El Proceso Administrativo

Planificación

La planificación abarca el establecimiento de objetivos y la adopción de las decisiones y estrategias necesarias para alcanzarlos, todo ello con la anticipación adecuada en el tiempo. El resultado del proceso de planificación es el plan.

Organización

Una vez realizada la planificación, hay que ver si se dispone de los elementos humanos y materiales para llevar a cabo los planes. Después, será preciso disponer y ordenar esos elementos, y de ello dependerá el éxito de la empresa. A ese proceso de ordenación se llama “organización”.

Dirección

Hay que ejecutar los planes y programas. En esta fase, la función de “liderazgo” tiene una importancia fundamental, y la motivación jugará aquí un papel clave. Es muy importante que el jefe posea también una gran capacidad comunicativa para dar las instrucciones.

Control

Es la evaluación de los resultados del plan para comprobar el éxito o el fracaso del mismo. En caso de fracaso, se buscará la causa y se adoptarán las medidas correctoras oportunas. El no cumplimiento de los objetivos no siempre es de quien ha ejecutado el plan. El directivo también puede haber fallado a la hora de planificar o dirigir. Tras el control, se volverá a planificar el periodo siguiente teniendo en cuenta los resultados del periodo anterior.

Este ciclo que nunca para de realizarse es lo que se llama “proceso administrativo” o “ciclo de la dirección”.

Pensamiento sobre Organización y Dirección

Taylor

• Cree en distintas formas de realizar una misma tarea, lo que incide en una baja productividad.
• Intenta aumentarla con la racionalización del trabajo, es decir, mediante el diseño de la dirección de la forma más eficiente de llevar a cabo cada tarea. Ese diseño se apoya en la técnica “estudio de tiempos y movimientos”.
• Después, debería efectuarse una división del trabajo con su correspondiente especialización. Se seleccionarían los trabajadores adecuados para llevar a cabo cada tarea.
• El trabajador queda obligado a desempeñar su trabajo de la forma establecida por la dirección.
• Junto con la especialización, sería necesaria también una adecuación de la maquinaria y herramientas y una mejora de las condiciones físicas de trabajo.
• Todo ello aumentaría la productividad y, por tanto, reduciría los costes, lo que también permitiría subir los salarios.

Fayol

• Es un autor francés del siglo XX.
• Su objetivo es mejorar la productividad de la empresa, propone para ello diseñar una buena estructura organizativa.
• Comienza dividiendo las funciones empresariales en técnicas (producción), comerciales, financieras, contables, administrativas y de seguridad (protección de elementos materiales y humanos).
• Se establece una serie de principios con arreglo a los cuales la organización puede diseñar su estructura más conveniente, repercutiendo ésta en incrementos de productividad. Los principios son muy diversos. En particular, él pone mucho énfasis en la jerarquía y unidad de mando propugnando, por tanto, una estructura piramidal.

Mayo

• Siguiendo el estilo de los demás, Mayo se dio cuenta de que las relaciones laborales incidían más en dicha productividad que las condiciones físicas. Llegó a esas conclusiones en las investigaciones en la planta de Hawthorne. Descubrió así la importancia de la organización informal y provocó un cambio en la Teoría de la Organización.

Organización Formal e Informal

La organización formal es la que ha sido deliberadamente definida por la alta dirección, esta representada en el organigrama.

La organización informal surge de forma espontánea, de las interacciones entre los miembros de la organización y no se puede ni eliminar ni ignorar. Fue creada por Mayo y sus principales conclusiones fueron:

• El nivel de producción no es por la capacidad física sino por las normas sociales.
• Los trabajadores no actúan de forma aislada sino como miembros de un grupo.
• El grupo puede recompensar o sancionar.

Las organizaciones y las relaciones informales son espontáneas, menos estables y con comunicación informal. Pueden ir en contra de la organización: los grupos se reducen intencionadamente, el de producción y ventas son enemigos, cuando el trabajador está desmotivado.

Pueden ser positivas para la organización: cuando un trabajador está muy motivado en el trabajo y si la organización informal puede aportar información muy útil.

Criterios de Agrupación

Agrupación Funcional

Cada departamento se encarga de una actividad: una función o un proceso.

Ventajas:

• Cada departamento se especializa en una tarea, por lo que aumenta la productividad.
• Se ganan economías de escala, se ahorran costes por el tamaño.

