Operación

Las operaciones son esenciales en cualquier organización, ya que se encargan de transformar los requisitos en características concretas de productos, servicios y procesos. Su objetivo principal es asegurar que se cumplan las necesidades y expectativas de las partes interesadas, tanto internas como externas, a través de un enfoque sistemático y eficiente.

Evaluación y Control

La evaluación y control de las operaciones son aspectos estratégicos para el éxito de cualquier sistema de gestión. Para garantizar la satisfacción de los requisitos, se debe aplicar el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) de forma continua.

Requisitos

Un requisito es una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. En el contexto de un sistema de gestión, los requisitos pueden provenir de diversas fuentes, como:

• Clientes
• Regulaciones legales
• Normas internas

Es fundamental comprender que un requisito voluntario se convierte en obligatorio en el momento en que la organización se compromete a cumplirlo.

Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

En el ámbito de la SST, los requisitos se centran en la prevención de peligros y riesgos. Un peligro es cualquier cosa que tenga el potencial de causar daño, mientras que el riesgo es la probabilidad de que ese daño ocurra y su gravedad.

Para identificar los riesgos, es necesario analizar las posibles consecuencias negativas y determinar las medidas preventivas adecuadas. La relación entre peligro y riesgo se puede resumir de la siguiente manera:

• Un riesgo puede ser causado por distintos peligros.
• Un peligro puede dar lugar a diferentes riesgos.

El Sistema Integral de Gestión establece la obligatoriedad de eliminar o prevenir los peligros y riesgos a través de diferentes medidas, como:

1. Eliminación del peligro: Se trata de la medida más efectiva, ya que elimina el riesgo desde su origen.
2. Sustitución: Reemplazar procesos, operaciones, materiales o equipos peligrosos por otros menos peligrosos.
3. Controles de ingeniería: Implementar medidas de seguridad en el diseño de las instalaciones, equipos y procesos.
4. Controles administrativos: Establecer procedimientos de trabajo seguros, brindar capacitación y formación a los trabajadores.
5. Equipos de protección personal (EPP): Proporcionar a los trabajadores equipos de protección individual adecuados para minimizar la exposición a los riesgos.

Requisitos del Ciclo de Vida (Medio Ambiente)

Los requisitos ambientales se enfocan en minimizar el impacto ambiental de los productos y servicios a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición de materias primas hasta su disposición final. Las etapas del ciclo de vida son:

1. Adquisición de materias primas
2. Diseño del producto o servicio
3. Producción o fabricación
4. Transporte y entrega
5. Uso por parte del cliente
6. Tratamiento al final de su vida útil (reutilización, reciclaje)
7. Disposición final

Asegurando el Cumplimiento de los Requisitos

Para garantizar que las operaciones cumplan con los requisitos establecidos, se deben llevar a cabo las siguientes actividades:

1. Planificación y Control Operacional

• Definir los requisitos específicos para los productos y servicios.
• Establecer criterios claros para evaluar la conformidad con los requisitos.
• Asignar los recursos necesarios para cumplir con los requisitos.
• Implementar mecanismos de control para asegurar la conformidad de los procesos.
• Definir los requisitos de documentación y gestión de la información.

En materia de Seguridad y Salud, la organización debe adaptar el trabajo a las capacidades de los trabajadores, buscando siempre eliminar o reducir los riesgos.

2. Comunicación con el Cliente

La comunicación efectiva con el cliente es fundamental en todas las etapas del proceso. Se debe proporcionar información clara y completa sobre:

• Características de los productos y servicios, incluyendo sus impactos ambientales.
• Consultas, contratos y pedidos, así como cualquier cambio en los mismos.
• Mecanismos para recibir feedback de los clientes, incluyendo la gestión de quejas.
• Manipulación y control de la propiedad del cliente.
• Acciones de contingencia en caso de ser necesario.

3. Revisión de Requisitos

Es esencial establecer un sistema para la revisión periódica de los requisitos del cliente. Esta revisión debe realizarse siempre que sea necesario y en cualquier etapa del proceso, para asegurar que se mantienen actualizados y alineados con las necesidades del cliente.

4. Diseño y Desarrollo de Productos y Servicios

En esta etapa, se transforman los requisitos en características específicas del producto o servicio. La planificación del diseño debe incluir:

• Definición de las responsabilidades de las personas involucradas.
• Establecimiento de procesos de revisión, verificación y validación del diseño.
• Consideración de posibles modificaciones y actualizaciones del diseño.
• Análisis de requisitos funcionales y de desempeño.
• Recopilación de información de diseños similares previos.
• Evaluación de las posibles fallas y sus consecuencias.
• Implementación de controles para asegurar la definición de resultados, la capacidad del diseño para cumplir con los requisitos, la verificación de las salidas del diseño, la validación del producto o servicio y la resolución de problemas durante el proceso.
• Documentación de todas las actividades de diseño y desarrollo.

La revisión del diseño debe ser realizada tanto por el personal de producción como por el equipo de diseño. La verificación asegura que las herramientas y métodos utilizados son adecuados, mientras que la validación confirma que el producto o servicio cumple con los requisitos.

Es importante gestionar los cambios en el diseño y desarrollo, asegurándose de que no afecten negativamente a los requisitos iniciales.

5. Control de Proveedores Externos

La gestión de proveedores externos es crucial para asegurar la calidad de los productos y servicios. La organización debe:

• Asegurar que los productos, servicios y procesos de los proveedores externos cumplan con los requisitos.
• Evaluar y hacer seguimiento del desempeño de los proveedores externos.
• Conservar la información documentada de las actividades de los proveedores externos.
• Determinar los requisitos ambientales para la compra de productos y servicios.
• Comunicar los requisitos ambientales a los proveedores externos.
• Definir los materiales y servicios que pueden afectar a la calidad del producto o servicio final.
• Establecer procesos de comunicación y control con los proveedores.

La comunicación con los proveedores debe incluir los requisitos específicos de los procesos, productos y servicios, la competencia del personal, las interacciones entre el proveedor y la organización, el control del desempeño, las actividades de verificación y validación, y los requisitos ambientales.

En resumen, la gestión eficiente de las operaciones y el cumplimiento de los requisitos son fundamentales para el éxito de cualquier organización. Al aplicar un enfoque sistemático y orientado a la satisfacción del cliente, se pueden alcanzar los objetivos de calidad, seguridad y sostenibilidad ambiental.