Función de control

Se basa en verificar que todo sale como se ha planificado, tanto en los objetivos planteados como en las estrategias planteadas. Como vemos, planificación y control están muy relacionadas. La idea de controlar es tratar de detectar a tiempo si nos desviamos de los objetivos previstos para así tomar medidas a tiempo.

Fases:

1. Se han de marcar unos estándares, es decir, unas medidas que se consideren normales.
2. Se han de medir las actividades, es decir, una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente. Para ello, hay que examinar paso a paso las fases de la actividad, para estar constantemente al corriente, sin esperar al final de la misma. Una vez analizadas, se han de comparar con los estándares marcados y determinar las desviaciones producidas.
3. Se han de corregir las desviaciones obtenidas, es decir, una vez que se han detectado las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado.

Técnicas de control

• Observación: esta técnica es la más simple, y consiste en comprobar personalmente el desarrollo del plan.
• Auditoría: esta técnica es más elaborada, y se utiliza sobre todo para la planificación contable y financiera. Consiste en una comprobación exhaustiva que sirve para verificar la información de que se dispone, como por ejemplo los datos del balance de situación de una empresa. La auditoría puede ser interna, si la realiza el personal de la empresa, o externa, si la llevan a cabo profesionales independientes.
• Control presupuestario: el presupuesto contenido en el plan es una herramienta de control muy poderosa, ya que expresa en términos cuantitativos todas las acciones previstas en él.
• Técnicas analíticas y gráficas: existen multitud de técnicas de control basadas en la estadística y en el análisis matemático y gráfico, como el punto muerto o las ratios del análisis contable.

Organización formal e informal

La organización formal de la empresa es la que viene establecida por la dirección de la empresa y por tanto tiene que ser aceptada por todos. En toda organización se refleja la estructura organizativa.

La estructura organizativa debe reflejar todos los puestos de trabajo, diferenciando los siguientes elementos:

• Las responsabilidades de todos los puestos de trabajo y las tareas que deben realizar las personas
• La departamentalización o los departamentos en los que se organizan los diferentes puestos de trabajo
• La jerarquía, es decir, la autoridad que tienen unas personas sobre otras.

La organización informal de la empresa son relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea porque las personas se relacionan más allá de lo que establece la dirección. Surgen amistades, intereses comunes y líderes naturales a los que los compañeros respetan y siguen. Todo esto provoca que miembros de diferentes departamentos se comuniquen entre sí.

La organización informal es por tanto muy poderosa. Podemos destacar dos razones:

• La información corre mucho más deprisa por los canales informales que por los formales (a veces incluso corren rumores o noticias falsas).
• Surgen líderes informales que son respetados y seguidos por sus compañeros. Un líder informal puede influir en la opinión de otros con independencia de quién tenga la autoridad fijada por la empresa.

Los directivos de la empresa deben tener en cuenta esta organización informal, porque ni puede ser eliminada ni puede ser obviada en su importancia.

La teoría X e Y de McGregor

El liderazgo es el proceso de influir sobre las personas para que éstas intenten con buena disposición y entusiasmo seguir las indicaciones que le marque el líder.

Estilos de liderazgo:

• Autoritario: se basa en un estilo dominante por parte del líder. Este suele tomar decisiones sin necesidad de la participación de sus trabajadores y sin tener que justificarlas. El líder autoritario se caracteriza por ser dominante, restrictivo, exigir obediencia y supervisar constantemente a sus trabajadores.
• Democrático: el líder busca ser un miembro más del grupo o equipo, las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores, pero bajo su supervisión, guía y consentimiento. Escucha, suele ser accesible y promueve la participación de los trabajadores.
• Liberal: se basa en una participación mínima del líder, da libertad a los trabajadores en las decisiones, ya sean individuales o colectivas. Participa poco en las decisiones.

Según se dirija de una manera o de otra, se puede aumentar o disminuir el rendimiento de las personas que están bajo ese mando. Los estilos de dirección se sitúan, normalmente, en límites extremos. Sería necesario encontrar un estilo mixto o intermedio, adecuado al perfil del trabajador sobre el que se ejerce el liderazgo. Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenía de los trabajadores. A partir de este estudio identificó dos posturas, que llamó teoría X y teoría Y.

