La Planificación en la Gestión Empresarial

La planificación es el proceso de establecer objetivos o resultados a alcanzar, definir los medios para obtenerlos y determinar el plazo temporal en el que deben ser realizados. Este proceso se materializa en la creación de planes. Un plan es una guía que establece la situación deseada, las acciones necesarias para alcanzarla y los recursos que se utilizarán en el proceso.

Componentes de un Plan

• Los objetivos y metas: Son los resultados a alcanzar, los propósitos, fines o estados futuros deseados. Se suelen dividir en objetivos intermedios, ya que el objetivo final se logra mediante la realización sucesiva de estos objetivos.
• Las acciones: Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos. Plantean el cómo se alcanzarán los fines y están condicionadas por los recursos de la organización.
• El control: Se refiere a la implementación de sistemas que detecten y ayuden a corregir las desviaciones que se produzcan respecto a lo planificado. Un sistema de control debe ofrecer información sobre el grado de consecución de los objetivos, la eficacia de las acciones, los recursos comprometidos y los procedimientos empleados.

Actitudes con Respecto a la Planificación

Existen diferentes enfoques o actitudes hacia la planificación:

• Planificación reactiva: Se centra en recuperar una situación anterior, buscando la causa de la perturbación y tratando de eliminarla.
• Planificación inactiva: Busca mantener el statu quo, evitando cambios en la organización. Ante una posible crisis, se intenta eliminar la amenaza, pero no su causa.
• Planificación preactiva: Busca pronosticar el futuro y preparar a la organización para afrontarlo, aprovechando las oportunidades y eliminando las amenazas del entorno.
• Planificación interactiva: Se basa en la creencia de que el futuro es controlable a través de las acciones presentes de la organización y sus miembros. Se busca planificar el futuro deseable y los medios para conseguirlo.

Ventajas e Importancia de la Planificación

La planificación es una inversión para el futuro que ofrece numerosas ventajas:

• Constituye una base sólida para el desarrollo de las demás funciones administrativas (organización, dirección y control).
• Proyecta la organización en el futuro, facilitando su éxito.
• Introduce la racionalidad en la toma de decisiones.
• Plantea escenarios futuros que permiten anticipar problemas.
• Evita la improvisación.

Principios de la Planificación

Los principios de la planificación actúan como normas básicas para facilitar y optimizar la toma de decisiones y las acciones administrativas.

Principios Fundamentales:

• Factibilidad: Todo plan debe ser realizable.
• Objetividad: Se deben utilizar datos reales en la elaboración del plan.
• Cuantificable: La planificación será más fiable si se expresa en términos cuantificables, facilitando la evaluación de su implementación.
• Flexibilidad: Un plan debe contemplar márgenes de error que permitan solventar, a partir de nuevos cursos de acción, cualquier nueva situación.
• Unidad: Todos los planes de la organización deben ser coherentes entre sí. El plan general está formado por planes específicos de diferentes áreas (I+D, producción, RR.HH., marketing, etc.).

Paradojas en la Planificación

A pesar de su importancia, la planificación presenta algunas paradojas:

• La precisión es aconsejable, pero demasiada exactitud puede llevar a una situación irreal.
• La planificación responde a la incertidumbre, pero a mayor incertidumbre, menor capacidad de planificación.
• Busca una estabilidad organizacional a largo plazo, pero debe ser compatible con la búsqueda del crecimiento y el máximo beneficio.

Niveles de Planificación: Misión y Visión

La misión y la visión son los primeros planes a desarrollar, ya que establecen la esencia y la dirección de la organización.

La Visión

Es el enunciado del estado futuro deseado para la organización.

Características:

• Positiva, atractiva, alentadora e inspiradora.
• Alineada con los valores, principios y cultura de la organización.
• Clara y comprensible para todos.
• Retadora, ambiciosa, pero factible.

La Misión

Es la razón de ser de la organización y su formulación es crucial en el proceso de planificación. Hace referencia al presente.

