El Aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta), almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o de comercialización y gestionar sus diferentes inventarios.

El departamento de producción necesita materiales (materias primas, repuestos, envases, etc.) para la fabricación y el departamento de ventas, los productos que deben comercializarse.

• La persona encargada del aprovisionamiento debe realizar las compras de productos que necesitan el departamento de producción o el departamento comercial.
• La función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados mientras el departamento de producción no los necesite.
• Es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se debe mantener y el ritmo de pedidos.

Las Existencias: Concepto y Tipología

• Materias primas: Son aquellas que, mediante la transformación o elaboración, se convierten en productos semielaborados o terminados.
• Productos semiterminados: Son productos fabricados por la empresa y no destinados normalmente a la venta hasta que no son objetos de elaboración.
• Productos en curso: Son aquellas que se encuentran en proceso de formación o de transformación al cierre del ejercicio económico.
• Productos acabados: Son los productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que hagan otras empresas.
• Mercancías o existencias comerciales: Son los materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Son los elementos incorporables.
• Subproductos: Residuos y materiales recuperables.

Funciones de las Existencias: Necesidad de los Inventarios

• Dan seguridad ante la incertidumbre en las ventas y el aprovisionamiento.
• Diferencian la producción y la distribución en los casos de demanda muy estacional.
• Aprovechan economías de escala con la compra de materiales en grandes cantidades.
• Dan protección contra la inflación y la variabilidad de los precios.

Clasificación de los Costes de las Existencias

• Costes de pedido: Son aquellos costes generados para realizar pedidos o reaprovisionamiento: costes administrativos fruto de gestionar y realizar los pedidos a proveedores.
• Costes de mantener inventarios: Son los costes que tiene la empresa para mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes.
  • Administrativos: Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y administración.
  • Operativos: Costes del personal de los almacenes.
  • De espacio físico: Costes de alquileres de locales.
  • Económicos: Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias.
  • Financieros: Costes de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos para mantener las existencias.
• Costes de ruptura de stocks: Son aquellos costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer frente a un pedido de un cliente por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias o altas existencias necesarias para la producción.

La Determinación del Nivel de Existencias

Una de las cuestiones fundamentales de la gestión de aprovisionamiento es saber la cantidad de existencias que se debe mantener en los almacenes.

• Objetivo de eficacia: Disponer de stocks suficientes para garantizar con flexibilidad el funcionamiento productivo y comercial de la empresa.
• Objetivo de eficiencia: Mantener las existencias justas, que no supongan un exceso de recursos destinados a los almacenes.

La Administración de los Inventarios

• Stock máximo: La cantidad de existencias más grande de un material que se puede mantener en el almacén.
• Stock mínimo o de seguridad: La cantidad de existencias más pequeña de un material que se puede mantener en el almacén.
• Punto de pedido: Nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén.

El Modelo de Pedido Óptima (Modelo de Wilson)

• La empresa se aprovisiona por lotes de producto (comprados a los proveedores o fabricados por el departamento de producción) de cantidad constante, que hay que determinar.
• La demanda del producto (cantidad total que se compran al proveedor o que se fabrican en producción) es constante y conocida a lo largo del periodo de gestión.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento son constantes y conocidos.
• Coste de adquisición (CA): Es el coste de comprar el producto al proveedor, en que p es el precio de compra y D, la demanda esperada del producto.
  CA = pD
  Cuando una empresa no compra un producto, sino que lo fabrica.
  CA = cf.D
• Coste de pedido (CC): Es el coste unitario de los gastos en hacer pedidos.
  CC = SN y si N = D: Q, entonces CC = s. D: Q
• Coste de almacenamiento: Son los costes totales del mantenimiento de inventarios en el almacén.
  CE = g. (Q: 2 + Es)
• Punto de pedido: Es el nivel de las existencias que obliga a realizar un pedido de aprovisionamiento.

El Aprovisionamiento

Producir
Compras Producción Ventas
Existencias Existencias
Comercial
Compras Ventas
Existencias