su estructura modular integrada cuenta con los datos necesarios para que usted obtenga cualquier informe que necesite.
- Están diseñados para que personas con poco entrenamiento puedan sentarse frente a una computadora y produzcan información inmediata.
- Se vende por medio de módulos en una forma lineal como por ejemplo: Contabilidad, Bancos, Manejo de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Proveedores, compras, Nominas, Control de Activos Fijos, Producción, Punto de Ventas, Módulos de IVA.
DESVENTAJAS
- El usuario se tiene que adaptar a los programas.
- Tiene restricciones con el uso de número de empresas a trabajar.
- Cualquier actualización de los sistemas tiene un costo a parte al valor de compra original.
- Esta diseñados en otros países y tiene carácterísticas del lugar donde fueron creados y en algunos casos no se adaptan a las normas vigentes en el país.
PAQUETES MÁS UTILIZADOS EN Guatemala
Dentro de los paquetes más utilizados en Guatemala se encuentran:
- INTERFLEX
- ASPEL
- ASCEND
- GBM
Cada uno de ellos ofrecen ventajas y desventajas que puede traer consigo la adquisición de paquetes resulta cuando tengamos que efectuarle tantos cambios, que sería mejor desarrollarlo nosotros.
PROCESO DE Implementación
La concepción básica de los programas es proveer módulos estándar, que desde el proceso de la instalación sean parametrizables, dejando instalados módulos integrados que puedan ser totalmente utilizados de acuerdo a sus necesidades particulares.
Características Y BENEFICIOS DEL PAQUETE CONTABLE
- Características
- Estructuras de cuentas contables definida por el usuarios de hasta 25 caracteres alfanuméricos, que brinda flexibilidad para definir, a conveniencia, el número de niveles deseado.
- Manejo de contabilidad de múltiples compañías y la correspondientes consolidación.
- Los periodos contables son flexibles, totalmente definidos de acuerdo a requerimientos particulares.
- Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte corporativo, con conversiones automáticas flexibles implementadas con apego al estándar internacional FASB52 (tanto traducción como remedición financiera).
- Capacidad de consolidación de cuentas contables operativas en cuentas contables corporativas.
- No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de fin de período, carácterísticas que permite la introducción de asientos retroactivos.
- Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y corporativo) al final de los períodos fiscales correspondientes.
- Permite el registro de movimientos en nuevos períodos fiscales aún sin haber realizado el cierre del período anterior.
BENEFICIOS
- Capacidad para apoyar la toma de decisiones a través de la generación de consultas, gráficos y reportes, en cualquier momento, con información completamente al día acerca de las operaciones de las empresas.
- Flexibilidad total para realizar consultas de información histórica.
- Facilita las labores de auditoria interna y externa, tanto por lo citado anteriormente como por la capacidad de consultar instantáneamente, en línea, las pistas de auditoria, los números e imágenes de los documentos que originaron las transacciones y la posibilidad de identificar el módulo.
- Seguridad y confiabilidad total sobre la información contable.
- Se adecúa a los requerimientos de compañías multinacionales debido al manejo de contabilidades paralelas, equivalentes en diferentes monedas, con capacidad para consolidar y resumir las operaciones financieras contables en cuentas de los entes corporativos.
- Gran flexibilidad operacional debido al manejo de períodos contables definidos a conveniencia, al soporte de doble cierre contable y a la posibilidad de registro de movimientos sin la necesidad de realizar cierres previos.
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA LA Instalación DE UNA APLICACIÓN CONTABLE
El análisis de la tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de la información financiera. Los adelantos tecnológicos del hardware tienen impacto considerable o influencia sobre el procesamiento de las transacciones.
Normalmente el análisis tecnológico requiere de cierta experiencia en el área. El análisis de la tecnología puede estar enfocado hacia distintas plataformas computacionales; microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes de mainframe.
Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de hardware, debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable:
- Acceso a la información
- Procesamiento de los datos
- Emisión de informes.
INFORMACIÓN Mínima QUE DEBE PRODUCIR
- Consultas e impresión corporativas: Diarias, mensuales y anuales
- Consultas e impresión corporativas de saldo de bancos: Diarias, mensuales y anuales
- Impresión de facturas, cheques, nominas, relaciones de inventarios, etc.
- Impresión de reportes financieros en moneda local y moneda alterna
- Impresión de estados financieros en forma resumida y detallada.
- Impresión de formatos de libros legales para autorización y habilitación.
