3.B.- CONTROL DE EXISTENCIAS

Una BUENA GESTIÓN DE EXISTENCIAS debe buscar un equilibrio entre el material almacenado o inmovilizado y el material en servicio, de tal forma que el conjunto de mercancías acumuladas, en espera de su utilización, debe permitir cubrir las necesidades del laboratorio en todo momento pero al menor coste posible para el mismo.

                        En la gestión de las existencias de cualquier tipo de empresa debemos tener en cuenta una serie de conceptos:

1.- VALORACIÓN DE EXISTENCIAS

La valoración de existencias o material almacenado nos permite conocer el capital de la empresa que se tiene invertido en productos almacenados en un momento determinado. En el laboratorio, la gran mayoría de los productos almacenados son comprados, por lo que se suelen valorar al PRECIO DE ADQUISICIÓN. Cuando un mismo producto va entrando al almacén a precios distintos, se pueden utilizar varios métodos para valorar el precio de salida de dichos productos del almacén, siendo los más utilizados:

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PRECIO MEDIO PONDERADO (PMP)
: en el que el precio por unidad se obtiene calculando el valor medio de las existencias iniciales y de las nuevas. Siendo el método más recomendado.

                       (Un. ante x precio anteriores) + ( Un. nuevas x precio nuevo)

PMP = ——————————————————————————————-

                                                                       Número total de unidades

+++ F.I.F.O

Las existencias tendrán asignado cada una de ellas el coste o precio al que entraron en el almacén, mientras que las salidas de productos se valoran al coste o precio de las primeras partidas de productos que entran en almacén.

+++ L.I.F.O

Las existencias tendrán asignado cada una de ellas el coste o precio al que entraron en el almacén, mientras que las salidas de productos se valoraran al coste o precio de ls últimas partidas de productos que entran en el almacén.

La información derivada de la entrada / salida de productos del almacén se registra en las llamadas FICHAS DE ALMACÉN, donde se organiza y trata toda la información necesaria para llevar una adecuada gestión y control de existencias. En dicha ficha hemos de especificar el método de valoración utilizado. Un ejemplo de ficha de almacén seria:

2.- NIVELES ADECUADOS DE EXISTENCIAS

Para el control de existencias es necesario conocer determinadas variables para conseguir en todo momento los niveles adecuados de existencias o material almacenado. Con estos niveles adecuados se pretende por un lado mantener la calidad de nuestros servicios en relación a satisfacer sus demandas y por otro minimizar los costes de almacenamiento.

                        Las variables básicas que se pueden controlar para gestionar adecuadamente las existencias son:

** PLAZO DE ENTREGA DE PROVEEDORES (Pe): que se puede definir como el tiempo que transcurre desde que surge la necesidad de compra hasta que la mercancía está en el almacén. Para el cálculo de esta variable debemos tener en cuenta: tiempo de gestión de la orden de compra (Tga), tiempo de selección del proveedor (Ts) , el tiempo de transporte (Tt) y por supuesto el tiempo estimado por el proveedor para enviar el pedido (Tp). Así tenemos que :

Pe = Tp + Tga + Ts + Tt

** NIVELES DE EXISTENCIAS: dentro de esta variable hemos de controlar los siguientes elementos:

–> EXISTENCIAS DE SEGURIDAD O MÍNIMA (STOCK MÍNIMO)
(Es): que es el volumen de material que hay que mantener para afrontar problemas no previstos y evitar las llamadas «rupturas de stock o existencias» (falta de material para satisfacer las demandas de los clientes)

Es = (Pl – Pn ) x (Cme/360)

Pl : plazo de entrega de los proveedores más largo

Pn : plazo de entrega de los proveedores medio o normal

Cme: consumo medio anual de unidades

–> EXISTENCIAS MÁXIMAS (STOCK MÁXIMO)
(Emáx): que es el volumen máximo de material que se puede contener en nuestros almacenes. Dependerá fundamentalmente de la capacidad de almacenamiento de nuestro laboratorio y de los periodos de caducidad de los productos fungibles que utilizamos

–> EXISTENCIAS ÓPTIMAS (STOCK ÓPTIMO)
(Eo): que es el volumen de material que hay que mantener para mantener nuestra productividad al menor coste para la empresa

–>LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO (LEP)
: se define como la cantidad de producto que hay que solicitar a los proveedores y que hace mínimos los costes de gestión de existencias

2 X Cme x CRA

LEP = RAIZ CUADRADA DE (————————— )

360 x CM

CRA : coste por unidad de reaprovisionamiento

CM: coste por unidad de mantenimiento de existencias por dia

–> PUNTO DE PEDIDO:
Es el volumen de material almacenado que indica el momento de realizar el pedido de reposición a los proveedores.

PP = (Cme /360) x Pn + Es

                        El control de los niveles de existencias ayuda a determinar las cantidades de material almacenado no deseadas o no previstas y del material deficitario. Para controlar dichos podemos utilizar dos tipos de documentos:

A.- FICHAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS

En la que se registra los movimientos de los diferentes productos dentro de un almacén, así como otros datos de interés como son el punto de pedido, el stock máximo y mínimo, etc…. Estas fichas permiten realizar un control CONTINUO  de CADA UNO de los productos o material almacenados.

B.- INVENTARIO DE EXISTENCIAS

En él se recoge, de manera detallada, la relación de los productos o material almacenado EN UN MOMENTO DETERMINADO, lo que permite:

– Realizar un recuento real de los productos almacenados que servirá para actualizar las fichas de control de existencias

– Identificar y verificar tanto la cantidad de los productos almacenados como las condiciones de dichos productos ( caducidad, condiciones de almacenamiento, etc…)

                        En todo inventario se ha de hacer constar tres partes:

– ENCABEZAMIENTO: donde se consigna los datos del almacén, fecha, etc…

– CUERPO: donde se describe las existencias

– PIE: en el que se certifica la autenticidad de los datos del inventario.