La Empresa y su Administración: Guía Completa de Gestión Empresarial

La Función Financiera de la Empresa

1. La Función Financiera

Para llevar a cabo la actividad productiva, es indispensable la obtención de fondos financieros y otras funciones como:

Planificación financiera
Obtención de recursos financieros
Decisión de inversión
Control del equilibrio financiero

2. Las Fuentes de Financiación de la Empresa

Para hacer frente a sus necesidades dinerarias, se clasifican mediante tres criterios:

Según el plazo de devolución de la fuente financiera:
- Corto plazo (menos de un año)
- Largo plazo (más de un año)
Según la procedencia:
- Interna
- Externa
Según su propiedad:
- Propia
- Ajena

3. Recursos Propios o Financiación Propia

Son los recursos más estables de que dispone la empresa, pero tienen más riesgo ya que los socios son los últimos en recibir la parte correspondiente.

3.1. El Capital

Formado por las aportaciones de los socios al construirse la sociedad.

3.2. Financiación Interna o Autofinanciación

Una empresa que obtiene beneficios debe decidir cómo repartirlos, de dos maneras:

Autofinanciación de enriquecimiento: Beneficios que los socios renuncian a repartirse y pasan a formar parte de la empresa, como reservas.
Autofinanciación de mantenimiento: Pretende mantener intacta la capacidad productiva de la empresa.

Ventajas y Desventajas de la Autofinanciación

Ventajas:

Otorga a la empresa más autonomía.
Aporta liquidez al mercado de capitales.
Recursos no remunerados explícitamente.

Desventajas:

Disminuye los dividendos.
Fondos que se generan de manera lenta y gradual.

4. Financiación Ajena a Largo Plazo

Necesitan más recursos financieros de los que proporciona la financiación propia. Los recursos financieros a largo plazo son aquellos de los cuales la empresa dispone durante un tiempo superior a un año.

Préstamos o créditos bancarios a largo plazo.
Los empréstitos: Títulos de crédito que emiten las empresas y que son comprados por particulares a cambio de un interés.
Deudas a largo plazo con proveedores.
El leasing: La empresa incorpora un elemento de activo no corriente a cambio de una cuota de arrendamiento.
Renting: Alquiler de bienes sin opción a compra para el usuario.

5. Recursos Ajenos a Corto Plazo

Préstamos a corto plazo: Pedir dinero a una entidad bancaria.
Créditos bancarios a corto plazo: dos modalidades:
- Descubierto de la cuenta: consiste en la utilización de un importe superior al saldo disponible de la cuenta corriente.
- Cuenta de crédito: Disponer de recursos para prever posibles necesidades, pero no se sabe exactamente qué cantidad se precisará.
Crédito comercial: financiación automática que consigue la empresa cuando deja de deber las compras.
Descuento de efectos: Si las empresas necesitan liquidez, pueden descontar los efectos a los bancos y estos anticipan el importe del efecto.
Factoring: Consiste en la venta de la totalidad de los derechos de créditos sobre clientes a una empresa llamada factor.
Fondos de financiación espontánea: Fuentes que tiene la empresa y no requieren ninguna negociación previa.

Producción e Inventarios

Concepto de Producción

Económico: Elaboración de productos con la finalidad de satisfacer necesidades humanas.
Técnico: Combinación de una serie de elementos para obtener bienes y servicios.
Utilitario: Proceso mediante el cual se añade valor a las cosas.

Clasificación de la Producción

Según el horizonte temporal:
- Continua: se realiza sin interrupciones.
- Intermitente: con interrupciones.
Según la relación entre mano de obra y maquinaria:
- Artesanal: esfuerzo humano.
- Mecanizada: equilibrio entre mano de obra y maquinaria.
- Automatizada: intervienen solo máquinas.
Según el tipo de producto obtenido:
- Individual: características únicas en cada producto.
- Serie: se genera todo en cadena, productos iguales.

Distinción entre Eficiencia y Eficacia

Eficiencia: Capacidad de la empresa para conseguir objetivos.
Eficacia: Logro de objetivos fijados a cualquier coste.

