La Organización como Sistema

Elementos

• Conjunto: Colección bien definida de elementos, donde se establece un objetivo.
• Objetos: Desde un punto de vista estático, los objetos son las actividades que se desarrollan para alcanzar los objetivos. Desde un punto de vista funcional, son las entradas, el proceso, la salida y el control de la retroalimentación.

Interdependencia

• Relaciones simbióticas: Es el grado de interdependencia entre los elementos del sistema. Las partes no pueden funcionar aisladamente, sino en conjunto.
• Relaciones sinérgicas: Es la asociación de varios órganos para la producción de un trabajo. La acción conjunta de los elementos del sistema produce un resultado mayor que la suma de los resultados de forma individual.
• Relaciones superfluas: Son las acciones denominadas de control, es decir, de regulación, que permiten verificar el cumplimiento de los objetivos.

Ambiente

Es el límite de la organización. Interno y externo. Las variables fuera del sistema sobre las que no se tiene control.

Totalidad

El sistema en conjunto es un todo. Se estudia con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en acción.

Teleología

Es el objetivo final perseguido. La interrelación de los componentes hace que se alcance alguna meta u objetivo final.

Recursos

Medios del sistema para realizar actividades que permiten lograr un objetivo. En general, los recursos son: gente, dinero, equipos, etc.

Definición de Sistema Administrativo

Conjunto integrado de procedimientos para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además genera información para el control de los resultados alcanzados. Al decir conjunto integrado no se trata de un procedimiento aislado, para que se cumpla el objetivo de una empresa se requiere el abastecimiento de materias primas, la transformación de los insumos en productos o servicios y operaciones de venta o distribución, así como el pago de los insumos y al personal, y las cobranzas de las ventas.

Pautas de Control Interno

Control interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización teniendo en cuenta 3 aspectos específicos:

Eficiencia Operativa

Es elegir la alternativa que produzca mayor resultado con una cantidad de recursos dados. Si no se protegen los bienes involucrados en la operación se estaría haciendo un mal uso de ellos.

Confiabilidad de la Información

Es la exactitud y veracidad de los datos. La información debe cumplir con los requisitos de relevancia, claridad y pertinencia y oportunidad, sin olvidar la relación utilidad y el costo de obtenerla.

Protección del Patrimonio

Sentido tradicional: cuentas a cobrar, mercaderías o bienes de uso en las operaciones de la empresa. Sentido amplio, otros activos de la empresa: la clientela, el prestigio, el conocimiento y creatividad del personal.

Elementos Básicos

Estructura Organizativa

Proporciona especificaciones para la toma de decisiones. Establece niveles de autoridad y define el contenido de los cargos, funciones, responsabilidades y el alcance del control. Establece quiénes son los encargados del diseño de la estructura y de los procedimientos y también quiénes deben controlar.

Procedimientos Estándar

Especificar las prácticas y normas de aplicación, incluyendo los soportes de información, archivos y registros.

Capacidad del Personal

El personal es un elemento indispensable para que la estructura y los procedimientos tengan sentido, pero se necesita de personal capacitado, con esto se entiende: la educación previa, experiencia en el trabajo y la iniciativa y trabajo en equipo.

Distintos Enfoques de Diseño

Afinación del Diseño Actual

Consiste en un mejoramiento del diseño actual y generalmente se establecen cambios parciales en forma incremental. Este enfoque resulta de aplicación cuando se detectan problemas y limitaciones en el funcionamiento actual, pero no existe la necesidad de un cambio a fondo, es decir, se rediseña dentro de los límites y utilizando la técnica de resolución de problemas.

Diseño con Base Cero o Reingeniería

Implica cambiar de manera drástica la organización, ignorando el diseño actual. Se lo denomina así porque es comenzar de cero o en una hoja en blanco.

Metodología Tradicional

La metodología comprende etapas bien definidas que deben cumplirse para el desarrollo de un proyecto.

Etapa 1: Definición de Trabajo

Objetivo

En esta etapa, el responsable del proyecto deberá establecer el objetivo y el alcance de la tarea por realizar y a partir de allí se desarrollará la indicación de tiempos y recursos disponibles.

Actividades

• Estudio preliminar: A través de contactos a niveles ejecutivos y jerárquicos se establecerá un acuerdo acerca de los objetivos y alcances.
• Definición del Plan de Trabajo: Se basa en el cronograma de las distintas etapas del proyecto, se definirá minimizar el costo del proyecto (tiempo y recursos).

Productos a Generar

• Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.

Etapa 2: Relevamiento

Objetivo

Es una etapa de búsqueda e investigación de sistemas administrativos (características de los procedimientos, sectores, formularios, archivos, soporte computacional, etc.) a fin de detectar problemas y analizarlos.

