Funciones del Departamento de Recursos Humanos

Etapas del Plan de Recursos Humanos

El Departamento de Recursos Humanos debe elaborar un plan, como el resto de los departamentos, donde aparezcan reflejadas las siguientes funciones o fases:

1. Análisis de la Situación, Planificación del Personal y Análisis de los Puestos de Trabajo

El primer paso que hay que realizar consistirá en recabar información (análisis de la situación) que permitirá a la empresa planificar el personal que necesitará tanto en cantidad como en capacidad. La información que recopilará será tanto interna: previsiones de ventas, lanzamiento de nuevos productos, rotación del personal, productividad del personal, situación contractual de los trabajadores… como externa: necesidades de los consumidores, ciclos económicos y competencia en el sector. Además, la empresa tendrá que establecer claramente las funciones y responsabilidades de los que van a ocupar los nuevos trabajadores (análisis de puestos) y la trayectoria que estos van a seguir en los próximos años.

Se puede elaborar un profesiograma que represente las características que debe reunir el candidato, de acuerdo con las especificaciones recogidas en el análisis del puesto.

2. Proceso de Selección de Personal y Posterior Contratación

Pasos: Descripción del candidato, reclutamiento, preselección, realización de pruebas, entrevistas, selección, contratación e incorporación a la empresa. El reclutamiento está formado por el conjunto de acciones y actividades tendentes a conseguir la cantidad suficiente de candidatos que estén disponibles y capacitados, para después elegir a los más idóneos (proceso de selección). Normalmente la empresa busca entre su propio personal. Para buscar a una persona fuera de la empresa se recurre a los anuncios, bolsas de candidatos, oficinas de trabajo… A continuación, si son muchos los candidatos, se llevará a cabo una preselección, de modo que nos quedemos con aquellos candidatos cuyo perfil se ajuste más al puesto, para lo que se estudiarán sus currículos, se realizarán entrevistas e incluso, si se cree necesario, un test de capacidad y personalidad. Tras examinar las solicitudes de empleo reclutadas, se seleccionará y contratará al o a los candidatos ideales para cubrir los puestos de trabajo.

3. Administración de Personal

Gestionar todos los trámites jurídico-administrativos que comporta el personal de la empresa: contratos de trabajo, nóminas y seguros sociales.

4. Formación de Recursos Humanos

Enseñanza de conocimientos y técnicas al personal de la empresa tanto para la realización de sus tareas específicas dentro de la empresa como para permitir que pueda adaptarse a los cambios que se producen en el entorno, en la sociedad, avances tecnológicos…

5. Relaciones Laborales

Actividades que relacionan a la empresa con los trabajadores a través de sus representantes (comités de empresas, delegados de personal) en las que se ocuparán de las condiciones colectivas de trabajo, la negociación de convenios y los conflictos que se puedan originar.

6. Control

El plan debe contener un apartado donde se establezcan los mecanismos para comprobar si se están alcanzando los resultados fijados y será en la fase de control donde se desarrollarán. Existen técnicas de valoración y evaluación del rendimiento, como las entrevistas de evaluación, medición de resultados. Es importante que la empresa controle los resultados obtenidos para solucionar los posibles errores.

Fuentes de Reclutamiento

En el reclutamiento, los empresarios ejercen una labor de búsqueda para localizar candidatos que tengan los requisitos necesarios para desempeñar el puesto ofrecido. Existen dos fuentes de reclutamiento, dependiendo de si la búsqueda se realiza fuera o dentro de la empresa.

Fuentes de Reclutamiento Externo

Los empresarios buscan los candidatos fuera de la empresa. Existen diferentes fuentes de reclutamiento externo.

• Candidaturas espontáneas: aquellas solicitudes espontáneas que presentan posibles candidatos sin acudir a un proceso de selección. Lo más popular es el envío de currículum. Con esas solicitudes la empresa podrá disponer de una base amplia de datos para cubrir futuras necesidades de personal.
• Anuncios en medios de comunicación: en la prensa (es el medio de comunicación más utilizado debido a su coste mínimo, casi todos los periódicos tienen una sección titulada “ofertas de empleo”), en la radio, carteles y, sobre todo, en Internet.
• Agencias de colocación: pueden ser públicas o privadas, suelen ofrecer, además de la simple intermediación, servicios de asesoramiento. En el caso de las privadas, cobrarán una comisión por su servicio.
• Empresas de trabajo temporal (ETT): ofrecen contratos de trabajo eventuales para cubrir una necesidad puntual. Estas empresas realizan directamente el contrato al trabajador y, posteriormente, lo ceden a la empresa que lo necesita, cobrando un importe superior al salario que ellas pagan.
• Empresas competidoras: permiten que los candidatos conozcan bien el puesto y el negocio. Se recurre a ellas cuando el puesto es específico y requiere gran cualificación y experiencia. Existen empresas que se dedican a buscar a estos trabajadores “estrella”, las llamadas “head hunters” o “cazatalentos”.
• Universidades y centros de estudio: los centros en donde los posibles candidatos se han formado o se están formando.
• Otras fuentes: contactos de amigos y familiares, preguntando a los trabajadores, asociaciones profesionales, de profesionales, radio o televisión… Numerosos estudios estadísticos han confirmado que las recomendaciones son una fuente ampliamente utilizada, sobre todo entre las pequeñas empresas.

La otra fuente es la fuente de reclutamiento interno.

La Selección

Los procedimientos de selección de personal evalúan las características y circunstancias de los candidatos a un puesto de trabajo. Las fases en las que consta son:

1. Preselección

Cuando el número de candidatos es muy grande, se realiza una criba. Para ello, lo que se suele hacer es analizar los currículos.

El Currículum Vítae

Es la presentación resumida de la vida formativa y laboral del candidato, que sirve para que la empresa tenga información relevante para el proceso de selección. Suele acompañarse de una carta de presentación. Debe ser breve, claro y conciso, bien presentado y no debe contener pretensiones salariales. Debe recoger la siguiente información:

• Datos personales: nombre, dirección con código postal, teléfono y otros datos, como lugar y fecha de nacimiento, DNI, estado civil, etc.
• Formación: títulos que se posean.
• Experiencia laboral: fecha de inicio y fin, empresa donde trabajó.
• Otros datos: idiomas, conocimientos informáticos, aficiones, objetivo profesional.

2. Realización de Pruebas

Tipos:

1. Test psicotécnicos: una batería de preguntas de respuesta cerrada.
2. Pruebas profesionales: tareas que se encomiendan a los candidatos relacionadas con el puesto en cuestión.
3. Pruebas de conocimiento: exámenes escritos u orales sobre un temario establecido con antelación.
4. Pruebas físicas: de resistencia, potencia, vista, agilidad, oído. Para trabajos en los que su desempeño implica tener unas cualidades físicas.
5. Pruebas grafológicas: se realizan mediante el estudio de la escritura y pretenden conocer rasgos de la personalidad de los candidatos.

3. Entrevistas

En ellas se tratará de corroborar el informe obtenido del candidato en las pruebas anteriores. También proporcionará información sobre el puesto y las condiciones laborales.

4. Fase Final

Para elegir a los que se incorporarán a la empresa, se tendrá en cuenta la información recabada en las anteriores fases y se realiza un examen médico. Si se supera, se realizará la incorporación, que tendrá un período de prueba y una fase de acogida y adaptación que interesa que sea lo más breve posible.