Planificación y Administración
Planificación
Planificación: Acuerdo interno en el que se define la meta y el plan.
Meta: Futuro deseado para la organización.
Plan: Acciones para lograr la meta.
Planeación: Acto de determinar las metas de una organización y los medios para lograrlas.
Importancia de la Planificación
Legitimidad: Promueve una organización y su razón de ser.
Fuente de motivación y compromiso: Las metas y los planes llevan a los empleados a tener una mayor motivación sin incertidumbre.
Guías de acción: Las metas y los planes le dan a la organización un sentido de dirección.
Estándar de desempeño: Si las metas definen los resultados deseados, entonces esto se convierte en criterio para el desempeño.
Visión, Misión y Valores
Visión: Imagen del futuro, permite que nuestros actos tengan sentido y coherencia (factible de alcanzar, motivadora e inspiradora, compartida, clara y sencilla).
Misión: Razón de ser de una empresa que entrega la sostenibilidad o sustentabilidad (descripción de lo que la empresa hace, target, factor diferenciador).
Valores: Principios conscientes que brindan fortaleza y poder, para reforzar su visión.
Tipos de Planes
Adm. por objetivos: Administración y empleados se fijan metas y se preocupan de vigilar su desempeño.
Una sola vez: Plan específico que no habrá de repetirse en el futuro.
Permanente: Plan a largo plazo, que se ejecutan de manera repetida dentro de la organización.
Basado en contingencia: Planes usados en ambientes inciertos, se desarrollan escenarios múltiples, es decir, son planes flexibles.
Enfoques de Planificación
Enfoque tradicional: De arriba hacia abajo. Empleado en los altos niveles de la organización. No son flexibles, tienen dificultades para adecuarse a los cambios, inhiben la creatividad, el compromiso y el aprendizaje.
Enfoque actual: Viceversa. Involucra a toda la organización en el proceso, los empleados participan en la fijación de metas y en la determinación de los medios para alcanzarlas.
Metas estrictas: Metas ambiciosas y desafiantes, fomentan el desarrollo, la creatividad y motivación de los empleados.
Administración Estratégica
Adm. estratégica: Conjunto de decisiones y acciones que se usan para formular e implementar las estrategias que generan una ventaja competitiva entre la organización y su ambiente, para alcanzar las metas organizacionales.
Propósito de una estrategia: Es el plan de acción que prescribe las actividades para tratar con el ambiente, determina la forma en que la organización es diferente, centra la atención en las habilidades que desarrollan sinergia y dan valor a los clientes.
Conceptos Clave
Competencia central (core business): Actividad de negocios que una organización hace particularmente bien en comparación con los competidores.
Sinergia: Condición que existe cuando las partes organizacionales interactúan entre ellas para producir un efecto conjunto que es mayor que la suma de las partes cuando actúan en forma aislada.
Creación de valor: La capacidad de suministrar valor a un cliente, combinación de beneficios recibidos y de los costos pagados por el consumidor.
Etapas de la Administración Estratégica
Análisis situacional: Análisis de las fortalezas y debilidades y de las oportunidades y amenazas que afectan el desempeño organizacional.
Elaboración de estrategias: Etapa que se relaciona con la planeación y la toma de decisiones que conducirán al establecimiento de metas organizacionales y un plan estratégico.
Implementación de estrategias: Etapa que se relaciona con el uso de las herramientas organizacionales y administrativas para dirigir los recursos hacia el logro de resultados estratégicos.
Estrategias genéricas: Crecimiento, estabilidad y posicionamiento.
Las Cinco Fuerzas de Porter
Michael Porter: Propuso que las estrategias a nivel de negocio son el resultado de cinco fuerzas competitivas en el ambiente de la compañía:
- Nuevos competidores potenciales
- Poder de negociación de los compradores
- Poder de negociación de los proveedores
- Amenazas de productos sustitutos
- Rivalidad entre competidores
Toma de Decisiones
Decisión: Elección hecha a partir de varias alternativas disponibles.
Toma de decisiones: Proceso de identificar problemas y oportunidades y resolverlos.
