Documentación y Registro
Todas las operaciones se formalizan mediante documentos o comprobantes que permiten dejar constancia de la forma en que se han realizado, sirviendo para su registro en los libros de la empresa y como respaldo a las informaciones que se producen. Esto permite a los directivos adoptar decisiones que permitan cumplir con los objetivos fijados.
Cuenta de Materiales
El ingreso y egreso de materiales al depósito se lleva mediante un registro en forma de ficha, cuenta o archivo computarizado que permite asentar los movimientos de forma individual por artículo. El proceso de valuación puede ser por precio promedio, PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) o UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir).
Distribución de los Costos Indirectos
Los costos indirectos deben ser distribuidos por el Departamento de Producción y por las secciones auxiliares para que cada una de dichas áreas reciba el cargo que le corresponda. Esta distribución se realiza a través de una planilla que consta de los distintos conceptos de costos indirectos y los departamentos a los cuales se distribuyen en base al método que se adopte en cada caso.
Orden de Producción
Resume todas las aplicaciones de costos imputados a un determinado proceso y es la que se utiliza para la determinación del costo individual o departamental.
Entrada y Salida de Productos Elaborados
El ingreso y egreso al depósito se lleva en un registro en forma de ficha, cuenta o archivo computarizado que permite asentar los movimientos de forma individual por artículo. El proceso de valuación puede ser por precio promedio, PEPS o UEPS.
Hoja de Costo
Resume la orden de producción cuantificándola para determinar el costo total y unitario del o los productos elaborados.
Introducción a la Actividad Industrial
En las empresas industriales deben tenerse en cuenta los productos que se elaborarán, la maquinaria, las herramientas, el personal especializado, la mano de obra de apoyo, la forma de realizar la producción, el control de calidad, etc.
Concepto Básico de Costos
El valor de los recursos económicos utilizados para la fabricación de un producto o la ejecución de un servicio tiene dos componentes: una cantidad determinada del recurso empleado y el precio de dicho recurso. Los costos son el esfuerzo económico (inversión de materia prima, mano de obra y maquinaria) que se realiza en función de conseguir un objetivo.
Principios Generales de Fijación de Costos
Los costos deberán relacionarse con sus causas. Los costos anormales se excluyen de los costos.
Elementos que Componen el Costo de Producción
- Materias Primas: producto con el que se elabora el producto. Es un cargo directo porque su consumo se puede individualizar sin dificultades. Los materiales indirectos son elementos que se utilizan para toda la producción en su conjunto.
- Mano de Obra: es directa cuando es realizada por personal cuya actividad está asignada directamente a la fabricación del producto. La mano de obra indirecta es la de los trabajadores que solo intervienen en tareas accesorias.
- Gastos de Fabricación: erogaciones necesarias para lograr la transformación de materias primas en productos terminados. No se pueden individualizar, se prorratean, es decir, se distribuyen proporcionalmente un determinado valor entre las unidades producidas.
Clasificación de los Costos
En función de su variabilidad respecto de la producción:
- Costo Fijo: no varía con respecto al aumento o a la disminución de la producción o venta (alquileres, seguros, impuestos fijos, gastos administrativos).
- Costo Variable: sufre variaciones en relación con el aumento o la disminución de la producción o venta (materia prima, mano de obra directa, materiales de embalaje, comisión sobre la venta).
- Costo Total: Costo Fijo + Costo Variable.
En función de su identificación con el producto:
- Costo Directo: se puede asignar en forma precisa en la conformación de un producto, su uso está ligado al producto terminado (ej. la mano de obra directa). Se asimila al costo variable.
- Costo Indirecto: su participación en la fabricación de un producto no se puede asignar directamente a un producto o servicio. Para poder distribuir estos costos se los prorratea entre los productos fabricados. Así se convierten en un costo indirecto para cada producto (ej. electricidad).
Sobre la base de la actividad a la que se destina:
- Costo de Producción: costo total utilizado en la fabricación de un producto (materia prima, materiales, sueldos y cargas sociales del personal de producción, energía utilizada, costos de almacenaje, costos de envase y embalaje).
- Costos de Comercialización: realizados para lograr que el producto terminado llegue al usuario o cliente (sueldos del área comercial, comisión de ventas, publicidad y promoción, fletes y logística, seguros de transporte, posventa).
- Costos de Administración: gastos realizados para la gestión y administración de la empresa (sueldos de administrativo y gerencial, alquiler de oficinas, insumos, honorarios de profesionales).
- Costo Financiero: se origina cuando se obtiene fondos en entidades bancarias o financieras para aplicarlos a la actividad habitual de la empresa y que generan un interés a pagar (préstamos bancarios).
