Control de Gestión
Concepto de Control
El control de gestión es el proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente los recursos de la empresa para el logro de los objetivos definidos por la estrategia. El control es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la estrategia empresarial.
- Debe ser eficaz, que cumpla los objetivos.
- Debe ser eficiente, que sirva para la mejora continua.
Tipos de Control
Control Familiar
Empresa de pequeña dimensión, escasa formalización y estilo de dirección personalista e informal. Entorno estable y/o local. Estructura normalmente funcional y centralizada.
Control Burocrático
Empresa de gran dimensión, elevada formalización y estilo de dirección impersonal y formal, en entorno estable y/o local con estructura centralizada.
Control por Resultados
Gran dimensión, elevada formalización, estilo de dirección impersonal y formal. Entorno competitivo internacional. Estructura descentralizada.
Control Ad Hoc
Pequeña dimensión, escasa formalización, estilo de dirección personalista e informal. Entorno competitivo y/o internacional. Estructura descentralizada.
Elementos Clave del Sistema de Control
Sistema de Planificación
- Planificación estratégica (a largo plazo)
- Planificación presupuestaria (a corto plazo)
- Planificación operativa (a muy corto plazo)
Sistema de Información
Definición de la información necesaria para transmitirse a los órganos de control, que la procesarán y evaluarán.
Organización
El sistema de control debe referirse a una estructura organizativa determinada, la más adecuada para implementar la estrategia.
Cultura
Adecuar el sistema de control a la estrategia y a la cultura.
La Función y el Perfil del Controller
El Controller debe:
- Proporcionar la información que los demás directivos necesitan para gestionar y tomar decisiones.
- Coordinar la planificación y la presupuestación, aunque él no sea el responsable de la misma.
- Asegurar la utilización del sistema de información de gestión de forma continua y adecuada.
- Controlar los resultados y aconsejar posibles medidas correctoras.
Tipos de Planificación Presupuestaria
Planificación Estratégica
- Para más de un año.
- La realiza la Alta Dirección.
- Sus objetivos son estratégicos (globales y cualitativos).
- La información manejada es externa e interna.
- El control es estratégico.
- Con una formalización baja.
Planificación Presupuestaria
- Para un año.
- La realiza tanto la Alta Dirección como los departamentos.
- Sus objetivos son a corto plazo (específicos y cuantitativos).
- La información manejada es principalmente interna.
- El control es presupuestario.
- Con una formalización alta.
Planificación Operativa
- Puede ser mensual, semanal o diaria.
- La realizan los departamentos y el staff operativo.
- Sus objetivos son muy operativos y totalmente cuantitativos.
- La información manejada es interna.
- El control es operativo.
- Con una formalización muy alta.
El Balanced Scorecard
¿Por qué el Balanced Scorecard?
La estrategia es el proceso de alinear y desplegar los recursos, tanto humanos como de capital, de manera que permita a la organización alcanzar sus objetivos.
Barreras para la Implementación de la Estrategia
Barreras del Personal
Las metas personales, la capacitación y las aptitudes no van ligadas a la ejecución de la estrategia.
Barreras Operativas
Los procesos claves no están diseñados para apoyar a las estrategias.
Barreras de la Visión
Las personas que llevan la estrategia a la práctica, no la entienden y no la traducen a objetivos.
Barreras Administrativas
Los sistemas administrativos están diseñados para un control operativo y están ligados al presupuesto, no a la estrategia.
¿Qué es el Balanced Scorecard?
El Balanced Scorecard es la herramienta que traduce la visión y estrategia de una organización en un arreglo comprensible de objetivos para los cuales define medidores de desempeño, transformándolos en un marco de trabajo para un sistema de administración y medición estratégica.
Definición de Cuadro de Mando Integral
“Soporte de información periódica para la dirección de la empresa, capaz de facilitar la toma de decisiones oportuna y alineada con la estrategia, conociendo el nivel de cumplimiento de los objetivos definidos a través del sistema de indicadores de gestión”.
Los Centros de Responsabilidad
Centro de Ingresos
Controla los ingresos.
Centro de Costes
Controla los costes operativos, comprometidos y distribuidos.
Centro de Beneficios
Controla los ingresos y costes de los centros anteriores.
Centro de Inversión
Como centro de beneficios más control de inversión a largo plazo.
Presupuesto
Expresión en unidades físicas y monetarias de las diferentes líneas de actuación que componen el plan de empresa. Es una herramienta de cuantificación, homogeneización y seguimiento de todos los objetivos.
Sistema de Información
- La información obtenida debe ser pertinente y adecuada.
- El sistema de información debe estar centralizado.
- La información debe ser retrospectiva y prospectiva.
- El sistema de información debe ser acorde con la estrategia.
Ciclo Presupuestario
- El presupuesto se elabora entre 3 y 6 meses antes del inicio del ejercicio.
- El proceso de elaboración puede ser top-bottom y/o bottom-up, hasta obtener el presupuesto final.
- Se suele revisar cada 3 meses o antes, si es necesario.
- Se parte del presupuesto modificado para la previsión de cierre (forecast: Proyección de tendencias (variables) en el tiempo), que suele elaborarse a mitad de ejercicio.
- Revisión mensual de las variables más relevantes, comparando los datos reales con los presupuestados.
Los Sistemas ERP
Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventarios, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como: ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Los Cuadros de Mando Tradicionales
Inconvenientes
- Controlan sólo el corto plazo, no los objetivos estratégicos.
- Se centran demasiado en indicadores financieros.
- No tienen en cuenta ni a los clientes ni al entorno.
Filosofía del Cuadro de Mando Integral
- Alinear el sistema de control con la estrategia.
- Proporcionar información del entorno.
- Ofrecer una visión completa sobre los objetivos.
- Establecer responsabilidades y evaluarlas.
Componentes del Cuadro de Mando Integral
- Misión y visión de la empresa
- Objetivos
- Estrategia de la empresa