Enfoques en la Administración de Empresas

Fish Market

El término «Fish Market» en la administración de empresas hace referencia a la capacidad de:

• Detectar errores de forma rápida y ágil durante un proceso o sesión de trabajo.
• Concientizar a los involucrados sobre la actividad a realizar.

El nombre proviene de la analogía con los exhibidores de pescado, donde los clientes pueden identificar fácilmente los productos con menos defectos.

Enfoque Conductual

Este enfoque se centra en el estudio de las personas y sus acciones en el entorno laboral, así como su incidencia o relación con los procesos. Busca comprender cómo la conducta individual impacta en el producto, el entorno y el desarrollo de la organización.

Teoría de las Relaciones Humanas

Elton Mayo (1880-1949) centró su trabajo en la aplicación de la sociología a los procesos administrativos, destacando la necesidad de humanizar y democratizar la administración. Las disciplinas relacionadas con este enfoque son la psicología y la sociología.

Entre las propuestas relevantes se encuentran:

• Teoría de las Relaciones Humanas
• Teoría del Comportamiento Organizacional: Estudia las intenciones o motivaciones del comportamiento, buscando comprender las necesidades humanas.

Necesidades Humanas Básicas

• Necesidades Fisiológicas: Necesidades primarias, vitales, relacionadas con la supervivencia. Son inherentes e instintivas.
• Necesidades Psicológicas: Necesidades secundarias como seguridad, pertenencia, confianza y afecto.
• Necesidad de Autorrealización: Resultantes de la educación y cultura del individuo. Se buscan mayores satisfacciones y se establecen metas más desafiantes.

Comportamiento: Es producto de la motivación y la tensión, llevando a acciones para satisfacer necesidades.

Homeostasis, Estímulo, Necesidad, Tensión, Comportamiento, Satisfacción.

Enfoque Cuantitativo

Este enfoque se basa en la toma de decisiones fundamentada en datos, mejorando la planeación y el control. Utiliza:

• Métodos estadísticos y modelos cuantitativos para optimizar la toma de decisiones.
• Programación Lineal: Para la toma de decisiones en la asignación de recursos.
• Ruta Crítica: En la planeación y análisis del trabajo, determinando niveles óptimos de inventario.
• Administración de la Calidad Total (TQM): Busca la mejora continua para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.

Calidad

La calidad es un concepto subjetivo que caracteriza a los atributos de un producto o servicio y puede evaluarse estadísticamente. Implica:

• Evaluar los atributos de los bienes o servicios producidos con base en normas de desempeño o estándares.
• Adoptar mejores prácticas para impulsar la mejora continua de los procesos y atender los requerimientos del cliente.

Características de la Administración de la Calidad Total

1. Enfoque al cliente e interés por la mejora continua.
2. Mejora del proceso mediante la aplicación de métodos estadísticos para obtener mediciones precisas.
3. Decisiones basadas en datos para reducir la incertidumbre en los planes gerenciales.
4. Autonomía para que los empleados tomen decisiones correctas.
5. Relaciones beneficiosas entre empresas y proveedores.
6. Mejora de la calidad en todos los niveles de la organización.

Enfoque Contemporáneo

A partir de la década de 1960, este enfoque re-considera el entorno y el trabajo gerencial más allá de los límites de la organización. Algunas de sus aportaciones son:

• Administración por Objetivos (APO): La organización se enfoca en objetivos interrelacionados para alcanzar un propósito general.
• Teoría de Contingencias: No existe una única solución para responder a las contingencias, por lo que es necesario atender las situaciones internas y externas.
• Teoría de Sistemas: Considera a la organización como un todo, sujeto a regulación continua. Un sistema es un conjunto de elementos organizados que cumplen un objetivo.

Proceso Administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de funciones que buscan optimizar el uso de los recursos de una empresa de forma correcta, rápida y eficaz. Se caracteriza por:

• Naturaleza interactiva: Las funciones que lo conforman están interconectadas y, aunque tienen una secuencia ideal, en la práctica se aplican de forma simultánea.
• Aplicabilidad: Es un arquetipo (modelo a imitar) con aplicación casi universal.
• Adaptabilidad: Puede y debe funcionar en cualquier tipo de organización.

Fases del Proceso Administrativo

• Planeación: Crear el futuro deseado, decidiendo con anticipación qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realizará un curso de acción.
• Organización: Combinar el trabajo que los individuos deben realizar con los recursos necesarios para hacerlo.
• Dirección: Orientar el trabajo del personal hacia el logro de los objetivos a través de la comunicación, la motivación y el liderazgo.
• Control: Comprobar la ejecución de las acciones y programas planeados, verificar el cumplimiento de objetivos y plantear medidas de corrección y mejora.

