Funciones administrativas esenciales

Planeación, organización, dirección y control son las funciones esenciales en la administración, junto con la integración de personal.

La tarea más importante de un administrador

Es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos dentro del grupo y cómo alcanzarlos.

Función de la planeación

Para que el esfuerzo grupal sea eficaz, las personas deben saber lo que se espera de ellas. La planeación implica la selección de misiones y objetivos, y de las acciones para cumplirlos. Esto requiere de la toma de decisiones, es decir, optar por entre diferentes cursos de acción futuros.

La planeación supone la innovación administrativa.

Planeación y control son inseparables, los hermanos siameses de la administración. Todo intento de control sin planes carece de sentido.

Tipos de planes

1. Propósitos o misiones: Se identifica la función o tarea básica de una empresa o de una parte de esta. Toda empresa tiene una misión, muchos consorcios conciben su misión como sinergia.
2. Objetivos y metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no solo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, control, dirección e integración de personas.
3. Estrategia: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
4. Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. Los administradores se cerciorarán de que sus subordinados no interpreten como políticas lo que en realidad son decisiones administrativas menores no previstas para fungir como patrones de conducta.

   Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelve innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados.

5. Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras, son guías de acción.

   Es llevar a cabo los objetivos, revisar los objetivos y realizar una autoevaluación.

   Los procedimientos cruzan los límites entre departamentos (relación entre procedimiento y política).

6. Reglas: Se exponen acciones o prohibiciones específicas no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Ej.: no fumar.

   El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las que los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.

7. Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.
8. Presupuestos: Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamarse un programa en cifras. Presupuesto financiero operacional se le denomina plan de utilidades.

Pasos de la planeación

1. Atención a las oportunidades: Una situación de desorden o confusión, y la necesidad de una solución para el cumplimiento de una meta, pueden concebirse más constructivamente si se les considera una oportunidad. Un exitoso y astuto director de empresa prohíbe que sus colegas hablen de problemas, solo les está permitido hablar de oportunidades. La planeación requiere…
2. Establecimiento de objetivos: El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el corto como largo plazo, y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse. En los objetivos se especifican los resultados esperados.
3. Desarrollo de premisas: El tercer paso lógico de la planeación es establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación, como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. Cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa.
4. Determinación de cursos de acción alternativos: El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no exista alternativa; el problema es reducir el número de alternativas.