Inconvenientes:

• A veces no está claro quién es el responsable si los resultados no son buenos.
• A veces cada jefe de departamento puede preocuparse más por sus propios intereses y no tanto por el interés general de la empresa.

Agrupación por Mercados

Los departamentos no se encargan de actividades o tareas sino de clientes, productos o zonas geográficas.

Ventajas:

• Es más fácil saber quién es el responsable de los buenos o malos resultados, porque hay un responsable directo.
• El jefe de cada departamento tiene un mayor conocimiento del consumidor o usuario.

Inconvenientes:

• No hay economías de escala al poder repetirse operaciones por ir cada uno por su cuenta.

Teorías sobre la Motivación

Jerarquías de las Necesidades de Maslow

Hablar de las necesidades humanas y de su jerarquía: fisiológicas o básicas, de seguridad, sociales, del yo o de reconocimiento y de autorrealización. En el ámbito de la empresa podríamos hacer el siguiente paralelismo:

a) Básicas: un salario digno. b) De seguridad: tener fijo o estable el puesto de trabajo. c) Sociales: que el trabajador sea aceptado en grupos informales. d) Del yo: los ascensos. e) De autorrealización: que el trabajador pueda poner en marcha sus propias decisiones y proyectos en la empresa.

La teoría es que cuando el ser humano cubre una necesidad, la que ahora le motiva es la siguiente. Lo conseguido ya no es motivador.

Es de vital importancia para que el directivo que tiene empleados a su cargo sepa qué herramientas puede usar para motivarles, depende de lo que en cada momento esté motivando al trabajador.

Motivación e Higiene o Teoría del Doble Factor

Esta teoría establece que no siempre un factor sirve para motivar. Hay factores que él denomina “de higiene” que nunca servirían para motivar a determinados trabajadores pero sí pueden ser fuente de desmotivación o insatisfacción. Y, al contrario, existen factores que él denomina “de motivación”. Estos sí sirven para motivar pero, en caso de que el trabajador no los tenga, no por ello se desmotivan. Los factores de higiene no sirven para motivar pero pueden desmotivar y los de motivación sirven para motivar pero nunca desmotivarían. Obviamente, esos factores dependen de cada trabajador: lo que es motivador para unos puede ser de higiene para otros.

Por ejemplo, el salario puede ser un factor de higiene para unos y un factor motivador para otros.

La Dirección por Objetivos

Concepto: Es un sistema de dirección dirigido a la participación de los empleados y al sistema de evaluación, consiste en asignar objetivos a los distintos responsables y miembros con los medios necesarios dándoles premios o incentivos y pueden haber o no sanciones. Cuanta mayor sea la producción, mejor.

El procedimiento debe ser gradual desde la cúspide y va descendiendo.

Los efectos que tiene sobre las personas y sobre la organización:

• Mayor motivación y compromiso.
• Mejor organización.
• Evaluación del desempeño.
• Sugerencias e informaciones.

Los Círculos de Calidad

Es un grupo de trabajo con empleados de una misma empresa que realizan tareas similares y voluntariamente se reúnen con regularidad, para identificar las causas de los problemas y proponer soluciones. La misión del círculo puede resumirse en: mejorar la empresa, edificar un ambiente agradable, propiciar la aplicación del talento de los trabajadores para el mejoramiento.

Derechos y Obligaciones de Empresarios y Trabajadores

• No ser discriminado.
• Al respeto de su intimidad y dignidad.
• Al cobro puntual del salario.
• A cumplir las órdenes e instrucciones del empresario.
• No hacer competencia a la empresa que me paga.
• Contribuir a la mejora de la productividad.
• Poder de dirección.
• Facultad para dictar órdenes.
• Poder de variación, transformar la ejecución del trabajo.
• Poder disciplinario.
• Deberes profesionales.
• Deberes morales, éticos y físicos.