Características:

• Amplia, motivadora, permanente y congruente.
• Declaración de actitud: debe ser amplia para mostrar las características principales de la organización y atraer a los grupos de interés.
• Orientación hacia el cliente: describe a los clientes, mercados y la tecnología, reflejando las expectativas de los clientes.
• Declaración de la responsabilidad social: integrada dentro de todas las actividades estratégicas y administrativas.

Planes Estratégicos y Operativos

Planes Estratégicos

Establecen los grandes objetivos y líneas de acción de la organización a largo-medio plazo. La planificación estratégica define la misión y los objetivos a partir de las oportunidades y amenazas del entorno.

Planes Operativos

Son metas y acciones específicas para unidades más pequeñas de la organización a corto plazo. Especifican las actividades y recursos necesarios para alcanzar cualquier tipo de objetivo. Se realizan a niveles de sección u operación.

Tipos de Planes Operativos:

Se pueden agrupar en planes permanentes (para actividades rutinarias) y planes de uso único (para situaciones excepcionales).

Planes Permanentes

: Se llevan a cabo cuando las actividades de una organización se repiten varias veces. Es importante que se evalúen periódicamente con el fin de garantizar su eficiencia. Tipos: Políticas: son declaraciones explícitas (o no) que guían y orientan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones.Se encauza el pensamiento de los miembros de la organización para que sea compatible con los objetivos de ésta. En definitiva, ayudan a decidir antes de que una cuestión se convierta en un problema (resuelven conflictos); evitan tener que analizar la misma cuestión cada vez que se repite la situación que la origina (repercuten en la eficiencia); contribuyen a la unificación de otros planes, y permiten la posibilidad de delegar la autoridad y a la vez mantener el control. Procedimientos: es una descripción detallada para realizar una secuencia de acciones que ocurren a menudo o periódicamente. Tratan de reducir al mínimo la posibilidad de error. No permiten margen de autonomía a la persona que debe realizar la toma de decisiones. Sirven para estandarizar la conducta, evitando que un mismo problema se resuelva de distintas maneras dependiendo de la persona que lo trate. Reglas: son rígidas y estrictas, y si no se cumplen se debe sancionar. Planes de uso único: Son planes elaborados con el objeto de ser usados una sola vez, de acuerdo con las necesidades de una determinada situación que se presenta como única y excepcional. Tipos: Programa: es un plan de acción encaminado a la consecución de un objetivo específico en el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo requerido para efectuarlas, así como la asignación de los responsables de su ejecución y de los recursos a emplear. Suelen gozar de cierto grado de autonomía e independencia en su realización. Las técnicas que se suelen utilizar para la elaboración de un programa son la gráfica de Gantt y el método PERT-CPM. Presupuesto: es un documento expresado en términos económicos, financieros o no financieros, que muestra la asignación de recursos para llevar a cabo los planes y las actividades de la organización. Un plan es un presupuesto cuando está cifrado. PROCESO DE PLANIFICACIÓN: Es la serie de etapas a través de las cuales la alta dirección define el rumbo y las directrices generales que habrán de regir la organización. Proceso válido para todo tipo de organización, independientemente de su tamaño, actividad u orientación: Fase 1. Percepción de la necesidad: el proceso de planificación comienza cuando sucede un hecho, unos signos o unos presentimientos de que la situación mejorará en el caso de estar planificada. Fase 2. Análisis del entorno: consiste en conocer las condiciones más relevantes que afectan a la organización mediante estudios internos o estudios externos. Fase3. Establecimiento de objetivos: el principal problema para los administradores a la hora de establecer los objetivos es determinar sus prioridades, los cuál es importante para establecer un orden temporal entre los distintos objetivos. Para el establecimiento de objetivos, los directivos tienen dos tareas: Establecimiento de estándares: evaluar dónde está la organización y plantear a qué lugar desea llegar. Evaluación de recursos: evaluar los recursos disponibles y los que se van a necesitar. Fase 4. Desarrollo de planes: los directivos deben desarrollar los planes de acción, que son las órdenes de puesta en marcha que todos utilizan para lograr los objetivos establecidos. Para la adecuación de