Organizaciones Virtuales

Ventajas

Las organizaciones virtuales ofrecen numerosas ventajas, como:

• Incremento de la capacidad productiva, competitividad y flexibilidad.
• Mejora del servicio al cliente.
• Reducción de costes.
• Mejora de la comunicación y control interno.

Desventajas

Sin embargo, también presentan desventajas a considerar:

• Elevadas inversiones y costes operativos.
• Problemas legales.
• Cuestiones de confianza y respeto.
• Choque de culturas.

Tipos de Redes

• Red interna: estable y dinámica.

El Modelo Burocrático y los Sistemas Cooperativos

Características del Modelo Burocrático

El modelo burocrático se caracteriza por:

• Carácter legal de normas y reglamentos.
• Carácter formal de las comunicaciones.
• Carácter racional y división del trabajo.
• Impersonalidad en las relaciones.
• Jerarquía de autoridad.
• Rutinas y procedimientos estandarizados.
• Competencia técnica y meritocrática.
• Especialización de la administración.
• Independencia de los propietarios.
• Profesionalización de los participantes.
• Completa previsión del funcionamiento.

Sistemas Cooperativos según Barnard

Chester Barnard define un sistema cooperativo como un complejo de componentes físicos, biológicos, personales y sociales que se encuentran en una relación matemática específica debido a la cooperación de dos o más personas para conseguir un fin definido. La organización nace cuando se dan tres causas:

1. Personas capaces de comunicarse entre ellas.
2. El personal tiene una disposición definida a contribuir.
3. Todo ello en un ámbito común.

Los directivos actúan como canales de comunicación que buscan mantener la organización en funcionamiento. Esto implica:

• Alta capacidad de asumir responsabilidades.
• Exigencia con la actividad.
• Capacidad para combinar habilidad técnica con factores morales y de demanda.
• Capacidad para crear factores reales para los demás.

Sistemas de Gestión de la Información y Comunicación en las Organizaciones

Sistemas de Gestión de la Información

Los sistemas de gestión de la información son un conjunto de procedimientos que tratan de gestionar la información y los datos de la organización. Sus funciones incluyen:

• Recopilar datos externos e internos.
• Procesar y transformar datos.
• Filtrar información válida.
• Almacenar datos útiles convertidos en información valiosa.
• Proporcionar datos útiles para los sujetos decisores.

Elementos de un Sistema de Información

• Información y datos: el material con el que se trabaja.
• Usuarios: necesitan el sistema para desarrollar sus funciones y responsabilidades.
• Elementos de soporte: permiten recoger, elaborar, difundir, contener y almacenar la información.
• Retroalimentación: evaluación de la información por parte de los usuarios.

Ejemplos de sistemas de información: contabilidad, bases de datos de personal, inventario de recursos humanos.

El Proceso de Comunicación

El proceso de comunicación implica una fuente de información (A) que tiende a obrar sobre un receptor de información (B), de forma que provoque en este la aparición de actos que permitan una regulación de las actividades de B o del grupo al que pertenecen A y B. Todo mensaje pretende influir en el comportamiento actual o futuro del receptor. La comunicación es un proceso de transmisión de información inherente al funcionamiento de las organizaciones.

Elementos del Proceso de Comunicación

• Emisor.
• Codificación: traducción de la información a un lenguaje.
• Mensaje: forma material en que se codifica la información.
• Canal: medio de transmisión.
• Decodificación: proceso de interpretar la información.
• Receptor.
• Ruido: factor perturbador de la comunicación.
• Retroalimentación: revisión del proceso de comunicación.

Etapas del Proceso de Comunicación

1. Desarrollo de la idea que se desea transmitir.
2. Codificación de la idea.
3. Transmisión del mensaje.
4. Recepción del mensaje por parte del receptor.
5. Decodificación del mensaje para su comprensión.
6. Utilización del mensaje una vez recibido.
7. Retroalimentación: comunicación en dos sentidos.

Medios y Flujos de Comunicación

La comunicación en las organizaciones puede ser formal e informal:

• Comunicación formal: medios y canales establecidos conscientemente por la organización.
• Comunicación informal: basada en las relaciones sociales dentro de la organización.

Los medios de comunicación pueden ser orales, no verbales y escritos. La comunicación oral es rápida y económica, permite mayor participación, pero no ofrece constancia precisa de la información transmitida. La comunicación escrita permite un mayor volumen de información y mayor tiempo de disposición de la información.

La comunicación informal incluye flujos horizontales y diagonales. La comunicación externa puede ser operativa, estratégica y de notoriedad:

• Externa operativa: para el desenvolvimiento diario de la actividad (clientes, proveedores…).
• Externa estratégica: obtención de información relevante para la posición competitiva.
• Externa de notoriedad: muestra a la empresa como institución (publicidad, patrocinio).

Dificultades y Barreras Comunicativas

Las dificultades y barreras comunicativas pueden ser de diversos tipos:

• De organización: características del canal empleado, fundamentalmente su longitud.
• Semánticas: proceden del sistema de cifrado y descifrado del mensaje.
• De actitud y conducta: discrepancias entre las actitudes del emisor y el receptor, mal funcionamiento del modelo de relaciones, diferencias en la interpretación de la finalidad del mensaje.
• Físicas (entorno).
• De percepción: física (vista, oído), intelectual (imposibilidad de comprensión del mensaje).
• Psicológica: resistencia interna a su cumplimiento.

El Control de la Información

Para comprobar si la información ha sido recibida, comprendida y aplicada es necesario ejercer algún control para verificar que ha cumplido su función y se han superado las barreras. Algunas recomendaciones para mejorar la comunicación son:

• Utilizar un lenguaje claro para el receptor.
• Reforzar el lenguaje oral con la expresión corporal.
• Emplear la repetición y varios canales.
• Estructurar el mensaje.
• Conocer el receptor y sus características.
• Apoyo en la retroalimentación.