Costo Variable
Reúne los costos de la materia prima, mano de obra, envase y todo costo imputable en forma directa a cada unidad de producto fabricado.
Precio de Venta
Debe permitir obtener una ganancia razonable sin alejar a los clientes. Está limitado por el que establecen las empresas mayores.
Estructura de los Costos
Si se aumenta la producción de un bien, como los costos fijos no cambian, la venta de dichos bienes aumentará el beneficio obtenido. Cuando la producción es pequeña, los costos fijos representan una carga importante. Hay un punto donde la empresa no debe disminuir su producción porque aumentan sus costos fijos y tampoco aumentarla porque sus gastos de personal o materiales serían muy altos.
Contribución Marginal
Permite evaluar la situación de un producto en relación con su beneficio y la conveniencia de su producción. Su valor permite tomar la decisión de mantener o no la producción de un producto terminado.
Punto de Equilibrio
Se produce cuando la contribución marginal de un producto es igual a su costo fijo unitario y el beneficio es nulo. Determina la cantidad de productos que se deben fabricar como límite para la producción: una cantidad menor lleva a la pérdida y una mayor permite entrar en la zona de beneficios.
Costeo por Absorción
Incluye elementos variables y fijos. El costo se halla formado por el costo primo + todos los costos indirectos de fabricación que le son aplicados.
Costeo Directo o Variable
Considera solamente los costos que varían en relación con el volumen. Los costos indirectos de fabricación fijos se tratan como costos del período.
Contribución Marginal o Margen de Seguridad
Representa el excedente de los costos fijos y el margen del beneficio. Este margen bruto multiplicado por el número de unidades que se venderá es la contribución total. El margen de contribución permite comprobar el grado de absorción de los costos fijos por el volumen proyectado de producción y venta.
Empresas Industriales
Transforman los bienes que adquieren por medio de los procesos de fabricación en productos elaborados.
Empresa Comercial
Vende los bienes en el mismo estado en que los compra; los bienes adquiridos se llaman mercaderías; lleva contabilidad de costos.
Empresa Industrial
Vende los bienes después de transformarlos; los bienes adquiridos se llaman materias primas o materiales; los bienes que se venden se llaman productos elaborados o terminados; lleva una contabilidad general y además una contabilidad de costos.
Capitales Fijos
Activos que pertenecen a la empresa y son usados mientras tengan una vida útil para la administración y producción; se amortizan.
Capitales Circulantes
Pertenecen a la empresa y su destino es participar en el proceso circulatorio que requiere la producción y venta de estos productos.
Objeto de la Contabilidad Industrial
Obtener la exacta determinación del costo referido a cada una de las unidades de producción o de venta. De allí que suela denominársela contabilidad de costos (analítica).
Cargos Directos e Indirectos
Los cargos directos serán afectados a cada unidad de producción, los indirectos solo podrán serlo en función de la distribución que se haga de los mismos.
Los Costos y la Capacidad de la Empresa
A medida que el volumen de la producción o ventas de la empresa se acerca al límite de su plena capacidad, los costos unitarios totales descenderán más lentamente. Una vez cubierta la total capacidad de la empresa será necesario: aprovechar intensamente los recursos y realizar ampliaciones en la industria. Esto aumentará los costos fijos y los costos variables. Hasta alcanzar su capacidad plena los costos fijos serán constantes, luego comenzarán a crecer y los costos unitarios ascenderán. Un nuevo aumento en su capacidad productiva tendrá como consecuencia la obtención de una mayor producción pero a costos más elevados.
Sistema de Fijación de Costos
Método de acumulación y de asignación de costos con el fin de que la empresa pueda tener la debida información acerca del costo de fabricación de un producto a fines de adoptar una decisión. Dicha información debe ser precisa.
Clasificación de los Sistemas de Contabilidad de Costos
Según la naturaleza de la actividad de producción (por órdenes de trabajo; por procesos de fabricación; un sistema combinado). Según la naturaleza de los costos (real, histórico, incurrido; predeterminado que puede ser: estimado o normal; estándar).