Planeación

La planeación consiste en definir las metas de la organización, establecer estrategias y desarrollar planes que integren y coordinen las actividades laborales. En síntesis, implica:

• Qué hacer
• Cómo y cuándo hacerlo
• Quién debe hacerlo
• Para qué y a través de qué hacerlo

La planeación implica fijar objetivos y desarrollar un curso de acción para lograrlos. Sus características son:

• Enfoque en decidir de forma clara y objetiva las actividades para alcanzar los objetivos.
• Influencia en la dotación de personal y el manejo de recursos.
• Carácter omnipresente, requiriéndose en todos los niveles de gestión.
• Naturaleza continua, requiriendo actualización constante.
• Carácter prospectivo, orientado a la toma de decisiones.

Importancia de la Planeación

1. Proporciona dirección clara.
2. Reduce la incertidumbre.
3. Reduce el solapamiento y desperdicio de recursos.
4. Promueve la innovación.
5. Facilita la toma de decisiones.
6. Establece normas para el control.

Obstáculos en la Planeación

• Falta de conciencia
• Procrastinación
• Miedo al fracaso
• Exceso de confianza
• Falta de habilidades para planificar
• Pereza o falta de disciplina
• Falta de recompensa inmediata
• Poca o nula habilidad para convertir datos complejos en información útil

Proceso Básico de Planeación

1. Realizar un diagnóstico interno y externo.
2. Definir la visión con base en la situación problema.
3. Plantear objetivos generales.
4. Formular y seleccionar estrategias generales.
5. Determinar los recursos necesarios para el logro de objetivos.

Ciclo PDCA (PHVA)

El ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) o PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) es un sistema de gestión que busca que todos los miembros de la organización conozcan los objetivos y metas, analicen resultados y actúen en consecuencia.

Etapas del Ciclo PDCA

• Planear: ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo?
• Hacer: Ejecutar lo planeado.
• Verificar: ¿Qué resultados se obtuvieron? ¿Cómo nos fue? ¿En qué porcentaje se logró el objetivo?
• Actuar: ¿Cómo mejorar? ¿Qué acciones tomar?

Herramientas del Ciclo PDCA

• Planear: Planear y transmitir objetivos y metas.
• Hacer (Ejecutar Procesos): Procesos estratégicos, procesos de producto/servicio, procesos de soporte.
• Verificar: Verificar resultados contra objetivos.
• Actuar: Reconocer y desplegar acciones de mejora.

Beneficios de Utilizar el Ciclo PDCA

1. Ayuda a comprender y gestionar la complejidad.
2. Traduce los requerimientos en herramientas.
3. Integra herramientas de mejora continua con actividades operativas.
4. Aclara el despliegue y la operación de las áreas.

Cómo Implementar el Ciclo PDCA

• Planear:
  • Conocer el objetivo de la organización.
  • Contar con documentos (formatos, procedimientos, layouts, etc.) y estándares de trabajo.
  • Definir un calendario de reuniones para planear la jornada y las mejoras.
• Hacer (Ejecutar Procesos):
  • Procesos estratégicos: Ejecutar el trabajo según lo planeado.
  • Procesos del producto: Seguir los procedimientos y estándares de trabajo.
  • Procesos de soporte: Registrar las evidencias de las actividades realizadas.
• Verificar:
  • Evaluar los resultados obtenidos contra el objetivo planeado.
  • Identificar las actividades correctivas y preventivas.
  • Reconocer las acciones bien hechas, repetirlas y buscar mejoras (Benchmarking).

Toma de Decisiones

La toma de decisiones es fundamental en la administración, desde gerentes hasta administradores. Los pasos para una efectiva toma de decisiones son:

1. Identificación del problema: Reconocer el problema que requiere solución.
2. Determinación de los criterios de decisión: Establecer los criterios para tomar la decisión final.
3. Ponderación de los criterios: Evaluar las alternativas para una buena toma de decisiones.
4. Desarrollo de alternativas: Generar ideas sobre las posibles soluciones.
5. Análisis de alternativas: Evaluar las posibles soluciones al problema.
6. Selección de alternativas: Elegir la alternativa más favorable.
7. Implementación de la alternativa: Poner en práctica la decisión seleccionada.
8. Evaluación de la eficacia de la decisión: Analizar si la decisión fue efectiva.

Tipos de Toma de Decisiones Gerenciales

• Racionalidad: Tomar decisiones que se consideran las mejores opciones.
• Racionalidad Limitada: El sesgo cognitivo limita las opciones, reforzando la decisión preconcebida.
• Intuición: Decisiones basadas en el conocimiento y la experiencia.
• Administración Basada en Evidencias: Utilizar datos confiables para mejorar la práctica administrativa.

Diagrama de Pareto como Herramienta de Planeación

El Diagrama de Pareto, basado en el principio de Pareto (80/20), es una herramienta útil para la planeación y toma de decisiones. Permite identificar las causas principales de un problema para enfocar los esfuerzos de mejora.

Principio de Pareto (80/20)

• El 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos.
• El 20% de los clientes generan el 80% de los beneficios.