Actividades

1. Recopilación de antecedentes: Obtener información de distintas fuentes (manuales de procedimientos, cursogramas, normas de control interno, archivos, etc.).
2. Encuestas: Permiten, a través del uso de formularios, recopilar gran cantidad de información detallada.
3. Entrevistas: El contacto directo con el entrevistado es un medio muy importante para la obtención de información, especialmente de los niveles jerárquicos y de supervisión. Los temas que se tratan son sobre los procedimientos, así como el uso de alternativas y sus requerimientos en cuanto a información, seguridad y tiempo de respuesta.
4. Observación directa: En esta actividad se toma conocimiento directo de aspectos que no pudieron ser revelados en los pasos anteriores (características operativas y de control de los procedimientos, circulación y cantidad de información, etc.). Corrobora y amplía la información obtenida.

Productos a Generar

• Antecedentes generales sobre las normas de procedimientos y control interno.
• Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos. Soporte informático utilizado.

Etapa 3: Análisis

Objetivo

Se analiza la información obtenida en la etapa anterior a fin de evaluar los sistemas administrativos vigentes y elaborar un diagnóstico de la situación observada y de la que se intenta superar mediante mejoras.

Actividades

1. Compatibilización de la información: Los datos relevados por los distintos métodos deben compatibilizarse entre sí a fin de evitar información incompleta para ellos:
2. Evaluación técnica: Esta tarea se realizará en forma metódica sobre la información ordenada y completa, se refiere a: disponibilidad de información; cumplimiento de recaudos de control interno, cantidad y grado de capacitación del personal, adecuación de los formularios y archivos en uso; congruencia del sistema.
3. Elaboración del diagnóstico: Se observan los problemas detectados en la etapa de análisis y los cambios que se sugieren. Se presenta a las autoridades como un documento escrito y en una reunión se explicarán sus observaciones y podrán ser incorporadas al nuevo diseño.

Productos a Generar

• Diagnóstico-presentación ejecutiva.

Etapa 4

: DISEÑO:objetivo en esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del diagnostico, la solucion final que se presentara al cliente, es decir los nuevos sistemas adm y los elementos para su funcionamiento. Actividades: 1 diseño global este primer pado consistira en delimitar el sistema, su proposito es definiro mediantes un esquema de funcionamiento(entradas,archivosprocesos y salidas) 2 Presentacion del proyecto el proyecto sera presentado a las autoridades para la aprob. 3 Diseño detallado: se realizara a partir del diseño probado y comprendera la elaboracion de cursogramas o diagramas de flujo del nuevo sistema, la redaccion de manuales de procedimiento, el diseño de formularios y archivos, y un nuevo software si es necesario. Productos a generar -Manuales de procedimiento que incluyan: descripciones de procedimientos, cursogramas,formularios- Aplicacion d eun software si es necesario

Etapa 5: IMPLEMENTACION: Objetivo: esta etapa comprende las actividades necesarias para poner en funcionamiento el nuevo sistema. Actividades: 1 Programar la implementacion(coordinan temporalmente las tareas a fin de disponer de los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo sist) 2 Entrenamiento del personal: sobre la base d elos manuales entregados, se realizara la capacitacion del personal, con la finalidad de explicar su contenido y su uso. 3 Puesta en marcha(la implementacion se completa cuando en el equipamiento y el software se realizan las pruebas funcionales del nuevo sist. A partir de alli el sistema comenzara a operar bajo responsabilidades del usuarui, pero durante un lapso, con el apoyo del analista para la atencion de consultas y realizar ajustes) Productos a generar(nuevo sistema en condiciones de operar)

Normas especificas del control interno Subsustema Compras: separacion de funciones; iniciacion del tramite de compra; obtencion de un numero determinado de cotizaciones;autorizacion de la compra; punto de pedido;control d ela merc recibida;constitucion de seguros sobre mercad;prenumeracion de formularios)

Normas especificas del control interno Subsistema Pagos:separacion de funciones;concentracion de responsabilidad;separacion total de los fondos;rotacion del personal, contabilizacion de las operaciones; arqueos sopresivos; conciliacion bancaria)

Normas especificas del control interno Subsistema de Produccion: existencia de inventario permanente o registros contables;realizacion de recuentos fisicos periodicos;ajustes de inventario;custodia de existencias;documentacion de todo movimiento de existencias;fijacion de stocks minimos y lote optimo, contratacion de seguros)

Normas especificas del control interno Subsistema Ventas:(separacion de funciones;aprobacion de la venta;bonificaciones;movimiento de bienes-respaldo de comprobantes;documentacion, control de la facturacion)

