Dirección y Control Empresarial: Planificación, Organización y DPO

Dirección Empresarial

Se ocupa de coordinar e integrar el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. La esencia de la tarea directiva consiste en conseguir una actuación conjunta de las personas y medios que componen la organización, dándoles objetivos y valores comunes. Para ello, la dirección de la empresa ha de llevar a cabo las funciones de planificación, organización, dirección de recursos humanos y control.

Niveles Directivos

a) Alta dirección: Integrada por el presidente y los directivos de más alto nivel de la empresa. Ocupa el nivel superior de la pirámide y es la encargada de pilotar la empresa, fijar sus objetivos y sus grandes líneas estratégicas.

b) Dirección intermedia: Incluye a los directivos de nivel medio que se encargan de mantener el contacto entre la alta dirección y la dirección operativa. Su función es traducir y concretar las directrices fijadas por la alta dirección en objetivos y planes específicos.

c) Dirección operativa: Incluye a todos aquellos directivos que están en contacto directo con los trabajadores. Ocupan el nivel más bajo de la pirámide y son los responsables de asignar tareas a los trabajadores y de supervisar los resultados.

Funciones de la Dirección

a) Planificación: Consiste en determinar qué quiere conseguirse en el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo.

b) Organización: Consiste en definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones que deben existir entre ellas, fijando sus responsabilidades.

c) Dirección o gestión de recursos humanos: Se encarga de integrar a las personas que van a trabajar en la empresa y orientar su comportamiento hacia el logro de los objetivos. El liderazgo es fundamental en esta función.

d) Control: Es el complemento de la planificación, ya que pretende garantizar que aquello que se quería conseguir realmente se esté cumpliendo. En caso contrario, se deben tomar las medidas necesarias para que los hechos se adecuen a los planes. El control consiste en comparar los resultados previstos con los reales.

Planificación

Proyecta el futuro deseado para la empresa y los recursos necesarios para que se haga efectivo. Hay que distinguir:

a) Según su horizonte temporal:

Planes a largo plazo (3 a 5 años).
Planes a corto plazo (1 a 2 años).

b) Según la amplitud del enfoque o nivel:

Planes estratégicos: consideran la empresa como un todo.
Planes tácticos operativos: desarrollan los planes estratégicos y los concretan para las unidades de negocio, divisiones o departamentos, con objetivos fijados al detalle.

Fases de la Planificación Estratégica

a) Diagnóstico de la situación: Análisis de los problemas actuales y futuros, sus interrelaciones, las oportunidades y amenazas del entorno y la identificación de los puntos fuertes y débiles de la empresa.

b) ¿Dónde queremos llegar?:

Visión: la imagen del futuro que se quiere para la empresa.
Misión: el propósito y la razón de ser de la empresa.
Objetivos y metas: concretan la misión de forma más operativa.

c) ¿Por dónde queremos ir?: Elegir la estrategia competitiva de la empresa, es decir, la forma en la que va a competir con otras empresas para alcanzar, mantener o mejorar una posición en el mercado frente a la competencia.

Del Plan Estratégico a los Planes Parciales

d) ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos?: Hay que implantar la estrategia mediante planes parciales con el fin de alcanzar los objetivos globales. Estos planes incluyen:

Objetivos operativos: el resultado final que se espera conseguir con el plan.
Políticas: guías para la toma de decisiones.
Procedimientos: detallan la forma exacta en que una actividad ha de realizarse a través de una secuencia cronológica de acciones.
Reglas: indican lo que ha de hacerse ante determinadas situaciones y no admiten interpretación.
Presupuestos: expresan en cifras los resultados esperados en términos reales o monetarios.

e) Controlar cómo vamos: Determinar la forma de evaluación y control para adaptar los planes a los cambios del entorno.

Dirección por Objetivos (DPO)

La DPO es un sistema de dirección en el que los objetivos específicos se planifican de forma conjunta entre trabajadores y directivos y se revisan periódicamente para observar su progreso. De esta forma, los trabajadores participan en la fijación de sus propios objetivos y conocen los factores que se utilizan para valorar su rendimiento, lo que tiene un efecto motivador.

Etapas de la DPO

a) Fijación de los objetivos: El superior se reúne con sus subordinados para establecer los objetivos de un período (1 año o 6 meses). Ambas partes determinan qué se debe hacer, cómo se van a medir los resultados y en qué fecha.

b) Aplicación: El subordinado es el responsable del logro de los objetivos y es quien determina el procedimiento, lo que le otorga una gran autonomía para decidir cómo alcanzarlos.

c) Evaluación: Se determina el grado de cumplimiento de los objetivos y se analizan las causas que han impedido su logro.

Ventajas de la DPO

Favorece la motivación de los trabajadores al ser ellos mismos los responsables de qué conseguir y de cómo hacerlo.
Mejora el compromiso personal al comprender cómo contribuye su esfuerzo a los objetivos generales de la organización.
Clarifica la organización. Los trabajadores saben qué tareas van a desarrollar y con qué objetivos.
Facilita la dirección. Aumenta la comunicación regular entre subordinados y superiores.
Las decisiones sobre remuneración y promoción son más objetivas.

Inconvenientes de la DPO

Desconocimiento por parte de los directivos de la DPO y de las pautas que necesariamente han de seguir.
Dificultad en la fijación de los objetivos para que sean verificables.
El enfoque en el corto plazo puede suponer un descuido de los objetivos a medio y largo plazo.
La negociación de los objetivos puede generar conflictos.

Función de Control

Permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa.

Fases de la Función de Control

a) Establecimiento de estándares de resultados relativos a un período de tiempo.

b) Medición de resultados reales: Para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos dependiendo del tipo de información del que se trate.

c) Comparación de resultados con estándares, es decir, entre lo que es y lo que debería ser.

d) Análisis de las diferencias: Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos, como dificultades de organización, malas decisiones o problemas con el propio plan.

e) Corrección de las desviaciones: Cuando las diferencias son positivas respecto a lo previsto, se supone que todo va bien. Si son negativas, se deben tomar medidas correctivas.