Pasos para Elaborar un Diagrama de Pareto

1. Obtener la frecuencia del elemento a medir (defectos, quejas).
2. Ordenar los datos de mayor a menor frecuencia.
3. Obtener el total de las frecuencias.
4. Calcular la frecuencia relativa de cada dato (dato_1/total * 100).
5. Sumar las frecuencias relativas (debe ser igual al 100%).
6. Calcular la frecuencia acumulada.
7. Calcular el porcentaje acumulado (dividir la frecuencia acumulada entre el total).

Administración Estratégica

La planeación estratégica es un proceso continuo que define la dirección a largo plazo de una organización. Sus elementos clave son:

Misión

Declaración que comunica la razón de ser y el propósito de la empresa. Debe ser:

• Concisa, clara y específica.
• Realista y auténtica.

Elementos clave de la misión:

• Propósito central
• Clientes o públicos objetivos
• Valores y principios
• Competencia diferencial

Visión

Describe la imagen futura deseada de la organización a largo plazo. Debe ser:

• Inspiradora, orientada y motivadora.
• Alineada con la misión.
• Clara, concisa y a largo plazo.

Objetivos

Metas o resultados que se desean lograr, guiando la toma de decisiones. Existen diferentes tipos de objetivos:

• Objetivos Estratégicos: Enfocan la gestión hacia actividades esenciales.
• Objetivos Financieros: Metas económicas.
• Objetivos Establecidos: Metas que las partes interesadas deben considerar.
• Objetivos Reales: Metas que la organización realmente persigue.

Estrategias

Lineamientos para alcanzar los objetivos. Deben ser:

• Concretas
• Realizables
• Flexibles

Tipos de Planes

• Planes Estratégicos
• Planes Operativos
• Planes de Largo Plazo
• Planes de Corto Plazo
• Planes Específicos
• Planes Direccionales
• Planes de un Solo Uso
• Planes Permanentes

Técnica 5W & 2H

La técnica 5W2H se utiliza para definir un problema de forma simple y concreta mediante preguntas clave. Permite:

• Estructurar y definir el problema de manera completa.
• Comprender el alcance real del problema para concentrar los esfuerzos.

5W

• What: ¿Qué sucede?
• When: ¿Cuándo sucede el problema?
• Where: ¿Dónde ocurre el problema?
• Who: ¿Quiénes son los afectados?
• Why: ¿Por qué la situación es un problema?

2H

• How: ¿Cómo debería ser hecho el proceso?
• How much: ¿Cuánto impacta el proceso? ¿Cuál es la variación?

Función Administrativa: Organización

La organización se encarga de definir las tareas, responsables, agrupamiento, jerarquía y toma de decisiones. Crea líneas de autoridad y organización definidas.

Elementos de la Organización

• Especialización del trabajo: División de tareas en funciones específicas.
• Departamentalización: Agrupamiento de actividades laborales en áreas específicas.
• Cadena de mando: Línea de autoridad que define la jerarquía y la responsabilidad.
• Tramo de control: Número de empleados que un gerente puede supervisar eficientemente.
• Centralización y descentralización: Distribución del poder y la toma de decisiones.
• Formalización: Grado de estandarización y regulación de los puestos de trabajo.

Estructuras Organizacionales

• Mecanicista: Rígida y estable, basada en reglas.
• Orgánica: Adaptable y flexible, con mayor libertad para los empleados.

Factores que Afectan la Decisión Estructural

• Estrategia
• Tamaño
• Tecnología
• Incertidumbre del entorno

Diseños Organizacionales Tradicionales

• Estructura simple
• Estructura funcional
• Estructura divisional

Eficacia, Eficiencia y Productividad

Eficacia

Grado de cumplimiento de las actividades y resultados planeados. Se mide como:

• Eficacia = Resultado alcanzado / Resultado planeado
• Eficacia = Valor logrado / Valor esperado * 100

Eficiencia

Relación entre los resultados logrados y los recursos empleados. Se mide como:

• Eficiencia = Tiempo de producción real / Tiempo de producción disponible
• Eficiencia = Recursos utilizados / Recursos disponibles * 100

Productividad

Grado de rendimiento en el uso de recursos para alcanzar objetivos. Se mide como:

• Productividad (P) = Producción / Insumo
• Productividad Total (Pt) = Producción / Insumos totales
• Productividad Parcial (Pr) = Producción / Insumo parcial

Diferencia entre Eficiencia y Eficacia

EFICACIA ES CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS EN TIEMPO  Y USAR EL MENOR TIEMPO Y RECURSO POSIBLE EFICIENCIA

PRODUCTIVIDAD:grado de rendimiento con el que se emplean los recursos disponibles para alcanzar objetivos predeterminados. OBJETIVO: fabricar articulos o brindar servicios a menor costo

  Productividad (P) = producción / insumo

   Productividad Total (Pt)= producción / insumos totales

  Productividad Parcial (Pr) =producción / insumo parcial