Según la teoría X (estilo autoritario) hay personas que:

1. Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, como consecuencia, trabajan lo mínimo posible.
2. No tienen ambición y, por tanto, no quieren responsabilidades.
3. Prefieren que les manden.
4. No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Según la teoría Y (estilo participativo) hay personas que:

1. Quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
2. Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la energía desprendida con el deporte o con el juego.
3. Tienen ambición, imaginación y creatividad.
4. Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

La teoría X aboga por una dirección autoritaria, mientras que la teoría Y promueve una dirección más flexible y democrática.

La teoría de las necesidades de Maslow

La motivación es la predisposición de un trabajador para hacer el trabajo de la mejor manera posible y que con ello se consigan los objetivos de la empresa.

Abraham H. Maslow fue el autor más destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en cinco niveles que se han de satisfacer de manera progresiva. Estas necesidades constituyen una fuente de motivación que desaparece a medida que se van satisfaciendo. Maslow representaba estas necesidades en forma de pirámide:

1. Fisiológicas: Son necesidades fisiológicas básicas para mantener la supervivencia. Comer, dormir, protegerse del frío, etc.
2. De seguridad: Una vez satisfechas las necesidades fisiológicas, aparecen las necesidades de seguridad. De alguna manera sirven para consolidar lo que se ha obtenido hasta ahora.
3. Sociales: Agrupan las necesidades de amor y afecto y de sentirse aceptado por la comunidad; en el caso de una empresa, consiste en sentirse considerado, respetado e integrado.
4. De autoestima: Confianza en uno mismo, fama, prestigio; aplicado a la empresa, consiste en que se valore la capacidad de trabajo de la persona.
5. De autorrealización: Desarrollar al máximo nuestro potencial, ser lo que queremos ser.

Planificación y tipos de planes

La planificación consiste en fijar unos objetivos a partir del punto de partida de la empresa, establecer unas estrategias y políticas para conseguirlos, teniendo en cuenta los recursos que tenemos.

Tipos de planes:

1. Planes a largo plazo, también denominados estrategias: se refieren a un plazo superior al año, normalmente de tres a cinco años.
2. Planes a corto plazo o tácticas: en este caso, el horizonte de planificación es como mucho de un año.

Contratos de trabajo

Es el documento en el que la empresa y los trabajadores y trabajadoras acuerdan las características básicas y la naturaleza concreta de la relación laboral que existe entre ellos. Es de carácter individual y las partes lo firman, obligándose a cumplir lo pactado.

Tipos de contratos:

1. Contratos indefinidos: Son contratos que no tienen fecha prevista de finalización (es el conocido como “contrato fijo”). Además, el contrato puede ser a jornada completa o parcial.
2. Contratos fijos-discontinuos: Son contratos que se realizan en aquellos trabajos que se llevan a cabo en una temporada del año. Tampoco tienen prevista fecha de finalización. Además, el contrato puede ser a jornada completa o parcial.
3. Contratos temporales: Son contratos con una fecha de finalización. Este tipo de contrato debe estar justificado. Puede surgir por dos motivos que dan lugar a dos tipos de contrato temporal:
   1. Contrato por sustitución: Se hace para sustituir a trabajadores de la empresa que van a faltar un tiempo por estar de baja o excedencia. El contrato acabará cuando el trabajador sustituido vuelva. No hay indemnización una vez acabado el contrato.
   2. Contrato por circunstancias de la producción: Se realiza cuando una empresa tiene un exceso de pedidos o de producción en una época del año y necesita trabajadores durante ese tiempo. El contrato acaba cuando la producción vuelva a la normalidad (máximo de 6 meses).

Contratos formativos

Son contratos especiales diseñados para trabajadores que no tienen formación y/o experiencia.

