1.2. ¿Dónde queremos llegar?
La visión o imagen que se tiene del futuro, la misión o propósito de la empresa y el papel que se quiere que tenga en la sociedad son elementos esenciales para definir el rumbo de una organización. A partir de esta visión global, se establecen los objetivos y metas que concretan la misión, respondiendo a preguntas clave como:
- ¿Qué beneficios se pretende conseguir?
- ¿Cómo se puede mejorar la productividad de la empresa?
- ¿Qué compromisos sociales se asumirán?
3. ¿Por dónde queremos ir?
Elegir la estrategia competitiva adecuada es fundamental para destacar en el mercado. Esto implica definir cómo se va a competir con otras empresas, considerando opciones como:
- Liderazgo en costes
- Diferenciación
- Segmentación
Investigar las ventajas e inconvenientes de cada alternativa permitirá seleccionar la opción más adecuada para la empresa.
4. ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos?
Para alcanzar los objetivos globales, es necesario implantar planes parciales para cada área de la empresa. Estos planes deben incluir los siguientes elementos:
a) Objetivos operativos
Definen el resultado final que se espera conseguir del plan. Estos objetivos deben ser:
- Específicos
- Realistas
- Temporales
Es fundamental que los objetivos operativos sean aprobados por los altos directivos y dados a conocer a todos los empleados.
b) Políticas
Las políticas actúan como orientaciones o guías para la toma de decisiones en diferentes ámbitos, como:
- Incentivos
- Comerciales
- Productos
- Precios
c) Procedimientos
Los procedimientos detallan la forma exacta en que se debe realizar una actividad específica. Algunos ejemplos son:
- Cómo seleccionar a los trabajadores
- Cómo buscar proveedores
d) Reglas
Las reglas establecen directrices claras sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en determinadas situaciones. Un ejemplo de esto son las medidas de seguridad obligatorias.
e) Presupuestos
El presupuesto es la expresión en cifras de los resultados esperados. Puede expresarse en términos reales (unidades) o monetarios.
5. Controlar cómo vamos
El control es fundamental para garantizar que la empresa avanza en la dirección correcta. Esto implica:
- Determinar la evaluación y control de los planes.
- Adaptar los planes a los cambios y ser flexible.
La función de control
La función de control permite regular la actividad empresarial mediante las siguientes acciones:
- Observar y comprobar cómo responde la empresa a los objetivos planificados.
- Detectar posibles desviaciones respecto de lo planificado.
- Analizar las causas de las desviaciones para corregirlas.
El control es un proceso continuo que comienza con la planificación. Es importante comunicar a los empleados los objetivos que se pretenden alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Controlar también implica rendir cuentas ante otros y puede generar resistencia al cambio.
Las fases de la función de control
1. Establecimiento de estándares
- Fijar estándares de resultados que sirvan como referencia.
- Los estándares deben ser metas evaluables en términos cuantitativos y abarcar todos los aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales
- Medir los resultados reales del período.
- Utilizar procedimientos como reuniones, informes y análisis contables para obtener datos precisos.
3. Comparación de resultados con estándares
- Comparar los resultados reales con los estándares fijados.
- Identificar la diferencia entre lo que es y lo que debería ser.
- Realizar comparaciones periódicas para detectar cualquier posible desviación.
4. Análisis de las diferencias
Las desviaciones pueden deberse a diversos factores, como:
- Dificultades de organización
- Fallos en la ejecución de las decisiones
- Objetivos inalcanzables
- Falta de recursos materiales o personales
- Hechos fortuitos
5. Corrección de las desviaciones
- Si las desviaciones son positivas, significa que se está superando lo esperado.
- Si las desviaciones son negativas y superan los límites permitidos, se deben tomar medidas correctivas, como:
- Aumento de recursos
- Cambio de tareas
- Revisión de planes o metas
- Plan de formación especial
5. La función de organización
La organización consiste en:
- Identificar y clasificar las actividades necesarias para conseguir los objetivos marcados en la planificación.
- Dividir el trabajo entre las personas de la empresa.
- Diseñar la estructura de la empresa, estableciendo:
- Quién hace cada tarea
- Quiénes son los responsables de cada grupo
- Qué relaciones de coordinación y comunicación hay entre los distintos niveles
Principios organizativos
1) División del trabajo
Descomponer el trabajo global de la empresa en distintas actividades especializadas.
2) Especialización
Consecuencia de la división del trabajo que aumenta la eficiencia y productividad al permitir que los empleados se enfoquen en tareas específicas.
3) Necesidad de coordinación
La especialización requiere de una coordinación efectiva para asegurar que las diferentes partes de la empresa trabajen juntas de manera armoniosa.
4) Autoridad y jerarquía
- La autoridad es el poder legítimo para dirigir un grupo y va unida a la responsabilidad.
- La jerarquía define el nivel que ocupa cada persona en la escala de poder.
5) Unidad de mando
Cada persona debe tener un solo jefe para evitar confusiones y asegurar la claridad en las órdenes y funciones.
6) Delegación de autoridad
Asignar libertad y autoridad a un subordinado para realizar algunas tareas, lo que permite a los directivos enfocarse en asuntos estratégicos.