Organización y Principios Organizativos

Organización

Estudia aquellos principios y leyes que permiten distribuir los recursos de la empresa de manera eficiente para conseguir más fácilmente sus objetivos. Es importante en las empresas por dos motivos:

Ganar dinero

Montamos una empresa para ganar dinero, cuanto más organizada esté, más dinero obtendrá.

Competencia

Si no somos tan eficientes como nuestros competidores, perderemos clientes. El mercado expulsa a aquellas empresas poco eficientes. En una empresa, una buena organización no garantiza el éxito, pero una mala te asegura el fracaso.

Principio Organizativo

Es una regla que mejora el funcionamiento de la empresa y la hace más eficiente. Estos principios no hay que aplicarlos de forma inflexible, sino adaptarlos a cada empresa particular. Los principios más importantes son:

Principio de División de Trabajo

Consiste en fraccionar en tareas más sencillas toda la actividad de la empresa. Posteriormente, a cada trabajador se le asignan alguna de estas tareas, y ese es su puesto de trabajo. De esta manera, todos los trabajadores saben lo que tienen que hacer, ninguna tarea se queda sin hacer y evitamos conflictos dentro de la empresa. Tenemos que decidir si a nuestros trabajadores asignar muchas o pocas tareas.

• Pocas tareas: especializado pero monótono.
• Medias tareas: entretenido pero poco eficiente.

Principio de Jerarquía

Dentro de la empresa tiene que quedar claro quién manda y quién obedece. A estos distintos niveles de autoridad se los llama jerarquía o cadena de mando.

Principio de Unidad de Mando

Para evitar situaciones de conflictos con los empleados, cada trabajador debe recibir órdenes de un único jefe.

Principio de Autoridad

La autoridad va siempre unida a las consecuencias y a los resultados que se deriven de ejercer dicha autoridad. Cuanto mayor es la autoridad dentro de la empresa, mayor es la responsabilidad de los resultados obtenidos.

Principio de Delegación de Autoridad

Cuando la empresa crece y aumenta el volumen de trabajo, los trabajadores pueden verse desbordados. El principio dice que se deben delegar parte de las tareas a otras personas para que nos ayuden. A esto le llamamos delegación de autoridad o delegación de funciones.

Escuelas de Organización

Una vez organizada nuestra empresa, tenemos que decidir qué estilo de organización queremos aplicarle. Hay dos grandes escuelas de organización:

Escuela Clásica

• Época: Revolución Industrial.
• Autores: Taylor, Fayol y Henry Ford.
• Objetivos: Lo que Taylor pretendía era racionalizar el trabajo, eliminar los tiempos muertos, marcar los movimientos de cada trabajador, para aumentar la productividad. Ford plasmó todo esto en la cadena de montaje. Fayol lo que intentaba era organizar toda la empresa, fue quien formuló los principios organizativos, mantenía que una buena administración hacía más eficiente toda la empresa.
• Consideración del trabajador: El trabajador es un ser vago y egoísta que hará lo menos posible. Modelo tradicional o teoría X: el ser humano es pasivo, tiende a evitar responsabilidades, por ello debe ser dirigido, controlado y obligado a desempeñar su trabajo, su principal objetivo es la máxima seguridad en el empleo y la máxima remuneración económica. Actúa por incentivos económicos.
• Forma de motivarle: Se proponían unos salarios basados en el rendimiento, así el trabajador que tuviera un rendimiento más alto obtendría mayor retribución.
• Ventajas: El taylorismo fue bien acogido en principio por los empresarios, que aumentaban su producción, y los trabajadores, que ganaban más dinero.
• Principales fallos: A medida que pasaba el tiempo, los trabajadores protestaban por la monotonía del trabajo, que producía cansancio y fatiga.
• Conclusión: Esta escuela fue la primera que intentó organizar la empresa. Lo hizo según criterios mecánicos, lo que hizo aumentar la producción, pero olvidó la parte humana de la empresa.