los planes son fundamentales: La secuencia y los tiempos establecerán las acciones o los pasos específicos que se deben realizar. La responsabilidad se debe otorgar a una persona, para saber quién es el encargado, lo que facilitará la coordinación de cada una de las actividades. Fase 5. Implantación de los planes: una vez creado el plan, es la hora de su puesta en marcha. Esta es la etapa más importante. Para llevarla a cabo, los directivos y los responsables de cada departamento realizan dos tareas: La verificación: consiste en la supervisión del progreso del plan. El ajuste en tiempo real: permite adaptar cada plan al ambiente dinámico que rodea cada organización. A medida que un ambiente cambia, un objetivo que originalmente fue del todo aceptable podría tornarse irreal o demasiado fácil de lograr, por lo que debe ser reevaluado. Fase 6. Control o verificación de resultados: consiste en el contraste de los resultados para verificar que se están obteniendo los resultados deseados. las revisiones sobre los resultados temporales que se vayan obteniendo se deben complementar con la preparación de planes auxiliares, que se deben formular para poder facilitar una solución viable a la posible situación de que algún recurso falle o se dé una situación inesperada. TÉCNICAS DE AYUDA A LA PLANIFICACIÓN: Con estas técnicas las organizaciones buscan la simplificación de cada uno de los problemas a los que se enfrentan, además de establecer una forma para resolver lo que pueda acontecer. Árboles de decisión: modelo que representa los sucesos que pueden influir sobre una decisión. Este método permite plasmar las distintas posibilidades que puede realizar la organización y las repercusiones que le ocasionarían. Gráfica de Gantt: herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Con esta gráfica se consigue observar fácilmente si existen actividades que se puedan desarrollar de manera simultánea o no. Análisis de series temporales: es el estudio de datos a lo largo de determinados períodos de tiempo. Con esto se puede llevar a cabo un análisis estadístico para encontrar tendencias o fluctuaciones en la demanda. PLANIFICACIÓN DE LAS CONTINGENCIAS (PLANES ALTERNATIVOS: Los directivos tienen la obligación de estar preparados para enfrentarse a los imprevistos que puedan ocasionar la inoperancia de las estrategias establecidas. Los denominados planes de contingencia se definen como los planes alternativos que entrarán en vigor si ciertos acontecimientos clave no ocurren como se espera. Los planes de contingencia pueden incluir la siguiente información para su correcto funcionamiento: Acciones a realizar si los competidores cambian su estrategia, aparecen nuevos, o alguno se retira del mercado. Acciones a realizar si no se alcanzan los objetivos de negocio establecidos. Acciones a realizar si la demanda del producto (servicio) mejora y hay q1ue ampliar la producción. Acciones a realizar cuando se prevé la obsolescencia de alguno de los productos o servicios que presta la organización.         Para Linneman y Chandran, la planificación eficaz de contingencias implica un proceso de siete pasos: Identificar los acontecimientos favorables y desfavorables que pudieran obstruir el progreso de la estrategia. Especificar los puntos desencadenantes. Evaluar el efecto de cada acontecimiento de contingencia. Desarrollar planes de contingencia y asegurarse de que son compatibles con la estrategia actual y que son económicamente factibles. Determinar el efecto de cada plan de contingencia. Determinar las primeras señales confiables de advertencia temprana. Desarrollar planes de acción anticipados para aprovechar el tiempo disponible. Los planes contingentes proporcionan tres ventajas: Permiten respuestas rápidas ante los cambios. Impiden el pánico en situaciones de crisis. Hacen más flexibles a los gerentes, estimulándolos a apreciar el carácter impredecible del futuro. DE LA PLANIFICACIÓN A LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA La planificación a largo plazo: extensión de la programación desde el punto de vista financiero, en forma de presupuestos y planes operativos. La planificación estratégica: introduce la necesidad de analizar sistemáticamente el entorno para realizar un diagnóstico estratégico de la organización. La dirección estratégica: trata de facilitar al personal de todos los niveles las herramientas y las ayudas necesarias para gestionar el cambio estratégico. Busca alcanzar una ventaja competitiva. La organización sólo conseguirá tal ventaja de dos maneras: a partir de la diferenciación de los productos y/o a partir de la reducción de costes.