Tipos de contratos formativos:

1. Contratos de formación en alternancia: Son para trabajadores entre 16 y 30 años y tienen como objetivo que una persona pueda recibir una formación para un sector en el que no está cualificado. La duración mínima será de 3 meses y la máxima de 2 años.
2. Contrato para adquirir práctica profesional: Son para trabajadores que tienen un título universitario o un ciclo formativo, pero no tienen experiencia laboral. La duración mínima será 6 meses y la máxima de 1 año.

Proceso administrativo

Es la función clave en las empresas que coordina los recursos para lograr el producto final. Se integra con las funciones de producción, marketing y finanzas, asegurando el éxito empresarial.

Fases del proceso administrativo:

1. Planificación: consiste en establecer los objetivos que hay que lograr y diseñar las actividades necesarias para conseguirlo. Fase mecánica.
2. Organización: esta función establece las relaciones más adecuadas entre las partes de una empresa y las personas que trabajan con ella. Fase mecánica.
3. Dirección (o gestión): la función directiva gestiona al personal de una empresa, y su objetivo es conseguir el mayor rendimiento posible de la plantilla. Fase dinámica.
4. Control: mediante esta función se comparan los resultados obtenidos con los objetivos marcados en la fase de planificación. Si se detecta algún tipo de desviación, se deben establecer las medidas correctoras oportunas. Fase dinámica.

Organigrama

Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de la empresa y permite ver las relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir. Lo realiza la dirección. Establece la cadena de mando y delegaciones de autoridad.

Tipos de organigramas:

• Por su forma:
  1. Organigramas verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en posiciones más elevadas y debajo de ellas se colocan las unidades que están subordinadas. Pretende destacar la jerarquía de mando sobre cualquier otra cosa.
  2. Organigramas horizontales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las que se subordinan a la derecha. Sin embargo, tienen la ventaja psicológica de que no destacan que los puestos de mayor autoridad se encuentran en la cumbre y que los de menor están en el fondo. Pretenden destacar las funciones de la empresa sobre la jerarquía de mando.
  3. Organigramas radiales: intentan destacar los centros de decisiones de los niveles operativos. Las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en el centro y las que se subordinan en el exterior.
• Por el fin:
  1. Organigramas informativos: Dan información global de la empresa; por tanto, solo aparecen las grandes unidades.
  2. Organigramas de análisis: Aparece la totalidad de la estructura de la empresa de forma detallada.
• Por la extensión:
  1. Organigramas generales: son los que reflejan la estructura general de la empresa, es decir, todos los departamentos.
  2. Organigramas de detalle: se refieren a un departamento concreto de la empresa.
• Por el contenido:
  1. Organigramas estructurales: Solo representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
  2. Organigramas funcionales: Son los que representan los contenidos de cada una de las unidades de la empresa.
  3. Organigramas de personal: Solo se representa las personas (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.

Modelos de organización

Modelo lineal o jerárquico

Se basa en el principio de unidad de mando, es decir, cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe que se sitúa por encima de él.

Ventajas:

• Es un modelo simple en donde las responsabilidades y jerarquía están claras.
• La toma de decisiones es rápida ya que depende de una sola persona.

Inconvenientes:

• Comunicación lenta.
• Falta de especialización.

Aunque las decisiones son rápidas, la comunicación es lenta, ya que las decisiones tienen que comunicarse por todos los niveles. Además, como los directivos tienen que tomar todas las decisiones hay poca especialización, ya que no pueden ser expertos en todas las áreas.

Modelo funcional

Se basa en la existencia de especialistas en las que cada uno se centra en una de las áreas de la empresa. De esta manera ya no existe el principio de unidad de mando, sino que los trabajadores pueden recibir órdenes de cada uno de los diversos especialistas.

Ventajas:

• Al haber especialistas que se dedican a una sola función, los trabajadores están mejor asesorados de cada materia en concreto.

Inconvenientes:

• Puesto que los trabajadores reciben órdenes de varios jefes, en ocasiones pueden ser contradictorias y generar conflictos.

Modelo lineal y de asesoramiento (staff)

Se caracteriza por una estructura central de forma jerárquica, con el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento, que sirven para ayudar y asesorar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Ventajas:

• Las responsabilidades y jerarquía están claras.
• Existen especialistas que asesoran a los diferentes departamentos.

Inconvenientes:

• Las decisiones son lentas, ya que hay que consultar a los asesores.
• Suponen un coste extra.

Modelo matricial

Combina los departamentos por funciones (producción, marketing, etc.) con los departamentos por productos. Los trabajadores tienen dos jefes: el jefe del departamento funcional y el jefe de producto.

Ventajas:

• Es una estructura flexible que se puede adaptar a los diferentes proyectos.

Inconvenientes:

• A veces surgen problemas de coordinación entre ambos jefes y pueden surgir conflictos.

Departamentalización de la empresa

Es la división de las actividades y los trabajadores en unidades que reciben el nombre de departamentos. Existen múltiples modelos de agrupación.

• Agrupación por funciones: Consiste en asignar a un mismo departamento a los trabajadores que realizan una misma función.
• Agrupación por productos: En este caso, se trata de asignar a cada trabajador o trabajadora a un área dedicada a uno de los productos (bienes o servicios) de la empresa.
• Agrupación geográfica: La división por zonas de actividad es muy común entre las grandes empresas.
• Agrupación mixta: En la mayoría de los casos no se utiliza un criterio puro de agrupación, sino una mezcla de todos ellos.

Tipos de comunicación

• Según su ubicación:
  • Comunicación interna: tiene lugar dentro de la empresa, como las órdenes de los jefes a los subordinados o las sugerencias que éstos aportan.
  • Comunicación externa: se produce entre la empresa y el exterior: con clientes, proveedores, competidores, fuerzas políticas, etc. Se le suele denominar relaciones públicas.
• Donde se produce:
  • Comunicación formal: la relacionada con la organización formal.
  • Comunicación informal: se refiere al intercambio de información en el seno de la organización informal. Un tipo especial dentro de esta modalidad son los denominados rumores, que resultan muy perjudiciales, ya que suelen distorsionar la realidad.
• Dirección en que se transmite:
  • Comunicación vertical: sigue la escala jerárquica de la empresa, y puede ir de los jefes a los subordinados (descendente) o de los subordinados a los jefes (ascendente). En realidad, toda comunicación vertical tiene ambos sentidos.
  • Comunicación horizontal: es la que se produce entre dos personas pertenecientes al mismo nivel de jerarquía. Por ejemplo, entre dos vendedores o entre el director de marketing y el director de recursos humanos.
  • Comunicación cruzada: en este caso, el intercambio de información tiene lugar entre dos personas pertenecientes tanto a niveles jerárquicos distintos como a diferentes áreas de actividad. Por ejemplo, la comunicación que se establece entre el director financiero y un operario de la fábrica.

Reclutamiento y selección de personal

Reclutamiento

Este término proviene del ámbito militar (piénsese en la palabra “recluta”). Las empresas deben reclutar a los trabajadores más idóneos para cubrir los puestos de trabajo que se necesitan. En esta fase es necesario encontrar un número suficiente de candidatos, de modo que haya donde elegir.

Cuantos más candidatos se obtengan, más posibilidades tendremos de encontrar el que mejor se adecue al puesto, pero también es cierto que resulta más costoso el desarrollo del proceso de selección. Existen dos modalidades de reclutamiento:

