Gestión de Inventarios

El inventario se utiliza para designar las existencias de artículos o insumos utilizados en una empresa, es decir, es el almacenamiento de bienes y productos.

Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que supervisa los inventarios y determina los niveles en que deben mantenerse, cuándo hay que reponer el inventario y de qué tamaño deben ser los pedidos.

Tipos de Inventario

Empresas Industriales

En las empresas industriales, los inventarios están formados por las existencias de:

• Materias Primas: Productos que se adquieren para ser transformados y forman parte del producto terminado. Suelen llamarse insumos.
• Productos en Curso de Elaboración: Materias primas y productos complementarios que están en proceso de transformación, es decir, no terminados aún.
• Productos Terminados: Productos cuyo proceso de elaboración ha concluido y están en condiciones de ser vendidos.
• Suministros Varios: Materiales que no forman parte del producto pero se utilizan en el proceso de elaboración, para el mantenimiento y reparación de los equipos industriales, para que estos se encuentren en perfectas condiciones de funcionamiento.
• Envases: Sirven de continente a todo producto elaborado.
• Materiales Accesorios: Todos los elementos necesarios para mantener en condiciones de salubridad e higiene la planta fabril y elementos de oficina.

Empresas de Servicios

En las empresas de servicios, el inventario está formado por los bienes tangibles que pueden venderse y los suministros necesarios para producir los servicios.

Control de Inventarios

El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de los productos que lo componen de forma que se puedan satisfacer los siguientes requerimientos de forma inmediata:

1. Cantidades disponibles de cada producto.
2. Cantidades consumidas de los mismos.
3. Momento en que hay que realizar compras y en qué cantidad.

Objetivo de los Inventarios

Los inventarios de materiales, insumos y productos terminados tienen por objeto equilibrar los distintos ritmos de las actividades de la empresa, siendo reguladores de:

• Las ventas y la producción.
• La producción y las compras.

Las cantidades de productos vendidos determinan las necesidades de insumos para procesar y elaborar y, en consecuencia, deben contarse con las existencias de los mismos para no entorpecer el proceso de ventas-producción.

La disminución de existencia de los productos requeridos para el proceso de elaboración, obligará a la reposición inmediata por medio de compras para que el nuevo proceso cuente con los recursos correspondientes.

Modelos de Inventario

Hay dos tipos de modelos de inventarios:

• Periodo Variable: Se basa en cantidades determinadas de cada producto (cantidad máxima de existencia) y en el cual se realizan las reposiciones del producto cuando las cantidades llegan a un nivel mínimo establecido. Tiene como objetivo regular la financiación inmovilizada de las existencias.
• Periodo Fijo: Se limita a realizar las reposiciones al término de un determinado periodo. El paso del tiempo regula la reposición del producto.

Diferencias entre los Modelos

• Volumen del Pedido: Fijo en cada reposición (periodo fijo) y variable en cada pedido (periodo variable).
• Momento de Reposición: Al llegar a su mínimo (periodo fijo) y al vencimiento del periodo (periodo variable).
• Registro: En cada retiro o compra (periodo fijo) y al realizarse la compra (periodo variable).
• Existencias: Menor que el periodo fijo (periodo fijo) y mayor que la cantidad fija (periodo variable).

Tipos de Demanda

Según la relación existente entre la producción y la venta de los productos de la empresa y la forma en que los insumos tienen que abastecer el proceso de conversión o elaboración, los inventarios deben tener en cuenta las siguientes demandas:

• Independiente: No existe relación entre la demanda de varios productos, por lo que deben determinarse por separado las cantidades necesarias de cada uno.
• Dependiente: La necesidad de un artículo es el resultado directo de la necesidad de otro que generalmente es de mayor nivel. Las cantidades requeridas de un artículo se determinan con relación al número necesario de productos de mayor nivel donde se utilice.

Almacenaje en Empresas Industriales

El almacenamiento de materias primas para el proceso de elaboración constituye uno de los aspectos más importantes del proceso industrial, por lo que cualquier defecto podría provocar su paralización y cualquier exceso pondría en peligro la estabilidad financiera de la empresa por inmovilización del capital en giro. Tiene que haber una estricta relación entre el consumo de las materias primas en el proceso, su existencia en el almacén y el periodo para su reposición. En la práctica, la relación se efectiviza mediante una información recíproca entre la fábrica y el almacén que advierte de forma inmediata cuándo una determinada materia prima haya sido consumida e impondrá la realización de compras.

