El registro contable
Los libros contables son el soporte donde se registran todos los hechos contables que se van produciendo en la empresa a lo largo del ejercicio.
Libros contables
Los libros que se utilizan para el registro de la contabilidad son:
- Libro Diario: Es en el que se anotan diariamente todos los hechos contables que se van sucediendo en la empresa. Estas anotaciones se hacen mediante los llamados asientos contables.
- Libro Mayor: Está formado por el conjunto de todas las cuentas. Recoge la información del diario y refleja en cada una de ellas todos los movimientos y el saldo, por lo que se puede analizar su estado en un momento dado, así como lo acontecido en un período de tiempo en relación con un elemento patrimonial o de gestión.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Recoge el balance inicial de la empresa, los balances de comprobación de sumas y saldos al menos trimestralmente, el inventario del ejercicio y las cuentas anuales.
El hecho contable
Los hechos contables son los que se pueden contabilizar y se han de contabilizar. Los hechos contables han de tener trascendencia económica, afectan al patrimonio de la empresa, porque al ocurrir hacen que varíe su composición.
Siempre afectan, como mínimo, a dos elementos del patrimonio y pueden afectar a más de dos. Un hecho contable puede producir una variación del valor del patrimonio, aumentándolo o disminuyéndolo, o puede dejar el valor del patrimonio inalterado.
Es fundamental, aunque no presenta dificultad, identificar cuándo se está ante un hecho contable que implica hacer alguna anotación en los libros contables.
Ejemplo
Si se contrata un nuevo empleado, por sí solo no es un hecho contable, no hay nada que anotar en la contabilidad, no cambia ningún elemento del patrimonio de la empresa.
Si se paga el sueldo de un empleado sí que tenemos una reducción del dinero en la cuenta del banco o en la de caja. También se ha de anotar el gasto en la cuenta de los sueldos.
En el primer caso no se ha producido ningún hecho contable, en el segundo se ha producido un hecho que disminuye el valor del patrimonio de la empresa.
Si una empresa compra un ordenador para la oficina, tendrá que anotar el aumento de la cuenta de equipos informáticos y, al mismo tiempo, una deuda por el mismo importe con el vendedor si no se ha pagado o una disminución del dinero si se ha pagado. Es un ejemplo de hecho contable que no ha significado variación en el valor del patrimonio.
Las cuentas: tipos y funcionamiento
Las cuentas están relacionadas con los elementos patrimoniales que ya hemos visto. Una cuenta para cada elemento patrimonial.
El título de la cuenta identifica el elemento patrimonial de que se trata, aunque en ocasiones con palabras que no son las de uso cotidiano, por lo que la identificación puede representar una pequeña dificultad.
Cada técnica, ciencia y profesión tiene un lenguaje particular.
En las cuentas se van anotando, según se van produciendo, las variaciones que experimentan estos elementos patrimoniales.
Cada uno de estos elementos patrimoniales se representa en una cuenta, y en ella se recogerá toda la “historia” de ese elemento.
Además, para la realización de la contabilidad, se ha de disponer también de una cuenta para cada tipo de gasto que interesa diferenciar y una para cada tipo de ingreso.
En la cuenta se ha de poner el debe en la parte izquierda y el haber en la parte derecha.
Tipos de cuentas
Las cuentas pueden ser de dos tipos:
- Cuentas patrimoniales: Que se corresponden con los elementos del patrimonio: activo, pasivo y neto.
- Cuentas de gestión: Que reflejan los ingresos y los gastos que se producen en la empresa, es decir, hechos que producen variaciones en el patrimonio.
Cargar una cuenta es anotar una cantidad en el debe.
Abonar una cuenta es anotar una cantidad en el haber.
La diferencia entre el debe y el haber o la diferencia entre el haber y el debe se llama saldo.
El saldo de una cuenta puede ser deudor, acreedor y nulo (cero).
Las cuentas de activo: se anotarán en el debe (se cargan) las existencias iniciales del elemento y los incrementos que se vayan produciendo. Se anotarán en el haber (se abonan) las disminuciones.
En las cuentas del pasivo y neto será al contrario: cuando experimentan un incremento se anotará al haber (se abonan) y cuando experimentan una disminución se anotará en el debe (se cargan).
Los gastos siempre se anotarán al debe.
Los ingresos siempre se anotarán en el haber.
La cuenta de Mercaderías
Seguimos el método especulativo utilizando la cuenta de mercancías propiamente dicha para anotar el stock inicial, luego para compras se utiliza la cuenta de compras y para ventas la cuenta de ventas de mercancías.
Hay otras cuentas relacionadas con mercancías, pero las veremos más adelante.
El asiento contable
El libro diario es el que recoge diariamente todos los hechos contables que suceden en la empresa, y esto se hace por medio de asientos.
El asiento contable es el medio por el que se anota toda la información que se quiere incluir en la contabilidad, por lo tanto, es donde se hacen las primeras anotaciones del proceso.
Los asientos tienen un debe y un haber, y como mínimo hay dos cuentas en un asiento.
Siempre la suma de las cantidades del debe ha de ser igual a la suma de las cantidades del haber.