Punto Muerto

Cantidad de ventas que debe realizar un empresario para cubrir todos los costes.

Ventajas del Punto Muerto

Informa de riesgos.
Aclara los efectos.
Explica cambios en los beneficios.

Inconvenientes del Punto Muerto

El volumen de productos no vendidos no es independiente del precio de venta.
Los costes variables pueden incrementar al igual que la producción.
Clasificar costes fijos y variables depende del horizonte de tiempo empleado.

Métodos y Técnicas de Planificación de la Producción

Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT): Método para analizar las tareas en la realización de un proyecto dado y analizar el tiempo para completar cada tarea e identificar el tiempo mínimo para completar el proyecto total.
Gráfico de Gantt: Representación gráfica donde se controla de forma simultánea todas las actividades que se realizan y se observa el grado de cumplimiento de cada actividad y su posible retraso o adelanto.

Aprovisionamientos e Inventarios

Objetivos de los Inventarios

Suministrar al departamento de producción los materiales necesarios para la fabricación.
Suministrar al departamento de ventas los productos que ha de comercializar.

Función de los Inventarios

Realizar las compras de los productos.
Organizar el almacén para guardar los productos comprados y acabados.
Gestionar los inventarios, calculando la cantidad de productos que se ha de almacenar y el ritmo de pedidos.

Existencias

Materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes.

Materias primas: Para elaboración de productos.
Productos semielaborados: Producto a la espera de ser elaborado.
Producto acabado: Productos fabricados destinados al consumo.
Existencias comerciales: Comprado por la empresa para su venta.
Otros aprovisionamientos: Combustibles, recambios, etc.
Subproductos: Residuos y materiales recuperables.

Funciones de las Existencias

Para no quedarse sin stock ante un crecimiento de la demanda.
Pueden existir diferencias en la demanda dependiendo de la época del año.
Importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

Clasificación de los Costes de las Existencias

Pedido: Realización del pedido.
Adquisición: Coste de las existencias.
Mantenimiento de inventarios: Costes que tiene la empresa por mantener sus existencias.
Costes de ruptura de stock: Costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias.

Administración de Empresas

Teorías sobre la Administración de Empresas

Dos escuelas principales:

1. Organización Científica del Trabajo (F.W. Taylor)

Separación dirección-ejecución.
Aplicación de métodos científicos.
División del trabajo.
Selección del personal más adecuado.
Organización funcional.
Remuneración que incentive el esfuerzo.

2. Escuela de las Relaciones Humanas (Elton Mayo)

Las personas no son máquinas.
Importancia de las motivaciones.
Importancia del grupo.
Mayor especialización.

Enfoque Contingente

La manera de organizar la empresa depende del entorno:

Entornos diferentes.
Sistemas técnicos diferentes.
Distinto tamaño.

La Dirección de la Empresa

Se ocupa de coordinar e integrar los recursos materiales y humanos de la empresa.

Tres Niveles de Dirección

Alta dirección: Se encargan de la planificación a largo plazo (objetivos).
Dirección intermedia: Jefes de departamento, su función es traducir y concretar los directivos fijadas por la alta dirección.
Dirección operativa: Responsable de asignar y supervisar las tareas de los trabajadores.

Liderazgo

(No confundir con dirección)

Origen del Liderazgo

Poder de recompensa.
Poder de creación.
Poder legítimo.
Poder de referencia.
Poder experto.

Tipos de Liderazgo

Autócrata: Establece objetivos y procedimientos, son dogmáticos y expresan obediencia, centralizan la autoridad y toman decisiones.
Demócrata: Consensuan objetivos y procedimientos, abiertos a la cooperación, cooperan y buscan apoyo entre los miembros.
Liberal: Apenas intervienen, orientaciones mínimas, gran libertad de actuación.

Función de Gestión (Modelos)

Teoría X e Y (Douglas McGregor)

Teoría X:
- Consideran el trabajo una imposición.
- Necesitan amenazas y control para esforzarse.
- Prefieren ser dirigidos a dirigir.
- Evitan responsabilidades.
- Poca ambición.
- Se resisten a los cambios.
Teoría Y:
- Trabajo como fuente de satisfacción.
- Se autocontrolan para cumplir objetivos.
- Tienen imaginación.
- Desean perfeccionarse y desarrollar su potencial.
- Asumen responsabilidades.

