Sistema de Gestión Integrado (SGI)

¿Qué es un SGI?

SGI significa «completar un todo con las partes que faltaban, hacer que algo pase a formar parte de un todo». Un SG es el conjunto formado por la estrategia organizativa, responsabilidades, procedimientos, procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión.

Beneficios de un SGI

Los SGI permiten:

• Llevar a cabo de forma conjunta la gestión de la calidad, del medio ambiente y de la prevención de riesgos de la empresa.
• Identificar y aprovechar las sinergias existentes entre las distintas áreas de gestión.
• Optimizar las operaciones de la organización para aumentar la productividad y la calidad.

Justificación de un SGI

Las organizaciones, para ser competitivas, deben gestionar la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos de manera integrada.

Procesos y Actividades Comunes de un SGI

• Planificación:
  • Definición del alcance del sistema.
  • Establecimiento de las políticas.
  • Definición de objetivos, indicadores, metas y programas.
  • Identificación de requisitos.
• Gestión de los Recursos:
  • Garantizar los recursos necesarios.
  • Determinar funciones, responsables y autoridades, incluyendo el nombramiento de representantes de la Dirección.
  • Garantizar la formación, compromiso y toma de conciencia del personal.
• Prevención y Gestión de Riesgos:
  • Identificar las no conformidades (riesgos, aspectos ambientales, emergencias) y su evaluación.
• Gestión de Documentación:
  • Declaración documentada de planificación, procesos, procedimientos, manual, identificación y control de documentos y registros necesarios.
• Seguimiento y Medición:
  • Control de cumplimiento de requisitos.
  • Control de riesgos de legislación.
  • Control de los dispositivos de medición.
  • Auditorías internas.
  • Seguimiento y revisión por la dirección.
  • No conformidades, acciones correctivas y preventivas, mejora.

Aspectos Clave para la Integración

• Flexibilidad: La empresa debe ser flexible, tanto en el procedimiento como en el resultado final de la integración. Esto permite tener en cuenta las circunstancias organizativas.
• Estructura: Las empresas deben mantenerse atentas para que la estructura encargada de la gestión del sistema sea lo más ligera posible.
• Relación con la Gestión de la Empresa: El Sistema Integral debe ser simple y estar unido a las actividades de la empresa.
• Importancia del Procedimiento de Integración: Del buen manejo del proceso de integración depende el compromiso y la implicación de la organización.
• Importancia y Desarrollo de Cada Uno de los Sistemas: Las organizaciones deben dar igual relevancia a los tres sistemas para que el proceso de integración no consista en la absorción de los demás sistemas por parte del sistema más maduro.
• Soluciones Acordes a la Realidad de la Organización: Las empresas deben buscar su propio sistema integral, idear y prescindir de las soluciones estándar.
• Costos y Mejora: Debe tenerse especial cuidado para no disminuir costos a costa de perder la precisión y eficacia de los sistemas.

Dificultades del Proceso de Integración

• Técnicas: Estructura de la norma, falta de personal con preparación, escasez de literatura, pérdida de precisión, operatividad y control.
• Organizativas: Resistencia al cambio, motivación, poca implicación de la dirección, percepción del sistema como herramienta útil, diferenciación poco clara entre el ámbito del sistema, falta de conciencia sobre ambiente y prevención, aplazamiento de asuntos.

Mejora Continua

El sistema de gestión integrado sigue el mismo ciclo de mejora continua en que están basados los sistemas de gestión individuales.

Beneficios de Aplicar la Metodología

Aplicar esta metodología permite:

• Establecer los procedimientos y objetivos necesarios para obtener los resultados esperados, en concordancia con los requisitos del cliente, los requisitos legales y demás adoptados por la organización.
• Ejecutar los procedimientos y documentar las acciones realizadas.
• Realizar el seguimiento y medición de los procesos, respecto al cumplimiento de los requisitos, objetivos y políticas.
• En el caso de detectar errores, tomar acciones para la mejora de los procesos.

Etapas de Implementación

1. Conformación del Equipo de Integración y Asignación de Responsables: Deben identificarse las personas que se harán responsables del desarrollo del SGI, conformando un equipo de trabajo multidisciplinario que deberá, en primer lugar, presentar un plan de trabajo a la alta Dirección.
2. Definición de la Política: La alta Dirección de la empresa debe establecer una política de gestión integrada, en concordancia con los objetivos de la organización, las necesidades de sus clientes y sus compromisos ambientales de seguridad y salud.
3. Información, Formación y Organización a Nivel de Toda la Organización: Se debe informar a todo el personal sobre las tareas a realizar y las mejoras que aportará a la empresa con el fin de promover su participación en todo el proceso, indispensable para realizar las siguientes fases y para el éxito del nuevo sistema. Además, debe realizarse la formación de las personas que intervendrán en el diseño del nuevo sistema.
4. Diseño y Documentación del SGI: El diseño debe comenzar por identificar todas las operaciones que realiza la organización (las empresas que ya hayan implantado alguno de los sistemas tendrán ventaja) y, además, los requerimientos comunes de los sistemas aplicados a tales operaciones, con el fin de definir los procedimientos generales y específicos del nuevo sistema.
5. Implantación: Contempla la difusión del funcionamiento del nuevo sistema a lo largo de toda la organización de la empresa y a los subcontratos (en los aspectos que apliquen a éstos) y la coordinación entre todos los departamentos de la organización para llevar a cabo el sistema diseñado y controlar adecuadamente todos los elementos del nuevo sistema.
6. Evaluación y Control: Cada actividad de la implantación debe ser sometida a un seguimiento por parte de cada responsable para constatar su ejecución y controlar los plazos propuestos y, si es necesario, tomar medidas para corregir las desviaciones y redefinir la programación.