Funciones administrativas

Planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
Tarea principal de un administrador: asegurar de comprender el proyecto a realizar y sus objetivos del grupo.

Planeación

Seleccionar proyectos y objetivos, y decidir las acciones necesarias para lograrlos.
Tipos de planes: Proyectos o propósitos, objetivos o metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.

Misiones o propósitos:

identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa. Todo tipo de operación debe tener al menos una misión, sentido o propósito. En cada sistema social, las empresas deben realizar una función básica o tarea que es asignada por la sociedad.
Misión desarrollada por la empresa crédito afianzador:
Ser la empresa líder en la prestación de servicio de afianzamiento para garantizar con solidez el cumplimiento de las obligaciones en particularmente por el gobierno. (dar confianza a los colaboradores).
Satisfacer las necesidades de los clientes a través de una administración profesional con productos de calidad y servicio oportuno.
La filosofía y visión de una organización se expresan en una declaración de misión, desarrollar los siguientes puntos: Valores esenciales, ámbito geográfico, dirección, relaciones con quienes participan en ella, visión del futuro.

Pasos para el desarrollo de una declaración de misión:

–
Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa.
-Contribuciones de los participantes en la empresa acerca de la dirección futura.
-Consenso de las necesidades opuestas de los grupos interesados.
-Discusión de la declaración de misión en grupos de interesados, administradores, empleados, etc.
-La declaración de misión de grupos interesados deben conocer y exponer para su dirección estratégica y cumplir las metas.

Objetivos o metas:

Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino que las funciones administrativas estén bien dirigidas.

Estrategias:

Se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa, implementar cursos de acción y asignaciones de los recursos para alcanzar las metas.

Política:

Declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
Michael Treacy y Fred Wiersema sugieren que los líderes deben tener estas 3 disciplinas: Liderazgo operacional, liderazgo del producto y cercanía con el cliente.
Excelencia operacional: proporcionar un buen producto y a un bajo costo.

Procedimientos:

Son planes que establecen un método de manejo necesario para actividades futuras.
Los 3 pasos para el procedimiento de evaluación (según Case Western University): establecer objetivos de desempeño, realizar una revisión de medio año de los objetivos, realizar un análisis del desempeño al final del periodo.

Reglas:

establecen acciones específicas necesarias, o falta de acción, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Por lo común son el tipo de plan más simple.

Programas:

son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinada; cuentan con un presupuesto asignado.

Presupuesto:

Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos numéricos, se le puede llamar plan cuantificado. Se expresa financieramente, laborales, unidad de producto, es decir, en valores numéricos.

Pasos de planeación:

Atención a las oportunidades: La planeación requiere un diagnóstico realista de la situación de oportunidad.
Establecimiento de metas: establecer objetivos para luego esparcir en la unidad de trabajo.
Consideración de premisas de planeación: obtener un acuerdo para utilizar premisas de planeación como criticas.
Identificación de alternativas: Buscar y examinar cursos de acción de alternativa.
Comparación de alternativas con base en las metas propuestas: evaluar dichas alternativas a la luz de premisas y metas.
Elección de una alternativa: el plan es adoptado, el punto real de la toma de decisiones.
Formulación de planes de apoyo: Los planes derivados son casi siempre requeridos para apoyar el plan básico.
Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: prácticamente es efectuar las premisas para así cumplir las metas.

Preparar un plan de negocios para un proyecto:

describir con claridad el propósito del negocio, Identificar la oportunidad o el problema que quieren resolver, describen como el producto se relaciona con el mercado.

Presupuesto general de una empresa:

representa la suma total de ingresos y gastos, con utilidades o sobrantes y los presupuestos de las partidas de la hoja general de balance como gastos de caja y capital.

Coordinación de planes a corto y largo plazo:

Los gerentes revisan las decisiones inmediatas y así informarles a los gerentes subordinados se le informa con regularidad para cumplir las metas de los planes.

Objetivos:

es verificar cuando al final del periodo podemos determinar si se ha logrado o no.

La naturaleza de los objetivos:

Los objetivos establecen los resultados finales y los objetivos generales tienen que estar apoyados por subobjetivos.

Jerarquía de objetivos:

Propósito socioeconómico, misión, objetivos generales de la organización, objetivos generales más específicos, objetivos divisionales, objetivos departamentales y de unidades, objetivos individuales.

Las áreas de las claves según P.Ducker:

Posición de mercado, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, desempeño y desarrollo de los administradores, desempeño y actitud de los trabajadores, responsabilidad pública, servicio y calidad.

Área de resultado clave:

Un área en la que el desempeño es esencial para el éxito de la empresa.

Multiplicidad de objetivos:

Atraer estudiantes de alta calidad, ofrecer capacitación básicas en las artes liberales y ciencias profesionales, otorgar títulos de posgrado a candidato calificado, atraer profesores de alta consideración, descubrir y organizar nuevos conocimientos a través de la investigación, operar como una escuela privada que se apoya principalmente en colegiaturas y donativos de ex alumnos y amigos.

Como establecer objetivos:

Objetivos no verificables:

obtener utilidades razonables, mejorar la comunicación, mejorar la productividad del departamento de producción, desarrollar mejores gerentes, instalar un sistema de cómputo.

Objetivos verificables:

lograr un rendimiento superior al 12%, publicar un boletín mensual de dos páginas de 1 de Julio, incrementar la producción en un 5% para el 31 de Diciembre, Diseñar y realizar un programa de 40 horas en casa sobre los fundamentos de la administración, instalar un sistema de control computarizado en el departamento de producción.

Guías para establecer objetivos:

los objetivos deben presentar un reto, establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y el desarrollo personal.

Perspectiva empresarial: según Bryant tong:

aconseja a los empresarios de las compañías de su empresa financia, la necesidad de establecer objetivos agresivos pero alcanzables o piedras angulares.

Administración por objetivo (APO):

Amplio sistema gerencial que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

Beneficios de la administración por objetivos:

Mejoría de la administración a través de la planeación orientada a los resultados.
Clarificación de los papeles y estructura.
Alentar el compromiso a las metas personales y de la organización.
Desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas.

Fracasos de la administración por objetivos:

La mayoría se deben a fallas al aplicar los conceptos de APO, la mala enseñanza de la filosofía de APO es una debilidad de ciertos programas. La filosofía está construida en los conceptos de autocontrol y autodirección