La función de almacenar no debe ser solo para las materias primas, sino para todos los elementos que forman parte del producto y a los materiales necesarios para mantener en perfecto estado de funcionamiento las maquinarias. El control de los elementos y materiales tiene que realizarse con iguales previsiones que las materias primas. El sector de almacén tiene que incluir el almacenamiento de los productos elaborados. El depósito de tales productos es una función inherente al aspecto comercial de la empresa, ligado a la operación de expedición y despacho de las mismas.

La empresa industrial se dedica a productos cuya elaboración depende de las faltas que se van operando en el stock de productos elaborados, este almacén dependerá del sector de producción. En cambio, cuando los productos que se elaboran obedecen a planes específicos de venta o a pedidos especiales de clientes, la dependencia del depósito de productos elaborados se establece con el sector de comercialización.

Control de Ingresos y Egresos

El manipuleo al que son sometidos los productos objeto de la actividad de la empresa y que se reúnen bajo el nombre de bienes de cambio, obliga a un estricto control para establecer su existencia. El control se realiza por medio de programas computarizados. Antes se hacía por medio de la implantación de un fichero que tenía una ficha para cada uno de los productos y en el cual se asentaban las entradas, salidas y existencia. El saldo existente de unidades tiene que coincidir con la existencia real, verificación que se hace por el recuento físico. La información extraída de las fichas se utiliza para llevar las existencias mínimas y máximas de cada producto para que:

1. El stock no llegue a niveles mínimos que dificulten la producción o venta, realizándose las compras o producción con la debida anticipación.
2. El stock no asuma cantidades máximas por encima de las necesidades de la empresa que perjudiquen el desenvolvimiento financiero.

Para que el control se haga efectivo es necesario que todos los movimientos de los bienes se documenten con comprobantes autorizados por funcionarios de la empresa. De esta forma, toda entrada o salida responderá a necesidades reales. Uno de los aspectos más importantes en la realización del recuento físico de todas las mercaderías existentes de la empresa, es constatar que estas se encuentren debidamente individualizadas para que su localización física y la de origen de su ingreso se identifique con un sello, rótulo o etiqueta que tenga un código que represente número de proveedor, designación del artículo y el precio de costo.

En las empresas dedicadas a la reventa de mercaderías es común emplear la misma marcación para indicar el precio de venta de un artículo. Estas marcas permiten un fácil recuento de la mercadería en el momento de realizar el inventario y determinar el valor de origen. En las empresas industriales, la marcación de materias primas que se adquieren en grandes cantidades se realiza en los envases de origen o mediante señales en el depósito. En cambio, los productos elaborados tienen un código o número de fabricación que las individualiza en los movimientos posteriores.

Clasificación de Inventarios: Método ABC

La separación de los productos que forman el inventario de acuerdo a las necesidades de los mismos en tiempo y cantidad es una cuestión importante, ya que puede poner en riesgo la producción (falta de stock) o la situación financiera de la empresa (exceso de stock). Uno de los métodos más utilizados para la clasificación de los productos es el que se conoce como método ABC, que se utiliza por empresas que desean ejercer un control mínimo de sus inventarios. El método consiste en reagrupar los productos almacenados considerando los siguientes aspectos: el gasto anual promedio de cada producto (precio de compra y gastos generales) y la inversión anual que representa cada uno de dichos productos.

La aplicación de cualquier método requiere una información precisa del movimiento de cada producto en un periodo razonable de operaciones que permita elaborar conclusiones de los medios de registración utilizados.

Etapas del Método ABC

1. Clasificar los productos en orden creciente o decreciente usando como base el gasto anual promedio.
2. Sumar los valores de todos los productos del almacén, obteniendo la inversión total anual.
3. Convertir en porcentaje del total de la inversión anual el valor de cada producto.

Grupos de Productos

• Artículos A: Bienes cuyo valor de consumo anual es el más elevado. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de inventario totales.
• Artículos C: Artículos con el menor valor de consumo. El 5 % más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50 % de los artículos de inventario totales.
• Artículos B: Artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente representa el 30 % de los artículos de inventario totales.