• Interno: es la modalidad más sencilla y barata. Los candidatos son trabajadores de dentro de la empresa.
  • Ventajas:
    • Es una manera rápida y barata de encontrar candidatos.
    • El candidato ya conoce la empresa y ya está adaptado.
    • Es muy motivador para los empleados, que ven que se les tiene en cuenta cuando surge una vacante.
  • Inconvenientes:
    • Nos limitamos las posibilidades de acceder a más candidatos.
    • Pueden surgir conflictos entre los propios trabajadores que rivalizan por el mismo puesto.
• Externo: En esta modalidad, los empresarios miran hacia el exterior en búsqueda de un número bastante amplio de candidatos.
  • Métodos:
    1. Anuncios: Muchas empresas que buscan candidatos se publicitan a través de herramientas digitales e internet. En este sentido, las redes sociales cada vez están cobrando más importancia. Linkedin es una red social profesional, está orientada a relaciones comerciales y profesionales.
    2. Bolsas de trabajo: Son registros que tienen algunas universidades, sindicatos o colegios profesionales, a los que acuden los trabajadores para solicitar empleo.
    3. Agencias de colocación: Son servicios de empleo sin ánimo de lucro que dependen de entidades públicas o privadas, como ayuntamientos.
    4. Recomendaciones: En muchas ocasiones la forma estrella para la empresa de conseguir candidatos es por recomendaciones. Muchos jefes cuando buscan un empleado preguntan a los propios trabajadores, a familiares o amigos.
    5. Solicitudes espontáneas: Algunas personas que buscan empleo a veces acuden directamente a la empresa a entregar su currículum vitae. Estas entregas, ya sean por la web, correo, etc.

Selección

La selección del personal es el proceso que la empresa lleva para elegir al candidato más idóneo para un puesto de trabajo. De entre las personas que sí cumplen los requisitos, la empresa puede usar una serie de instrumentos:

• La entrevista: Es el más utilizado. Esta puede ser individual o en grupo. Se busca conocer la personalidad del candidato y comprobar si se adecua a lo que busca la empresa.
• Test psicotécnicos: Se usan para comprobar las habilidades numéricas, verbales y de solución de problemas de los candidatos.
• Pruebas teóricas o prácticas: Buscan averiguar si los candidatos tienen los conocimientos necesarios para llevar a cabo el trabajo.
• Dinámicas de grupo: Se junta a un grupo de candidatos y se les pide que discutan sobre algún tema en concreto y lleguen a un acuerdo. Con ello se trata de evaluar sobre todo las habilidades sociales de los candidatos.

Salario y nómina

La política salarial consiste en fijar los salarios para cada categoría de trabajadores. El salario son las percepciones económicas en dinero o en especie que los trabajadores reciben por prestar sus servicios a la empresa. Dentro del salario podemos diferenciar los siguientes conceptos:

• El salario base: es la cantidad fija y garantizada que percibe el trabajador fijada en un tiempo determinado o por una producción concreta.
• Los complementos salariales: Son cantidades que se suman al salario base por circunstancias personales del trabajador, las características propias del puesto de trabajo o por resultados de la empresa.
• Horas extra: Son pagos que el trabajador recibe cuando realiza horas por encima de su jornada laboral.
• Pagas extraordinarias: En España, los trabajadores tienen derecho a recibir dos pagas extraordinarias.
• Salario en especie: Son aportaciones no dinerarias, es decir, el trabajador recibe bienes o servicios a cambio del trabajo.

Nómina

La nómina es el documento justificante del pago del salario del trabajador. En él deben venir reflejados todos los conceptos que representan ingresos y todas las deducciones que se restan.

1. Devengos: Son las cantidades que percibe el trabajador durante el período que refleja la nómina. Dentro de los devengos se incluyen dos apartados:
   1. Las percepciones salariales: incluyen los elementos que acabamos de ver: salario base, complementos salariales, horas extra, pagas extraordinarias y salario en especie.
   2. Las percepciones no salariales: Son las cantidades percibidas por el trabajador, para compensar los gastos ocasionados al trabajador para realizar su trabajo durante ese período, así como indemnizaciones.
2. Deducciones: Son las cantidades que se restan a los devengos.
   • La cuota a la Seguridad Social: En total se deduce alrededor de un 6,5% de los devengos para pagar a la Seguridad Social. Gracias a estas aportaciones el trabajador tendrá derecho al pago del desempleo, bajas por enfermedad, etc. (además, la empresa pagará otro 30% adicional, pero esta cantidad no sale del trabajador).
   • El pago del IRPF: Es el impuesto sobre la renta de las personas físicas.
3. El líquido a percibir: Es la diferencia entre los devengos y las deducciones.