SOFTWARES CONTABLES UTILIZADOS EN Guatemala
Hoja de cálculo:
Para llevar la contabilidad, las empresas utilizan programas con hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Spreadsheets. Se puede adaptar una hoja de cálculo a casi todas las necesidades básicas de contabilidad.Software para contabilidad comercial:
Un software de contabilidad comercial como QuickBooks o Peachtree puede manejar a la mayoría, si no todas, de las pequeñas y medianas necesidades contables de un negocio.Software para contabilidad empresarial:
Las empresas grandes llevan a cabo operaciones de una complejidad enorme y el software de contabilidad de la empresa es fundamental para la gestión de esta complejidad. El software de contabilidad para empresas grandes a menudo integra su contabilidad con otros servicios prestados por el mismo software como son la gestión del flujo de trabajo, la inteligencia de la empresa y la planificación de proyectos- Software de contabilidad personal:
A veces, una empresa crea su propio software de contabilidad. Esto sucede a menudo, casi por accidente: cuando el negocio crece, el personal capacitado puede pedir o elaborar un software para manejar diversas situaciones contables hasta que con el tiempo la empresa encuentra que ha creado su propio software de contabilidad personalizado.
¿PARA QUÉ SIRVE EL SOFTWARE DE CONTABILIDAD?
Son robustas herramientas hechas para satisfacer las necesidades y reducir tiempo operativo a los usuarios del área contable. Así mismo, cada software de este tipo ofrece distintas funciones, y a menudo eso permite que se les subdivida en algunas clasificaciones. Y en general el software contable debe contar con las siguientes funciones:
- Procesar y simplificar las transacciones que realiza la empresa; entre las que normalmente se encuentran los egresos, ingresos y nómina. Y en algunos casos puede manejar otras transacciones más personalizadas.
- Se utilizan para organizar las operaciones en cuentas contables determinadas; con el fin de brindar al contador un orden que facilite la realización de una balanza contable.
- Facilitan el proceso de facturación electrónica y en algunos casos la personalización de dichos documentos.
- Cuentan con una base de datos con todas las operaciones realizadas, bitácoras y registro de los movimientos hechos entre cuentas.
- La generación de reportes históricos sobre cuentas contables, operaciones y facturación.
Características DEL SOFTWARE CONTABLE
- Debe ser compatible con el software de ofimática más popular, como por ejemplo Microsoft Office; sobre todo, para poder exportar reportes estadísticos.
- La flexibilidad para adaptarse al esquema financiero de cada empresa y/o negocio.
- Tiene que contar con estándares de seguridad que permitan crear usuarios con privilegios que limiten el acceso a los módulos.
- También es imprescindible que el software posea una interfaz sencilla y fácil de manejar para el usuario final. Ya que esto facilitará el proceso de capacitación para él o los usuarios que lo usarán.
¿COMO ELEGIR EL MEJOR SOFTWARE CONTABLE PARA UNA EMPRESA?
La forma más recomendable de elegir un software contable es sentarte con tus empleados del área y contemplar las tareas que se realizan diariamente, y así buscar un programa que les ayude a optimizar y automatizar la mayor parte de ellas.
Para poder escoger la mejor opción dentro de tantas que encontraremos en el mercado podemos guiarnos con algunos tips, como fijarnos que nos dé la posibilidad de realizar informes financieros y fiscales y otra serie de datos necesarios para mantener una empresa.
Fijarse que el software cuente con la opción de capacitación a pesar de que este tipo de herramientas debe caracterizarse por su sencillo uso. Si su programa cuenta con esta opción podrá sacar el máximo provecho de su inversión y obtener mejores resultados.
Otro consejo importante es informarse de que su software cuente con los gastos de una actualización por un periodo de tiempo determinado que sea informado al momento de su elección. Esto es algo que debe tomarse en cuenta ya que la mayoría de disposiciones fiscales cambian frecuentemente en el país.
SOFTWARES DE AUDITORIA UTILIZADOS EN Guatemala
WinIdea (Interactive Data Extraction and Analysis for Windows) Y ACL:
Desarrollados en Canadá, siendo unos de los países más destacado en el desarrollo de software para auditoría con informática ACL permite el análisis de datos y generación de informes.E-ACM.Net:
Producido en Argentina por la empresa de X Project S.A. El e-ACM.Net, cubre todo el proceso de Auditoría Interna, desde la planificación, el desarrollo de los planes de trabajo, las tareas de campo, la emisión de sin número de Informes y el seguimiento de las observaciones- Zifra:
Desarrollado en España, es un software de auditoría con muestreos, planificación automática, programas de trabajo por área, multipuesto y monopuesto, para trabajar en red y en local sin duplicar contenidos.
¿POR QUÉ LA NECESIDAD DE VINCULAR LA AUDITORÍA CON INFORMÁTICA A LOS SISTEMAS CONTABLES?
Las empresas que poseen Sistemas de información para la gestión de su economía, es importante que funcionen correctamente y no sean manipulados, sometíéndose a un control estricto de evaluación de eficacia y eficiencia.
“El riesgo de auditoría, se relaciona, en forma creciente con la informatización de los procesos, la que no siempre es eficaz.