1. CONTROL DE PERSONAL. El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto a lo planteado
. El objetivo fundamental del control es, asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Todo tipo de control debe reunir las siguientes características:

–

Adaptarse al tipo de operaciones o situaciones que desea controlar.

– Reflejar rápidamente los desvíos.

– Ser flexible, económicos, comprensibles.

– Deben tener en cuenta el modelo de la organización.

El control de personal de la empresa se enfoca desde un doble aspecto:

• Control de los objetivos marcados por la dirección

  
  Toda empresa en la que hay unos objetivos se debe establecer un sistema de control capaz de medir los resultados alcanzados y de contrastar con los objetivos marcados inicialmente. La dirección de la empresa estudiará el funcionamiento de los departamentos o persona responsable de que no se cumplen los objetivos, y adoptará las medidas necesarias. La eficacia del sistema de control dependerá en gran medida del sistema de captación de la información que se haya establecido.
  

  Los sistemas de captación de información más utilizados son:

  • –
    

    Encuesta

    El personal de la empresa cumplimentará cuestionarios anónimos, que serán muy útiles para comprobar el clima laboral en la empresa.
  • –
    

    Informe de los mandos intermedios

    Lo realizan los jefes de los departamentos. En estos informes se suele valorar, la formación, la eficacia, la colaboración, la puntualidad, etc.
  • –
    

    Quejas, reclamaciones y petición de traslado

    Si se producen con mucha frecuencia, pueden proporcionar una idea sobre las dificultades de integración de quien las formula.
  • –
    

    Análisis de asistencia

    La información sobre la asistencia y la puntualidad proporciona una idea bastante objetiva de la actitud de los trabajadores y el clima laboral.
  • –
    

    Auditorías internas

    Los departamentos de las empresas suelen ser sometidas a auditorías internas o inspecciones sobre el rendimiento del personal, estas auditorías se denominan auditorías sociales.

• Aspectos disciplinarios

  
  El control disciplinario es un aspecto parcial del sistema general de control de personal. Es importante cuando se trata de absentismo laboral.

1. El control del absentismo laboral

   
   Es el conjunto de ausencias de los trabajadores, ya sean justificadas o no justificadas. El absentismo puede ser causa de extinción del contrato de trabajo. 
   

   Las principales causas de absentismo son las siguientes

• • Enfermedades gripales, pulmonares o respiratorias.
  • Licores, drogas y vida nocturna.
  • Insomnio y estrés laboral.
  • Falta de motivación.

Para justificar las faltas por causas médicas, el trabajador debe presentar los partes médicos de baja, continuación y alta en la empresa, en los siguientes plazos
:

–Parte médico de baja: 3 días desde la fecha de expedición.

– Parte de confirmación de baja: el médico lo firmará al 4º día.

– Segundo parte de confirmación a la semana.

– Parte médico de alta. Se entregará a la empresa en 24 horas desde que lo recibe.

2. El control horario

El principal objetivo para implantar un sistema para controlar la permanencia en la empresa es garantizar el cumplimiento de horarios de los trabajadores.

Existen varios sistemas para controlar el tiempo de trabajo;
por medio de un parte de firmas, de un reloj con tarjeta personalizada para firmar, por huellas digitales.

El control de permanencia en la empresa puede suponer un valor añadido para los empleados, ya que pueden en algunos terminales, consultar su estado de horas, y en su caso trabajar de una forma más flexible.

2. EL EXPEDIENTE PERSONAL Y SU ARCHIVO. El expediente personal

Ed un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que reflejan el historial laboral de cada trabajador de la empresa, su formación, funciones, altas, bajas, etc. Cada expediente consta de las siguientes partes:

• Carpetilla: Contenedor en el que se guarde el expediente.
• Extracto o resumen: Hoja en la que se anotan cada uno de los documentos de que consta el expediente personal.
• Documentación: Diferentes documentos que forman el expediente.