Sistema de Órdenes de Trabajo vs. Sistema por Procesos
La diferencia entre un sistema de órdenes de trabajo y un sistema por procesos está en el énfasis que se da a la clasificación y acumulación inicial de los costos de producción. El sistema de costos de las órdenes de trabajo pone énfasis en la acumulación y asignación de los costos a los trabajos o conjuntos de productos. Cada trabajo representa distintas especificaciones de fabricación. El sistema de costos por procesos, que se relaciona con productos uniformes, pone énfasis en la acumulación de los costos de producción para un período de tiempo específico por departamentos, procesos o centros de costo a través de los cuales circula el producto. Bajo un sistema de costos por órdenes de trabajo, los costos se identifican directamente con cada trabajo. Bajo un sistema de procesos, después que los costos se han cargado a los departamentos de producción, se asignan a los productos fabricados. En un sistema de procesos los costos de productos que se obtienen son costos promedio que se han ido acumulando de departamento en departamento. El costo del trabajo es una base para hacer una comparación con el precio de venta y sirve como referencia para las futuras cotizaciones de precios en trabajos similares. Un sistema de contabilidad de costos puede incluir las características tanto del sistema de costos por órdenes de trabajo como por procesos. Las características del sistema de órdenes de trabajo también pueden aplicarse por empresas que primero ensamblan las piezas para hacer un producto que luego se procesará. En las operaciones de ensamblado los costos se asignan a los trabajos; en el proceso de acabado los costos se asignan primero a los procesos o centros de costos y luego a los trabajos según se van realizando. Un sistema de costos predeterminados o un sistema de costos reales o una mezcla de ambos, pueden combinarse ya sea en un sistema de procesos o con un sistema de costos por órdenes de trabajo. Los costos estimados en particular se utilizan muchos en el costeo por órdenes de trabajo especialmente cuando los trabajos abarcan períodos de tiempo prolongados y comprenden muchos artículos.
Tipo de Actividad de Producción para el Sistema de Órdenes de Trabajo
Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo (diseños de ingeniería, construcción de edificios, películas). También se lo emplea cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es largo y cuando el precio de venta depende del costo de producción (queso, seda cruda). Cuando virtualmente cada trabajo producido es algo distinto del anterior es razonable suponer que los costos de producción de cada trabajo también lo serán. Los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo, como los de materiales y mano de obra, se cargan directamente a ese trabajo tan pronto como se les identifica. Los costos que no están directamente relacionados con ningún trabajo en particular se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo.
Registro de las Órdenes de Trabajo
Debido a que la producción no tiene un ritmo constante bajo el sistema de órdenes de trabajo o pedidos especiales se requiere un planeamiento cuidadoso para lograr la utilización más económica del potencial humano y la maquinaria. Todo planeamiento de producción comienza con el recibo de un pedido del cliente.
Costos por Órdenes de Trabajo
Se denomina también por órdenes de producción, por órdenes específicas o por lotes de trabajo y consiste en la identificación de importes determinados de materia prima directa, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación en la producción de un trabajo específico o en un lote de unidades de un cierto producto. Las diferencias en la materia prima y en la mano de obra utilizada para cada producto o cada lote de artículos hacen que los costos de una orden se mantengan separados de los costos de otra. La documentación necesaria para poner en marcha el sistema es una orden de compra de un cliente o bien una nota de pedido del depósito o almacén.
Cuentas de Control
Se denominan así porque se utilizan para controlar los elementos que analíticamente integran el costo.
- Las materias primas se debitan por las materias primas compradas y se acreditan por las materias primas requeridas en la fabricación.
- La mano de obra se debita por los salarios devengados y se acredita por la mano de obra aplicada directamente a la producción.
- Los gastos de fabricación se debitan por los gastos indirectos de fabricación efectuados en un período y se acreditan por los gastos indirectos de fabricación aplicados a la producción.
Hay que advertir la naturaleza general e indirecta de estos gastos que no permite cargar directamente a cada orden de producción lo que correspondería. Estos gastos de fabricación deben atribuirse a la producción de tal manera que cada clase de producto y cada lote de trabajo producido resulten cargados con la porción de gastos indirectos que les corresponden.
Tratamiento de los Gastos Indirectos de Fabricación
Deben distribuirse entre los distintos trabajos, es necesario adoptar una base determinada que permita distribuir los gastos indirectos de fabricación a los productos en forma más realista. Se puede lograr haciendo la asignación sobre una base representativa de la relativa causa de esos gastos.
- Base a: en proporción al costo de la materia prima directa.
- Base b: en proporción al costo de la mano de obra directa.
- Base c: en proporción al costo directo o costo primo (materia prima directa + mano de obra directa).
- Base d: en proporción a la cantidad de horas máquina. Se aplica para asignar los gastos que resultan del uso de la maquinaria como amortización, fuerza motriz, etc.
- Base e: en proporción a la cantidad de horas hombre. Utiliza las horas de mano de obra directa aplicada a los distintos trabajos como medida de distribución de los gastos indirectos de fabricación.
Etapa de Fabricación
- El importe total de materia prima usada se debita en productos en proceso y se acredita en materia prima.
- La mano de obra se debita en productos en proceso y se acredita en mano de obra.
- El total de los productos terminados se debita en productos terminados y se acredita en productos en proceso.
- El costo del producto terminado vendido se debita en costo de venta y se acredita en productos terminados.