Si el directivo piensa que sus trabajadores son como la teoría X, aplicará una política autoritaria, de lo contrario no.

Teoría Z (W. Ouchi)

Sus principios son:

Espíritu de grupo.
Lealtad y confianza.
Responsabilidad colectiva.
Aprender de la experiencia.

Sus objetivos:

Mejorar la productividad empresarial.

Planificación y Organización

Función de Planificación

Determinar qué se quiere conseguir en el futuro.

Clasificación de la Planificación

Según dimensión:
- A largo plazo: 3 años.
- A medio plazo: 1-2 años.
- A corto plazo: 1 año.
Según el nivel:
- Planes estratégicos: la empresa es un todo, el diagnóstico de la situación, objetivos, elección de la estrategia.
- Planes operativos: se desarrollan los planes estratégicos y se cuentan por unidades, los objetivos operativos, políticas y procedimientos y reglas.

Toma de Decisiones

Consiste en convertir la información en acción:

Matriz de decisión y los elementos que intervienen: las estrategias, estado de la naturaleza y predicciones de la probabilidad.
Situación de certeza: se conoce con certeza cuál es el estado de la naturaleza.
Situación de riesgo: conocemos los estados que se pueden presentar.
Situación de incertidumbre: desconocemos los estados de la naturaleza y las probabilidades de que suceda uno (criterios: pesimista: sucede lo peor / optimista: sucede lo mejor / Laplace: misma probabilidad / Hurwicz: combinación de los dos).

Análisis DAFO

(Analizar pros y contras de la empresa):

Análisis externo: Detectar y analizar las amenazas y las oportunidades.
Análisis interno: Permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización.

Función de Organización

Objetivos:

Ordenar el conjunto de relaciones que se pueden surgir entre diversas tareas y áreas.

Comparación de la Empresa

Vertical: Sirve para que los directivos conozcan los problemas de los trabajadores.
Horizontal: Se origina entre las personas del mismo nivel jerárquico.

Representación Gráfica de la Organización

Según su finalidad: Informativos y analíticos.
Extensión: Generales y parciales.
Por contenido: Estructurales, funcionales y de personal.
Por la forma: Verticales, horizontales y radiales.

Las funciones de la representación gráfica son:

Informar a los distintos miembros sobre su posición.
Informar a personas o entidades de los interlocutores válidos para cada tema.

Departamentación

(División de la empresa en unidades organizativas):

Por funciones (separando las tareas según las principales actividades).
Departamentalización geográfica.
Por productos (los trabajadores se agrupan según el producto final).
Por procesos (en función de las distintas fases de la cadena de producción).
Por clientes (en función de los diversos tipos de clientes o intermediarios que utiliza la empresa).

Organización (Estructuras)

Formal: Establecida por la dirección y reflejada en su organigrama.
Informal: Se producen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Estructuras Organizativas

Organización lineal: Autoridad del jefe con los subordinados.
- Ventajas: Sencilla, decisiones rápidas.
- Inconvenientes: Falta de especialización, poca flexibilidad, poca motivación del trabajador.
Organización funcional: Introducir especialistas en los diferentes niveles.
- Ventajas: Cada supervisor trabaja en su especialidad, actividades divididas, consejo y asesoramiento.
- Inconvenientes: Más de un jefe, énfasis en la especialización (puede generar problemas).
Organización por comité: La autoridad y la responsabilidad son compartidas por varias personas.
- Ventajas: Facilidad de coordinar, medio instructivo.
- Inconvenientes: Lentitud en la toma de decisiones y falta de iniciativa.
Organización matricial: Especialistas de diferentes partes se unen para trabajar en un proyecto colectivo.
- Ventajas: Flexibilidad, método para afrontar problemas y proyectos, métodos para innovar.
- Inconvenientes: Problemas de coordinación, dificultades para integrar personas y conflictos para aclararse.

Gestión de los Recursos Humanos