Normas especificas del control interno Subsistema de Cobranzas: separacion de funciones;concentracion de responsabilidad;separacion total de los fondos;rotacion del personal, contabilizacion de las operaciones; arqueos sopresivos; conciliacion bancaria

REINGENIERIA: es rediseñar sistemas existentes partiendo de cero, creando nuevas formas de trabajo; capitalizando la experiencia acumulada y aplicando nuevas tecnologias. En otrras palabras  es el rediseño radical de procesos, para alcanzar mejoras en medidas criticas, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. ¿Porque se usa? ante los cambios en el contexto se exije una mejora constante de las tecnicas, algunos cambios: nuevas tecnologias, globalizacion d ela economia y desaparicion de las fronteras, nuevas expectativa y preferencias de los clientes, cambios en los estilos de vida, saturacion de los mercados e incremento de la competitividad.Cambios de la reingenieria a partir de estas modificaciones en el contexto: a)cambio radical en los procesos fundamentales y criticos, b)ruptura y «cirugia amarga» y drastica de estructuras y proced actuales, c)transofrmacion de la totalidad del proceso, d)mejora significativa en costos,producc,tiempo,etc.

La reingenieria e suna tecnica no tradicional, se la concideca como una moderna filosofia de gestion, por las sig caract y consecuencias: Mayor participacion de los trabajadores en la toma de deciciones, con mayor autonomia para reducir la necesidar de recurrir a superiores; Procesos con multiples versiones; Los gerentes actuan menos como supervisiores y mas como entrenadores; Se modifican las unidades de trabajo y los departamentos funcionales se convierten en equipos de procesos; La responsabilidad d elos trabajadores pasa a ser individual; El trabajo genera mayor satisfaccion al ser mas autonomo y enriquecido)

¿Que efectos ha producido la reingenieria? Los cambios producidos en las empresas que han rediseñado drasticamente sus procesos ha sido reunidos de la siguiente forma: a)cambios en las tareas asignadas; b)cambios en las unidades de trabajo;c)cambio en el papel d elos trabajadores;d)cambios en la formacion. De capacitacion especifica para el desempeño d eun cargo educacional e integral y continua basada en habilidades personales que facilite la adaptacion a nuevos cambios;e)cambios en las medidas de evaluacion del desempeño y las compensaciones. De basadas en la actividad en el pasado a resultados alcanzados y creacion de valor para la org y sus clientes;f)cambios en los criterios de ascenso;g)cambios en los valores sociales;h)cambios en las habilidades y funciones de los directvbos,i)cambios en la estructura. de jerarquica con muchos niveles, centralizada y mecanicista a horizonral con pocos niveles, flexible, descentralizada y organiza).

¿Como disminuir el riesgo de fracaso d elas reingenierias? a)tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo radicalmente; b)no concentrarse en los procesos y trabajar en otros temas tradicioneles;c)conformarse con resultados de poca importancia;d)abandonar el esfuerzo antes de tiempo cuando aparecen naturales conflictos;e)intentar que la ingenieria se haga de arriba hacia abajo;f)no destinar los recursos y el liderazgo apropiado;g)aceptar los costos de resistencias y disconformidades;h)hacer con rapidezel esfuerzo.

Etapas de una Rapida Reingenieria: 1 Preparacion: el proposito es movilizar, organizar y estimular a las personas que vana  realizar la reing. 2 Identificacion: desarrollar y comprender un modelo de negocio basado en procesos orientados al cliente. 3 Vision: desarrollar una clara vision del proceso y sus elementos como estructura, sistemas, flujo de inform y problemas potenciales. 4 Solucion: esta etapa se divide en diseño tecnico, diseño social, transformacion

Procesos Operativos: incluyen todas las actividades tecnicas como el abastecimiento, la produccion, y la distribucion de productos y servicios que consituyen el proposito y objetivos primarios de creacion de valor para los clientes externos y servicios de apoyo para los clientes internos.

Caracteristicas a tener en cuenta para un proyecto de Reingenieria: a)el proceso de reingenieria debe tener un enfoque estrategico, dentro d elos lineamientos d elas estrategias de negocios funcionales de la org. b)el proceso debe estar centrado en la gente. No solo en cuanto a su participacion (directivos, gerentes, consultores, trabajadores, especialistas) sino tambien al impacto personal y social. c)La automatizacion encarada sin la previa revision d elos procedimientos puede simplemente haer mas rapido lo que ya veniamos haciendo»;d)los integrantes d elos equipos deben ser elegidos cuidadosamente. Ademas deben ser entrenados para trabajar en este tipo de cambio.