Dinámica Organizacional

Concepto

La estructura de la organización puede definirse simplemente como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas.

Integración

Las partes están integradas, es decir, que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos y en la conducta final de la organización.

Mecanismos de Control y Coordinación

• Adaptación mutua
• Supervisión directa
• Normalización de procesos
• Normalización de resultados
• Normalización de las habilidades

Integración:

Adaptación mutua: la coordinación y el control están a cargo de los mismos individuos, mientras que se realiza la tarea.

Supervisión directa: Significa que un individuo es responsable del trabajo de los demás, y en este caso, también de la coordinación y el control durante el desarrollo de la tarea.

Normalización de los procesos de trabajo: Las tareas pueden ser programadas y coordinadas antes de ser realizadas, es decir, se formalizan, se programan las actividades necesarias para lograr un objetivo.

Normalización de los resultados: Si es complicado especificar y programar con detalle cómo debe ser la secuencia de las mismas, pueden determinarse previamente los resultados que se esperan alcanzar.

Normalización de las habilidades: por ejemplo, cuando se especifican los conocimientos que debe tener una persona para desempeñar un cargo determinado en una organización, desde un cadete hasta un gerente.

Niveles Jerárquicos

• Superior: directivos al mando de la organización que deciden su futuro.
• Ejecutivo: administradores que cumplen con las órdenes de los superiores y vigilan que todo lo planificado se lleve a cabo.
• Operativo: es la razón de existencia de la organización, donde se lleva a cabo la mayor parte del trabajo.

Sistema Organizacional

Conjunto de todo lo que compone la organización, como las personas, el dinero, máquinas, etc., relacionados con el logro de un objetivo.

Factores que Influyen en el Sistema Organizacional

Determinantes:

• Necesidades de los clientes
• Estrategia de la empresa
• Tecnología disponible en relación con los recursos
• Relaciones funcionales
• Sistema de planificación

Restrictivos:

• Recursos disponibles
• Cultura organizacional
• Recursos humanos existentes

Influencias en la Forma de Diseñar

1) Base Competitiva para la Supervivencia

• Eficacia en el funcionamiento
• Creatividad y adaptabilidad a la preferencia del cliente
• Tanto la eficacia como la economía de algunas unidades dentro de la organización dejarán en libertad la asignación de recursos dedicados a la creatividad.

2) Tecnología

• Comprometida a largo plazo: tiene que ver con la producción en masa o en proceso, donde se presenta el diseño de los distintos departamentos subordinados a una planificación centralizada.
• Mediadoras: son las organizaciones que tienen relación con los clientes si desean ser independientes.
• Intensiva: son las organizaciones que combinan las habilidades y técnicas para trabajar sobre algo especial.

3) Tamaño

A medida que la organización aumenta su tamaño, tiende a ser más formal y más compleja, es decir, que aumenta su división de trabajo.

4) Mercado o Entorno Atendido

El tipo y grado de demanda influyen en mayor o menor medida en el carácter interno de la organización. Si es una de producción estándar, el retorno no le produce cambios.

Departamentalización

Sectorización de objetivos, planes, actividades, desarrollo y gerencia dentro de una organización a través de la división del trabajo y la especialización.

Según la tarea que realiza y la especialización de cada trabajador, toda organización tiene distintos departamentos que cumplen una función especial.

Tipos

1) Por Números Simples

Este método se logra mediante la selección de personas que van a desarrollar las mismas tareas bajo la supervisión de un gerente. Lo esencial es que esas personas logren el éxito de la empresa.

2) Por Tiempo

Es agrupar las tareas o actividades basadas en el tiempo. El uso de turnos es general en empresas donde lo hacen por motivos económicos, tecnológicos, donde un horario normal no es suficiente.

Ventaja: se pueden prestar más servicios más allá de la jornada normal de 8 horas. Desventaja: puede faltar o fallar algún elemento en el turno noche.

3) Por Función de la Empresa

Esto abarca lo que normalmente la empresa hace, un agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de la misma. La coordinación de las actividades se logra mediante reglas de funcionamiento o procedimientos. Ventaja: es un método lógico y probado a través del tiempo. Desventaja: desarrolla actitudes de conducta que muestran lealtad al departamento y no a la empresa.

4) Expansión Territorial o Geográfica

Esta departamentalización es muy común en empresas que tienden a expandirse a varios lugares, por eso es común que se asigne uno o dos gerentes en cada lugar. Ventaja: se asignan responsabilidades a niveles inferiores. Desventaja: se asigna a más personas con capacidades administrativas o tiende a duplicar los servicios.

5) Por Cliente

Es común que se agrupen las actividades según las preferencias o el interés de los clientes. Los gerentes recogen información para entender y atender los requisitos de los consumidores.

Ventaja: fomentan cierta coordinación y permiten el uso máximo de habilidades. Desventaja: requiere tener suficientes decisiones y control a nivel de oficina.

6) Por Proceso

Funciona cuando las empresas industriales agrupan sus actividades alrededor de un proceso o de un tipo de equipo.

7) Matricial

Implica la diferenciación y distribución de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa; es una estrategia en las empresas de gran tamaño que requieren una estructura organizacional flexible.

Ventaja: orienta hacia resultados concretos con alta concentración de recursos e inversiones. Desventaja: al final de un proyecto hay incertidumbre con respecto a otros proyectos.

Instrumentos de Organización

Organigramas

Mecanismo que muestra las funciones definidas, líneas de autoridad y funcionalidad; se revisa y modifica en forma continua. Hay dos tipos: horizontales y verticales.

Manual de Funciones

Determina la finalidad del sector, describe el puesto, la tarea o actividad que lleva a cabo y la dependencia de otro puesto. Comúnmente está todo escrito en un libro/manual.

Relaciones de Poder

Es la influencia sobre una o más personas.

Intereses

Existen intereses u objetivos grupales que llevan al correcto funcionamiento de la organización, pero suelen aparecer intereses personales.

Alianzas

Es la unión de 2 o más personas con objetivos en común.

Cursogramas

Es la representación gráfica del flujo o recorrido que una información realiza dentro del ámbito de actuación de una organización mediante la utilización de símbolos convencionales.

Objetivos

• Confeccionar el recorrido de rutinas.
• Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
• Cotejar distintos procesos para estudiar su interrelación.
• Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros más ventajosos.

Ventajas

• Se aprecia un proceso en forma clara y sencilla.
• Poder de síntesis y de lectura sin dificultad.
• Delinea los puntos en los que se omitió información.

Simbología a Utilizar

• Diagramación mínima: representación de todos los formularios y registros de cada proceso.
• Separación comercial de los sectores que intervienen en los procesos.
• Identificación del significado de la simbología utilizada.

Técnicas de Diagramación

• Simbolizar procesos con formularios y registros con descripción de operaciones.
• La registración de cada operación y formulario.