Introducción a la Contabilidad y Gestión Empresarial
Inventario Inicial y Balance
Toda empresa, al iniciar sus operaciones, debe realizar un inventario inicial que consiste en una lista detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones que conforman su patrimonio. Este inventario sirve como base para elaborar el Balance inicial, que refleja la situación financiera de la empresa en ese momento.
Balances de Comprobación y Sumas y Saldos
Periódicamente, se debe elaborar un estado contable que muestre todas las cuentas con sus importes acumulados y sus saldos correspondientes. Este estado, conocido como Balance de comprobación o de sumas y saldos, ayuda a identificar posibles errores en el proceso de contabilización.
Libros Contables
Existen varios libros contables que las empresas deben llevar para registrar sus operaciones financieras. Los principales son:
Libro Diario
El Libro Diario es un registro obligatorio donde se anotan diariamente las operaciones de la empresa. Permite la anotación conjunta de las operaciones realizadas durante un mes o trimestre, siempre que el detalle de las mismas aparezca en otros libros o registros.
Libro Mayor
El Libro Mayor es un libro potestativo donde se registra el movimiento de cada cuenta en las diferentes fechas en las que se llevaron a cabo las operaciones. Cada cuenta se representa en forma de T, con el debe a la izquierda y el haber a la derecha.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este libro obligatorio incluye:
- Inventarios: Descripción ordenada, detallada y valorada de los elementos patrimoniales de la empresa en un momento determinado.
- Balances de comprobación y de sumas y saldos.
Cuentas Anuales
Las Cuentas Anuales son un conjunto de documentos que reflejan la situación financiera y los resultados de la empresa durante un ejercicio contable. Se componen de:
Balance de Situación
Muestra la composición económico-financiera de la empresa en un momento determinado, separando los bienes y derechos (Activo) de las obligaciones y fondos propios (Pasivo y Neto).
Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Presenta los ingresos y gastos del ejercicio, así como el resultado del mismo, distinguiendo entre resultados de explotación y financieros.
Memoria
Complementa y comenta la información contenida en el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Algunas empresas deben incluir el «Estado de Flujos de Efectivo», que muestra los recursos obtenidos y sus aplicaciones.
Capital Circulante
El Capital Circulante se calcula como la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. Representa los recursos disponibles para financiar las operaciones diarias de la empresa. Un capital circulante positivo indica una buena capacidad para hacer frente a las obligaciones a corto plazo.
Situación Patrimonial de Quiebra
La quiebra ocurre cuando las deudas de la empresa superan el valor de sus activos realizables, debido a pérdidas y activos sin valor. Existen diferentes tipos de quiebra:
- Fortuita: Causada por factores externos a la gestión de la empresa.
- Culpable: Provocada por una mala gestión.
- Fraudulenta: Se intenta ocultar la quiebra mediante actos ilegales.
Periodo Medio de Maduración (PMM)
El PMM económico mide el tiempo que tarda una empresa en recuperar la inversión realizada en el ciclo de explotación. Se divide en cuatro fases:
- Almacenamiento de materias primas (PMM 1)
- Fabricación (PMM 2)
- Almacenamiento de productos terminados (PMM 3)
- Cobro a clientes (PMM 4)
Documentos Comerciales y Medios de Pago
Contrato de Compra-Venta
En un contrato de compra-venta, el vendedor no está obligado a entregar el bien si el comprador no paga el precio o si se descubre que es insolvente, a menos que garantice el pago.
Facturación
La expedición de facturas es obligatoria en diversos casos, como cuando el destinatario es una Administración Pública, otro empresario o profesional, o cuando se trata de exportaciones o entregas intracomunitarias.
Obligaciones del Empresario
El empresario debe conservar las facturas durante los plazos de prescripción del IVA (generalmente 4 años) y expedir factura por cada entrega de bienes o prestación de servicios.
Expedición de Facturas por Terceros
Los destinatarios o terceras personas pueden expedir facturas con autorización previa y por escrito del empresario.
Duplicados y Copias de Facturas
Se pueden expedir duplicados o copias de facturas en caso de varios destinatarios o pérdida del original.
Medios de Pago
Cheque
El librador de un cheque sin fondos debe pagar al tenedor el importe del cheque, un 10% adicional, indemnización por daños y perjuicios, e intereses.
Letra de Cambio
La letra de cambio es un documento que obliga al librado a pagar una cantidad de dinero al tomador en una fecha determinada.
Pagaré
El pagaré es una promesa de pago de una cantidad de dinero por parte del firmante a favor del beneficiario.
Conclusión
La contabilidad y la gestión empresarial son aspectos fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Comprender los conceptos básicos de contabilidad, los documentos comerciales y los medios de pago es esencial para tomar decisiones financieras acertadas y garantizar la sostenibilidad del negocio.