Segmentación de Mercados

La segmentación es un proceso de división del mercado en subgrupos homogéneos,

con el fin de llevar a cabo una estrategia comercial diferenciada para cada uno de ellos, que permita satisfacer de forma más efectiva sus necesidades y alcanzar los objetivos comerciales de la empresa.Un segmento de mercado es un conjunto de clientes que demandan un producto de características similares o que comparten una serie de características. La segmentación significa incurrir en mayores costes y por tanto no es algo deseable a priori. Pero es obligado debido a la gran competencia existente hoy entre multitud de empresas que fabrican para el mismo mercado. Si se distinguen segmentos se puede llegar mejor a cada uno d ellos con productos/precios/mensajes específicos, satisfacer mejor sus necesidades y evitar que mi producto/mensaje resulte demasiado genérico y no capte la atención de nadie. Hoy es muy común la expresión “nicho de mercado” para referirse a pequeños segmentos en los que las empresas concentran su atención y llegan a dominarlos expulsando a la competencia.Criterios de segmentación 1.Generales: sirven para clasificar cualquier población o grupo de personas (sea o no un mercado) con independencia de sus pautas de compra y consumo:Demográficos: sexo, edad, estado civil, raza, peso, estatura, tamaño del hogar, etc. Geográficos: región, hábitat, clima, etc.Socioeconómicos: renta, ocupación, nivel de estudios, etc.Estilos de vida: centros de interés, opiniones, etc.2.Específicos: están relacionados con el producto o el proceso

de compra.Estructura de consumo: grande, mediano, ocasional, etc.Tipo de compra: primera o de repetición, racional o impulsiva, etc. Grado de lealtad o fidelidad a la marca (frecuencia en el consumo de una marca)Ventajas o beneficios buscados con el consumo del producto.Si la empresa desea adaptar la estrategia a las características de los segmentos, puede optar entre

promoción. Las decisiones sí pueden rectificarse el corto plazo, En cada una de las variables, la empresa tiene unos objetivos y debe adoptar una serie de decisionesPRODUCTO (VARIABLE PRODUCTO O POLÍTICA DE PRODUCTO) El objetivo es crear una combinación de atributos que sea atractiva para el cliente y que haga a éste percibir que nuestro producto es superior al de la competencia .Producto total →Atributos físicos (son los que percibe el cliente a simple vista y constituyen el “producto básico”), color, sabor, tamaño, etc.Atributos intangibles formales ( Constituyen el “producto diferenciado”),diseño, calidad, etc.Atributos intangibles ampliados (están más vinculados a la empresa que al producto pero añaden valor al mismo. Constituyen el “producto ampliado”),Servicio post-venta, garantía, financiación, instalación, etc.Las principales decisiones son : -número de productos , – líneas de productos , – segmentación del mercado,-diferenciación del producto , -la marca , -Lanzar nuevos productos, modificar los existentes o retirarlos y conocer el ciclo de vida del productoPRECIO (VARIABLE PRECIO O POLÍTICA DE PRECIO) El objetivo es establecer un precio que permita alcanzar los objetivos que la empresa persiga en cada momento: maximizar beneficios, incrementar de las ventas , dar una determinada imagen al producto, etc.Las principales decisiones son : 1.El nivel del precio : Modelos basados en el coste , modelos basados en los competidores,modelos para productos nuevos (posible aplicar la estrategia de descremación o la de penetración.),discriminación de precios,una línea

de productos2.Los instrumentos de pago 3. Posibles descuentos 4. Precios primados o descontados 5. Precios psicológicos. DISTRIBUCIÓN (VARIABLE DISTRIBUCIÓN O POLÍTICA DE DISTRIBUCIÓN)El objetivo es poner el producto demandado a disposición del mercado, es decir, hacer llegar el producto hasta el consumidor, de manera que se facilite y estimule su adquisición por éste. Las principales decisiones a tomar son las siguientes: 1. Canal de distribución a utilizar. Llamamos “canal de distribución” al camino seguido por el producto, a través de los intermediarios (que pueden ser mayoristas o minoristas), desde el productor al consumidor. A este respecto, existen las siguientes posibilidades: Canal directo o sin etapas: de fabricante a consumidor,Canal corto o de una etapa, Canal largo o de dos etapas

una comunicación oral en doble sentido entre el cliente y el vendedor. 2. Publicidad. Consiste normalmente en anuncios pagados en medios de comunicación. Distinguimos entre la publicidad de producto (promociona el producto) y la institucional (promociona a la empresa o a la marca). A la hora de hacer publicidad, las decisiones a tomar están relacionadas con el diseño de la campaña publicitaria