Los documentos que con mayor frecuencia aparecen en un expediente son:

• Carta de solicitud de empleo.
• Currículum vitae.
• Ficha de los datos personales.
• Resultado de las pruebas de selección a que fue sometido.
• Perfil detectado en la entrevista de selección.
• Copia de la documentación relativa a la Seguridad Social.
• Cursos de formación permanente realizados, en la empresa y en otras instituciones públicas y privadas.
• Copia del contrato de trabajo.
• Títulos de otros estudios realizados.
• Títulos de estudio acreditados para conseguir el puesto de trabajo.

La clasificación de los expedientes de los trabajadores dependerá del tamaño de la empresa:

• Pequeña empresa. La forma más sencilla consiste en ordenar los expedientes alfabéticamente. También puede ordenarse por categorías profesionales, y dentro de cada categoría, alfabéticamente.

• Gran empresa

  
  En el departamento de personal donde se gestionarán y guardarán los expedientes personales, y dentro de cada categoría, alfabéticamente. Los expedientes se organizarán alfabéticamente por departamento, dentro de cada departamento por categoría profesionales, y dentro de cada categoría, alfabéticamente.

Los expedientes, para que cumplan su función deben estar actualizados constantemente, cada vez que se produzca cualquier variación, esta debe ser anotada en el expediente junto al documento preciso.

Algunas de las variaciones son:

• Cambio de categorías profesionales.
• Ascensos.
• Movilidad física del puesto de trabajo.
• Nuevos cursos de formación.
• Excedencias.

1. ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Esta planificación se lleva a cabo a través de una serie de etapas que son las siguientes:

– Planificación de los recursos humanos.

-Análisis del puesto de trabajo.

– Cobertura de las necesidades de recursos humanos en la empresa. 

– Aumento potencial humano y desarrollo individual.

– Evaluación de la actuación de los trabajadores.

– PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La planificación de los recursos humanos en una empresa nos permite a la posibilidad de tener el número adecuado de trabajadores, con la cualificación adecuada para realizar las labores de producción o prestación de servicios objetivo empresarial, ayudando a la organización a alcanzar los objetivos estratégicos que se ha marcado.

La planificación de los recursos humanos sirve para determinar:

– Cuántos empleados y de qué clase necesita la empresa.

– Cómo se conseguirán los empleados (reclutamiento).

– Las necesidades de formación al nuevo personal.

– ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

El término puesto de trabajo, suele referirse al  “espacio” o lugar que un trabajador ocupa en una empresa “Hay tres vacantes para diferentes puestos de trabajo”, podría leerse en un aviso clasificado en un periódico. Eso, quiere decir que hay tres “lugares” vacíos dentro de la empresa que ofrece el trabajo y que se necesitan entonces, tres personas que los ocupen.

Pero, el término puesto de trabajo también refiere al rol específico que una persona  ocupa dentro de la empresa. Cada vez que una empresa necesita  cubrir uno o más de sus puestos de trabajo, en general, suelen  realizar pruebas minuciosas para encontrar a la nueva persona que  ocupe tal espacio.

Cómo obtener la información

Para obtener la información se puede contar con un responsable o un comité que irá rotando por los diferentes puestos analizando las funciones que se llevan a cabo (sin valorar o interferir), entrevistándose con algunos empleados clave (también se pueden pasar cuestionarios) y/o reuniéndose con los responsables de área.

– COBERTURA DE LAS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS DE LA

EMPRESA:

Una vez determinadas las necesidades de recursos humanos de la empresa, deben cubrirse los puestos de trabajo. La dotación de personal consiste en reclutar a los aspirantes a un puesto de trabajo (candidatos) seleccionar los candidatos más adecuados y orientarlos y asignarles a los distintos puestos de trabajo.

– AUMENTO DEL POTENCIAL HUMANO Y DESARROLLO DEL INDIVIDUO:

Es un objetivo primordial hoy en día de los departamentos de recursos humanos decidir, diseñar y poner en marcha programas de formación y perfeccionamiento de los empleados con objeto de mejorar sus capacidades y sus rendimientos. Esta formación continua se hace necesaria hoy día por los cambios tan rápidos que se producen en las tecnologías y la necesidad de disponer de una fuerza laboral que se capaz de llevar a cabo nuevas tareas.