Escuela de las Relaciones Humanas

• Principios del siglo XX: Con la aparición de la psicología.
• 1929: Experimentos en una fábrica. Lo hizo Elton Mayo.
• Objetivos: A partir de las críticas del taylorismo, se buscaron métodos para solucionar la monotonía del trabajo (hacerlo más humano). Comprobó que los trabajadores mejoraban su rendimiento con variación en la luz, música ambiental, organizándolos en grupo, etc. Sus conclusiones fueron que existen incentivos aparte del dinero (incentivos sociales).
• Consideración al trabajo:
  • La motivación constituye el núcleo de las relaciones laborales.
  • Los trabajadores motivados rinden más.
  • Las personas tienen una serie de necesidades que producen insatisfacción si no se consiguen. El empuje que les hace falta para conseguir estas necesidades es la motivación.
  • Teoría Y: La conducta de las personas responde a la consecuencia de unas necesidades jerarquizadas. Además del control, la obligación y el castigo, hay más medios.
  • Teoría Z: Adaptación del modelo japonés a las teorías occidentales, se basa en las decisiones en equipo y la importancia del grupo, sus características son el consenso y la participación.
• Forma de motivarles: Hay muchas clasificaciones de necesidades, pero una de las más conocidas es la de la pirámide de Maslow.

Necesidades según Maslow

1. Necesidades fisiológicas: Son las necesidades básicas (comer, dormir, etc.).
2. Necesidades de seguridad: Son la consolidación de las anteriores.
3. Necesidades sociales o estatus: Las de amor y afecto, y sentirse aceptado por un grupo.
4. Necesidades de autoestima: Confianza en uno mismo, fama, prestigio.
5. Necesidades de autorrealización: Es el deseo de llegar más allá, hasta donde la persona sea capaz.

Incentivos según Maslow

1. Obtener un puesto de trabajo y dinero con el que conseguir satisfacer esas necesidades básicas.
2. Obtener un contrato indefinido, un seguro, una jubilación.
3. Sentirse considerado, respetado e integrado en la empresa.
4. Ser valorado, reconocida la capacidad del trabajo por la empresa.
5. Conseguir el objetivo laboral que el trabajador se hubiera propuesto (jefe, director).

• Ventajas: Mejoró la condición de vida de muchos trabajadores.
• Fallos: No todo es motivación en la empresa, hace falta organización.

Departamentos

Agrupaciones de trabajadores que realizan funciones parecidas dentro de la empresa. Al frente de cada departamento hay un responsable con autonomía para gestionar su departamento y por el que tiene que responder ante sus superiores. De esta manera, cada jefe dirige un número limitado de empleados a su cargo y se facilita la gestión de la empresa. Lo podemos hacer en base a distintos criterios:

1. Funciones: El más habitual. En base a las funciones más habituales de la empresa: almacén, fabricados, administrativo.
2. Geográficos: Es muy habitual en empresas que tienen muchos puntos de venta o que trabajan en distintas áreas geográficas.
3. Clientes: Se produce en empresas que tienen grupos bien diferenciados: particulares, empresas.
4. Productos: Se utiliza sobre todo en empresas industriales que producen varias líneas de productos: electrodomésticos, barcos, etc.
5. Otros: Podemos utilizar cualquier otro criterio relevante para nuestra empresa.

Comunicación

Es uno de los elementos que más influencia tienen en la eficiencia de la organización. Una buena comunicación ayuda a conseguir objetivos, mejora el ambiente, la toma de decisiones. Hoy en día, se busca que cada trabajador reciba únicamente la información que necesita. Hay tres flujos de comunicación:

Comunicación Descendente

Es aquella que va desde los niveles más altos a los más bajos de la empresa. Se utiliza sobre todo para mandar, para transmitir órdenes e instrucciones a los empleados. Sigue la cadena de mando de la empresa, suele hacerse de forma oral o escrita.

Comunicación Ascendente

Va desde los niveles más bajos a los más altos de la empresa. Se utiliza para que los jefes conozcan la situación de sus empleados (quejas, problemas, etc.) a través de reuniones periódicas, entrevistas. Sigue la cadena de mando.

Comunicación Lateral

Se produce entre trabajadores con el mismo nivel jerárquico. Se utiliza para coordinarse y resolver conflictos dentro de la empresa. Se realiza a través de reuniones. Si falla alguno de ellos, la empresa funcionará mal o no funcionará.