Tipos de Decisiones
Decisión programada: Se toma en respuesta a una situación que ha ocurrido con frecuencia suficiente para dar lugar al desarrollo de reglas de decisión y a su aplicación en el futuro.
Decisión no programada: Situación única, está deficientemente definida y muestra una notoria falta de estructura.
Condiciones para la Toma de Decisiones
Certeza: Toda la información necesaria está disponible.
Riesgo: Los resultados asociados a cada alternativa están sujetos a incertidumbre.
Incertidumbre: La información acerca de las alternativas y los eventos futuros es incompleta.
Ambigüedad: Las metas y problemas a resolver no son claros, las alternativas son difíciles de definir y la información acerca de los resultados no está disponible.
Modelos de Toma de Decisiones
Modelo clásico: Decisiones lógicas a favor del interés económico de la organización.
Modelo administrativo: Decisiones no programadas, incertidumbre y ambigüedad.
Modelo político: Modelo útil para tomar decisiones no programadas cuando las decisiones son inciertas, la información es limitada y existe desacuerdo entre los administradores.
Pasos para Tomar Decisiones
- Reconocimiento de los requerimientos de una decisión.
- Diagnóstico y análisis de las causas.
- Desarrollo de alternativas.
- Selección de la alternativa deseada.
- Implementación de la alternativa elegida.
- Retroalimentación y evaluación.
Estructura Organizacional
Estructura organizacional: Marco conceptual en el cual la organización precisa cómo se definen las tareas, se despliegan los recursos y se coordinan los departamentos.
Organigrama: Representación visual de la estructura organizacional.
Elementos de la Estructura Organizacional
Especialización del trabajo: Grado en que las tareas se subdividen en trabajos individuales, también se denomina división del trabajo.
Cadena de mando: Línea de autoridad no dividida que vincula a todos los individuos de una organización y que especifica quién reporta a quién.
Autoridad: Derecho formal y legítimo de un administrador para tomar decisiones, emitir órdenes y asignar recursos con la finalidad de lograr los resultados organizacionalmente deseados.
Responsabilidad: Obligación de realizar la tarea o actividad que se le ha asignado a un empleado.
Delegación: Proceso que usan los administradores para transferir autoridad y responsabilidad hacia posiciones ubicadas por debajo de ellos en la jerarquía organizacional.
Centralización: Ubicación de la autoridad decisional en los niveles más altos.
Descentralización: Ubicación de la autoridad decisional en los niveles más bajos.
Departamentalización: Base sobre la cual los individuos se agrupan en departamentos y estos se integran dentro de la organización.
Factores que Configuran la Estructura
- La estructura sigue a la estrategia.
- La estructura refleja el medio ambiente.
- La estructura se ajusta a la tecnología.
Tipos de Cambio Organizacional
Cambio tecnológico: Pertenece al proceso de producción de la organización.
Cambio de producto: Cambio en el producto o servicio final de una organización.
Cambio estructural: Cambio en la forma en la cual la organización es diseñada y administrada.
Cambio en la cultura y en las personas: Cambio en los valores, normas, actitudes, creencias y comportamiento de los empleados.
Liderazgo
El liderazgo es la capacidad para influir sobre las personas para lograr las metas organizacionales.
- El liderazgo es recíproco y ocurre entre las personas.
- El liderazgo es una actividad de las “personas”, distinta de las actividades del manejo de papeles administrativos o de las actividades relacionadas con la solución de problemas.
- El liderazgo es dinámico e implica el uso del poder.
Control Organizacional
- El control es un aspecto crítico al que se enfrenta todo administrador en cualquier organización.
- El control organizacional es el proceso sistemático a través del cual los administradores regulan las actividades organizacionales para hacerlas consistentes con las expectativas establecidas en los planes, metas y estándares de desempeño.
Tipos de Control
Control preventivo: Anticipa los problemas.
Control concurrente: Resuelve los problemas a medida que se presentan.
Control de retroalimentación: Resuelve los problemas después de que estos se presentan.