Fases del Proceso Administrativo
Fases del Proceso Administrativo
El proceso administrativo se divide en dos fases principales:
Fase Mecánica
Esta fase representa la parte teórica de la administración, donde se define qué se debe hacer. Incluye dos funciones esenciales:
- Planificación: Establece los objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos para alcanzar las metas organizacionales.
- Organización: Define la estructura de la empresa, la división del trabajo, la jerarquía, la departamentalización y las funciones de cada puesto.
Fase Dinámica
Esta fase se centra en cómo poner en práctica lo planificado y organizado. Abarca:
- Gestión o Dirección: Implica la toma de decisiones, la comunicación efectiva, el liderazgo, la motivación del equipo y la supervisión del trabajo.
- Control: Consiste en establecer estándares, medir el desempeño, comparar los resultados con los objetivos y tomar medidas correctivas para asegurar el cumplimiento de las metas.
Funciones Directivas
Función de Planificación
La planificación es crucial para el éxito empresarial. Sus pasos incluyen:
- Análisis de la situación de partida: Evaluar la situación actual de la empresa y su entorno para identificar oportunidades y amenazas.
- Determinación de los objetivos: Definir los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados) y las estrategias para lograrlos.
- Evaluación de las alternativas y elección: Analizar las ventajas y desventajas de cada opción, considerando costes, riesgos y beneficios, para seleccionar la más adecuada.
- Formulación de planes: Desarrollar planes detallados que describan las acciones necesarias para implementar la estrategia elegida.
- Presupuesto: Cuantificar los recursos financieros necesarios para ejecutar los planes.
- Acción: Comunicar el plan a los responsables y proporcionarles las herramientas y recursos para su ejecución.
- Control: Monitorear el progreso, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas para asegurar que el plan se mantenga en curso.
Función de Organización
La organización define la estructura y el flujo de trabajo dentro de la empresa. Un aspecto clave es la distribución de departamentos, que puede organizarse por:
- Funciones: Agrupa al personal según su especialización, como marketing, finanzas o producción.
- Productos, servicios o dimensiones: Divide la empresa en unidades de negocio según las líneas de productos o servicios que ofrece.
- Zonas geográficas: Organiza la empresa en función de las regiones donde opera.
- Proyectos: Estructura la empresa en torno a proyectos específicos con equipos multidisciplinares.
Estructura Organizativa
Existen diferentes tipos de estructuras organizativas:
- Estructura lineal o jerárquica: Se basa en una cadena de mando clara, donde cada empleado reporta a un solo superior.
- Estructura funcional o departamental: Agrupa a los empleados por funciones especializadas, con jefes de departamento responsables de cada área.
- Modelo lineal y de asesoramiento (staff): Combina la estructura lineal con departamentos de asesoramiento que brindan apoyo especializado.
- Estructura matricial: Los empleados reportan tanto a un jefe de función como a un jefe de proyecto, creando una estructura flexible y orientada a proyectos.
El Organigrama
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. Existen diferentes tipos:
- Vertical: Destaca la jerarquía y las líneas de autoridad.
- Radial: Enfatiza los niveles superiores de dirección.
- Horizontal: Prioriza las funciones sobre la jerarquía.
Función de Gestión o Dirección
La gestión o dirección se centra en guiar y motivar al equipo para alcanzar los objetivos. El CEO (Chief Executive Officer) es el máximo responsable de la gestión diaria de la empresa.
Estilos de Liderazgo
- Autoritario: El líder toma decisiones unilaterales y ejerce un control estricto.
- Democrático: El líder fomenta la participación, la colaboración y la toma de decisiones consensuada.
- Liberal: El líder delega la autoridad y permite que el equipo tome decisiones de forma autónoma.
Teorías sobre el Liderazgo
- Teoría X (Liderazgo autoritario): Asume que los empleados son perezosos, evitan la responsabilidad y necesitan ser controlados de cerca.
- Teoría Y (Liderazgo democrático): Cree que los empleados son responsables, motivados y buscan el crecimiento personal.
- Teoría Z (Cultura participativa): Promueve la colaboración, el trabajo en equipo y la participación de los empleados en la toma de decisiones.
Función de Control
El control es esencial para asegurar que la empresa alcance sus objetivos. Sus fases son:
- Marcar estándares: Establecer metas y objetivos específicos y medibles.
- Medir datos reales: Recopilar información sobre el desempeño real.
- Comparar resultados con los estándares: Analizar las diferencias entre el desempeño real y los objetivos establecidos.
- Corregir desviaciones: Tomar medidas correctivas para solucionar las desviaciones y mejorar el rendimiento.
Técnicas de Control
- Presupuestos: Planificación y control financiero.
- Auditoría interna y operativa: Evaluación de procesos y controles internos.
- Estadística: Análisis de datos para identificar tendencias y áreas de mejora.