– EVALUACIÓN DE LA ACTUACIÓN DE LOS TRABAJADORES:

Aunque a nadie le gusta que le midan sus niveles de rendimiento, la evaluación es necesaria para conocer y hacer un seguimiento de la contribución de los empleados. A partir de esa evaluación, se toman decisiones relativas a ascensos, traslados, formación y retribución (reconocimiento de las diferencias personales).

2. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

 Ventajas:

– Plantea en el presente las posibilidades de futuro.    – Permite prever problemas y tomar decisiones de manera preventiva.     – Detecta las amenazas y oportunidades del entorno con anterioridad a que se produzcan.    – Establece objetivos a largo y medio plazo.

Inconvenientes.    – Para su diseño requiere un profundo conocimiento de la empresa y el entorno.    – Sus beneficios no siempre se ven a corto plazo.

3. PERFIL PROFESIONAL Y PROFESIOGRÁMA

El profesiograma es un documento que organiza las conexiones técnico-organizativas por medio de una gráfica en que se resumen las aptitudes y capacidades de los puestos de trabajo que existen y los que cumplen los trabajadores.

El profesiograma debe recoger obligatoriamente:

• La denominación del puesto de trabajo
• La descripción profesional del puesto de trabajo
• La descripción técnica del puesto de trabajo
• La descripción orgánica del puesto de trabajo
• Otras características y necesidades que se pudieran requerir

Por otra parte, el profesiograma se debe componer de seis denominaciones concretas:

• La identificación del puesto de trabajo
• El objetivo del puesto de trabajo
• Las responsabilidades del puesto de trabajo
• Las relaciones del puesto de trabajo
• Las condiciones físicas que se requieren para el trabajo, así como sus riesgos
• Los requerimientos que se exigen para ocupar el puesto

Finalidad

En el profesiograma, se valoran las características que debe tener el candidato ideal para el puesto de trabajo concreto, incluyendo una valoración de los niveles de exigencias en los que se puntúa al trabajador en cuanto a su cumplimiento.

Formas de elaboración

Existen muchas formas de elaboración del profesiograma, de manera que un profesiograma no es único ni existe un modelo global, además de estar bien diferenciado en cuanto a los cambios de los tiempos y el entorno laboral además de diferenciarse en cada puesto de trabajo.

De donde surge

El profesiograma surge de la necesidad de valorar el puesto de trabajo y los trabajadores que lo desempeñarán, ya que los puestos de trabajo y las empresas no son iguales, de manera que es necesario poder realizar unas medidas sobre las características requeridas para poder valorar su efectivo cumplimiento y los candidatos ideales que pueden formar parte de la empresa en este puesto concreto.

4. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

La descripción de los puestos de trabajo es fundamental en la tarea comercial, ya que no sólo es necesaria para la selección, sino también para valorar al equipo, organizar la distribución de tareas, evaluar los excesos de personal o la necesidad de reducirlo. Para que la información del puesto sea adecuada debe contener:

• Identificación del mismo.
• Descripción del sistema de trabajo del departamento comercial a nivel general e individual.
• Funciones principal y secundarias que se van a desarrollar.
• Obligaciones, autoridad y responsabilidad que van asociadas.
• Condicionantes (físicos, edad, culturales, etc.).
• Formación y experiencia necesaria.
• Dificultades que pueden surgir durante el período de formación o en la realización del trabajo.
• Posibles causas de fracaso.
• Grados de satisfacción del trabajo y, por tanto, puntos fuertes de cara a la motivación.
• Jerarquía de mandos.
• Colaboradores a su cargo.
• Valoración del rendimiento.

El profesiograma es el resultado gráfico del análisis del puesto de trabajo que se necesita cubrir. Su objetivo es: definirlo gráficamente, determinar las exigencias del puesto, actualizar los conocimientos del mismo y su marco dentro de la empresa y estudiar, a partir de él, el ajuste de cada candidato a dicho perfil, estableciendo sistemas comparativos.