Introducción a la Administración

La palabra administración se forma del prefijo ad (hacia) y de ministratio. Koontz & O’Donnell definen la administración como el proceso de lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol, en «La llave del éxito», propone la siguiente definición con base en los conceptos anteriores: «La administración consistiría en ‘El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos’«.

¿Cuál es la importancia de la administración?

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación; sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

¿Cuáles son las características de la administración?

La administración proporciona principios básicos, mediante cuya aplicación es factible alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados, en un grupo formal que posee objetivos comunes. Las características principales de la administración las podemos resumir en:

• Universalidad: La administración se da en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.
• Su unidad temporal: Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
• Su unidad jerárquica: Todos los jefes en un organismo social participan, en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente hasta el último supervisor.

Eficiencia, Eficacia y Productividad

Existen en Administración algunos términos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos son los términos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a:

• Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.
• Productividad: Consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.

La productividad puede expresarse en la siguiente ecuación:

Productividad = (Cantidad de Producto / Insumos) (para un período de tiempo)

Observando la fórmula anterior, se puede inferir que podemos aumentar la productividad cuando:

1. Se reducen los insumos y se mantienen la misma cantidad de productos.
2. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
3. Se incrementan los productos con los mismos insumos.

Sergio Hernández y Rodríguez nos presenta los siguientes ejemplos de productividad para cada uno de los insumos mencionados:

• Productividad de los materiales
• Productividad de las máquinas
• Productividad de la mano de obra

El entorno de las empresas

Ninguna empresa opera aislada, está inserta dentro de un sistema donde se desarrolla la actividad económica. Existe gran cantidad de variables que afectan el desempeño de la empresa, a esto le llamamos “el entorno” en que se desenvuelve la organización. Puede definirse el entorno de la organización como todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa.

• El Macroambiente: Lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organización. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales.
  • Condiciones Socio-culturales: Es el estado general de los valores sociales dominantes en aspectos tales como los derechos humanos y el medio ambiente natural, las orientaciones en educación y las instituciones sociales relacionadas con ella, así como los patrones demográficos, etc.
  • Condiciones tecnológicas: Relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno, incluyendo los avances científicos.
• El Microambiente: Está integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relaciona la empresa.
  • Proveedores: Son los abastecedores específicos de la empresa, tanto de información y financiamiento, como de la materia prima que la empresa necesita para operar.
  • Competencia: Empresas específicas que ofertan bienes y servicios iguales o similares a los mismos grupos de consumidores o clientes.
  • Reguladores: Son las agencias y representantes gubernamentales, a nivel local, estatal y nacional, que sancionan leyes y reglamentos que afectan las operaciones de la empresa dentro de un país determinado. (SII: Servicio de Impuestos Internos, Inspección del trabajo, Servicio del Medio Ambiente).

Conducta ética y responsabilidad social en Administración

Ética proviene del griego ethica o ethice, parte de la filosofía que estudia las costumbres; moral, del latín moralis, relativo a las costumbres. Harold Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al concepto de ética:

• Ética personal: Se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo conduce su vida personal.
• Ética contable: Alude al código que guía la conducta profesional de los contadores.
• Conducta ética: Es aquella que la sociedad acepta como «correcta» o «buena» con referencia al código moral vigente.

Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus actividades. En cuanto a la responsabilidad social de la organización, existen dos puntos de vista: el clásico, el cual señala que la única responsabilidad social de la Administración es maximizar las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que sostiene que la responsabilidad social de la administración va más allá del logro de utilidades, para buscar la protección y mejorar el bienestar de la sociedad en general.

Globalización y Administración

A escala mundial, la globalización se refiere a la creciente interdependencia entre los países, tal como se refleja en los crecientes flujos internacionales de bienes, servicios, capitales y conocimientos.

El mundo ha comenzado a ser más homogéneo, y las distinciones entre los mercados nacionales son insignificantes. Dentro de este contexto de la «aldea global», surgen grandes empresas a la conquista del mercado, entre éstas tenemos: corporaciones multinacionales, que mantienen operaciones importantes en mas de un país en forma simultánea, pero que las administran a todas desde la sede en el país de origen; corporaciones transnacionales, que mantienen operaciones importantes en más de un país, en forma simultánea, y descentraliza la toma de decisiones en cada operación al país local.

Administración Científica (Taylor)

Frederick Winslow Taylor (1856-1915), ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el «Padre de la Administración Científica», por haber investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción fueron puestos en práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.

Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organización humana. Entre sus conclusiones se encuentran:

• No existía ningún sistema efectivo de trabajo.

Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.

Publicó en 1911 un libro titulado «Principios de la Administración Científica», y se fundamenta en estos cuatro principios:

1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.
2. Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores.

Teoría Clásica de la Organización (Fayol)

Henri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos el autor más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.

Los primeros trabajos de Henri Fayol representan la escuela de la teoría del «Proceso Administrativo». En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas.

Fayol identificó cinco reglas o deberes de la administración:

• Planeación: Diseñar un plan de acción para el mañana.

Le interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso varios principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a continuación:

1. División del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Interés general sobre el individual.
7. Justa remuneración al personal.
8. Jerarquías.
9. Estabilidad del personal.

El enfoque de Sistemas en Administración

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes.

Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado «La teoría general de sistemas y la estructura científica». Este artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.

Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente.

Otras Teorías, Aportes y/o enfoques en el área de la Administración

Existe diversidad de teorías en Administración, lo que algunos llaman la «jungla de las teorías administrativas».

A) Escuela Matemática de la Administración

La teoría general de la administración ha recibido muchos aportes de las ciencias exactas, específicamente de la matemática. Modelos matemáticos han proporcionado soluciones a diversos problemas y/o situaciones empresariales, por ejemplo: en el área de personal o recursos humanos, producción, mercadeo, finanzas, etc. Las decisiones administrativas pueden tomarse con base a ecuaciones matemáticas que constituyen simulaciones de situaciones reales, que obedecen a determinadas leyes.

La teoría matemática aplicada a problemas de administración se conoce como Investigación de Operaciones. Los principales campos de acción de la teoría matemática son:

Con relación a personas:

• Organización y gerencia
• Ausentismos y relaciones de trabajo
• Economía

Con relación a personas y máquinas:

• Eficiencia y productividad
• Controles de calidad
• Inspección y muestreo
• Cambios tecnológicos, etc.

B) Enfoque de Contingencias

La teoría de las contingencias tiene como premisa fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular. Busca identificar variables o elementos propios de cada situación o tipo de organización.

• Riesgo
• La estructura de una empresa y su accionar son dependientes de su interpelación con el ambiente externo.
• Identificación de variables que provocan mayor impacto e incidencia en la empresa, como lo son el ambiente y la tecnología.

De esta forma, la teoría y la práctica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la administración.

D) Enfoque de la Calidad Total

El llamado gurú de la Calidad Total, Dr. …

1. Adoptar la nueva filosofía.
2. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y servicios.
3. Instituir la capacitación en el trabajo.
4. Eliminar las cuotas numéricas.
5. Derribar las barreras que miden el orgullo de hacer bien un trabajo.

Entre algunos de los fines que persigue la Calidad Total están: el fomento del trabajo en equipo, participación activa de los empleados, planificación constante, producción eficaz, satisfacción y superación de las expectativas del cliente, mejorar el ambiente laboral y mejoramiento de la comunicación.

Los pasos para la implementación de la Calidad Total son:

• Conocimiento de los cambios a efectuar.
• Aplicación de los conocimientos.
• Cambios en las conductas personales.

Para alcanzar la Calidad Total existen cuatro etapas básicas:

La Empresa: Generalidades

10.1 ¿QUÉ ES una empresa?

Es una entidad económica de carácter público o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no el lucro.

¿Cuál es la RELACIÓN EMPRESA-CONSUMIDOR?

El mercado es un conjunto de consumidores potenciales (demandantes) y proveedores de satisfacción (oferentes), es donde se encuentran las necesidades y los productos, por lo cual la empresa debe orientarse hacia la necesidad, por ejemplo:

Esta relación producto/necesidad o empresa/consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el éxito de la empresa.

¿Cuál es la FINALIDAD PRINCIPAL de una empresa?

Hay muchos ángulos para definir las finalidades de una empresa, dependerá de la perspectiva de su dueño, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.

Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente iría al fracaso.

Dado que la coherencia producto – mercado de la empresa es dinámico, se requiere de una interpretación dinámica de la realidad interna y del entorno, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, mejorar, defenderse, retraerse, atacar, todo lo cual está orientado a mantener y mejorar la empresa.

10.4 ¿Cuáles son los RECURSOS BÁSICOS de la empresa?

10.5 ¿Cuáles son las FUNCIONES básicas de toda empresa?

¿Cómo se CLASIFICAN las empresas?

Existen varios tipos de clasificación de las empresas, entre las principales tenemos las siguientes: