Los empleados pueden contribuir positivamente a los resultados de la empresa cuando los directivos les permiten participar y tomar iniciativas en sus actividades diarias.

Organización formal e informal

Principio de mando:

Las instrucciones se deben recibir únicamente de un solo jefe.

Principio jerárquico:

Debe haber una línea clara de autoridad, alguien tiene que aparecer como responsable último.

Principio de delegación:

La delegación de autoridad consiste en asignar una tarea a un subordinado.

Principio de división del trabajo y especialización:

Desde tiempos remotos el trabajo se ha dividido en tareas como resultado de la organización del trabajo. La consecuencia de la división del trabajo es la especialización, en la que cada operario se especializa en una tarea.

Organización formal

La establece la alta dirección de la empresa de forma que los distintos elementos de una empresa tengan claramente definidas sus funciones, posición jerárquica y canales de comunicación. La organización formal determina la estructura y condiciona la forma de comportarse la empresa. Define la estructura de la empresa, precisa los límites de las actividades de los individuos y fija la responsabilidad y el área de actuación de las personas, las relaciones de autoridad y los mecanismos de coordinación. Se desarrolla en unos documentos que configuran el Manual de Organización. Siguiendo este manual se encaja con exactitud a cada uno de los elementos (personas, departamentos, etc.) Las relaciones son independientes de los individuos que ocupan unas posiciones determinadas y son atemporales. La autoridad ha de estar claramente delimitada, si bien se debe contar con la flexibilidad y libertad suficiente para que se pueda delegar. La unificación y análisis de actividades se realiza mediante la reunión en comités que luego trasladarán sus conclusiones al resto de la empresa, utilizando los canales de comunicación establecidos.

Organización informal

Está formada por el conjunto de relaciones personales y sociales que, sin estar preestablecidas por la dirección, surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Su actividad se encuentra fuera de control de la autoridad oficial: son centros de poder carentes de reconocimiento oficial.

La comunicación en la organización informal es espontánea y poco rigurosa, siendo comunes los rumores y comentarios. – Los líderes formales son instituidos por la dirección y, mientras que los informales surgen con respecto del resto de sus compañeros. – Los objetivos en la formal coinciden con los objetivos de la empresa y en la informal priman más los objetivos personales, que pueden no coincidir con los de la empresa. – Las funciones o tareas que realizan en la organización formal corresponden estrictamente a las correspondientes a su puesto de trabajo. En la informal suelen realizar tareas al margen de las que puedan figurar en los contratos.

Principios:

La comunicación es uno de los elementos inmateriales que más influencia tienen en la eficacia de toda organización. En la comunicación interna hay diferentes tipos de canales de comunicación:

Descendente:

Fluye desde los escalones superiores de la jerarquía organizativa hacia los niveles inferiores, procedimientos y relaciones, metas y objetivos, junto con la retroalimentación sobre el desempeño de los subordinados.

Ascendente:

Suele consistir en mensajes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos.

Cruzada:

Se produce entre personas que no dependen jerárquicamente entre ellos. Este tipo de comunicación proporciona información para coordinar actividades y para resolver problemas de una manera más rápida que si tuviera que ascender a lo largo de la cadena de mando.

• Diferencias: Formal: Se establece por la dirección, la relación entre sus miembros es según la posición jerárquica, comunicaciones por canales y documentos oficiales, líderes sustituidos por la dirección y el objetivo son los de la empresa. Informal: Se establece de forma espontánea y la relación entre los miembros es según la amistad o afinidad.

Organigrama:

Es la representación gráfica de la estructura formal de la empresa. De forma sintética y simplificada, da a conocer las características principales de dicha estructura. La información más importante que debe contener un organigrama se suele referir a:

• Los elementos que componen la empresa, recogiendo la denominación específica de los departamentos.
• Los niveles y posiciones de autoridad.
• El carácter funcional y la actividad desarrollada, así como la cadena de mando.
• Los canales formales de comunicación.

Estructuras organizativas

Se pueden clasificar según el tipo de relaciones de autoridad en: lineal, en línea y staff, y matricial. Siguiendo otro criterio, podemos hablar de estructura lineal, funcional, matricial y divisional.

Estructura lineal:

Se caracteriza porque los miembros de la empresa dependen de un superior, que es quien da las órdenes y solo se pueden recibir de él. La cadena de mando es muy clara y es difícil que nadie la salte. En la estructura lineal, cada persona está subordinada a un inmediato superior. La estructura lineal o jerárquica se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados.

Ventajas:

• Sencillez, ya que resulta fácil entenderse.
• La autoridad y áreas de responsabilidad están bien definidas: cada trabajador sabe a quién debe obedecer y es responsable ante un solo jefe.
• La rapidez en la toma de decisiones.

Desventajas:

• Falta de especialización por parte de los directivos, pues abarcan muchos campos.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
• Falta de motivación por parte de los subordinados.

Estructura línea-staff:

Combina las relaciones de autoridad directa, propias de las estructuras lineales, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos. Los staff son unas unidades especializadas cuya función consiste en proporcionar un apoyo a la organización fuera del trabajo.

Ventajas:

• Permite la intervención de especialistas que se ocupan de diversos departamentos.
• Unidad de mando.
• La rapidez en la toma de decisiones.

Desventajas:

• Las decisiones son lentas, porque determinadas cuestiones hay que consultarlas.
• Posibilidad de conflictos de relaciones de personal.
• Los departamentos de asesoramiento suponen un coste adicional para la empresa.

Estructura funcional:

Consiste en agrupar las tareas de la empresa tomando como base las funciones principales de la empresa. Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Surge cuando se agrupan las tareas de la empresa tomando como base las funciones básicas de la actividad empresarial. Estas funciones son producción, comercialización, financiación y recursos humanos. La alta dirección se encarga de planificar, organizar y tomar las decisiones; cada función es dirigida por un especialista.

Ventajas:

• Contar con especialistas dentro de la estructura de la empresa.
• Los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad.

Desventajas:

• Falta de comunicación horizontal.
• Posibles conflictos si los empleados reciben órdenes de más de un jefe.
• Proceso de toma de decisiones lento y cambiante.

Estructura matricial:

Surge cuando especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos o productos específicos. La estructura matricial consiste en la existencia conjunta y solapada de agrupaciones funcionales con agrupaciones basadas en el producto y la zona o el tipo de cliente. Es frecuente utilizarla por empresas constructoras para llevar a cabo proyectos de infraestructuras.

Ventajas:

• Flexibilidad y capacidad para afrontar problemas y proyectos importantes de carácter temporal.

Desventajas:

• Problemas de coordinación.
• Algunos miembros responden ante dos superiores.
• Posibles conflictos entre distintos directores.