Planificación: La Clave para el Éxito
¿Qué es la Planificación?
La planificación es la aplicación racional de la mente humana en la toma de decisiones anticipatoria, con base en el conocimiento previo de la realidad, para controlar las acciones presentes y prever sus consecuencias futuras, encaminadas al logro de un objetivo plenamente deseado y satisfactorio.
¿Planear es Motivar al Equipo de Trabajo?
El planteamiento de que planear es motivar al equipo de trabajo para el desarrollo de las actividades organizacionales no es correcto. Planear significa planear hoy para un mañana; técnicamente se puede decir que se trata de determinar los objetivos de la organización.
Partes de los Planes:
- ¿Qué hago?
- ¿Cómo lo hago?
- ¿Cuál va a ser el resultado?
¿Cuál es la Finalidad Principal del Proceso de Planeación?
La finalidad son los objetivos y metas que queremos alcanzar en un período de tiempo determinado. También refleja el punto de acción y el camino que debemos seguir para alcanzar esos objetivos y metas.
Realizar una buena planeación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa, lo cual se traduce en una administración 100% efectiva.
¿Para qué Sirven los Planes en una Organización?
Planear es determinar cómo alcanzar los objetivos y metas de una organización. Planear es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos para dar solución a los problemas.
Características de la Planeación
Focalización:
Establece las acciones que nosotros queremos enfocar; por lo tanto, obtenemos una direccionalidad y debemos enfocar todos los esfuerzos a esa dirección.
Flexibilidad:
Los planes tienen poder de prevalecer de forma exitosa en ese entorno en el cual nos vamos desenvolviendo. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
Análisis Situacional:
La razón de un análisis de la situación es la de tener una base para el establecimiento de objetivos. Su importancia radica en que de esta fase partiremos para determinar los objetivos y medir los resultados obtenidos.
Beneficios de Trabajar Bajo un Plan Establecido:
- Organización de la empresa: Se establece qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuándo se va a hacer, quiénes van a desarrollar las responsabilidades que llevarán a alcanzar los objetivos.
- Focalización y flexibilidad de la empresa: Ayuda a obtener un foco, una dirección a la cual la empresa quiere llegar, y la capacidad de adaptación que tiene la planeación para alcanzar los objetivos.
- Administración del tiempo: En una planeación se debe anexar un orden cronológico para el desarrollo de cada una de las actividades y así administrar el tiempo y aplicar correcciones pertinentes en un caso dado.
Etapas de la Planeación:
- Especificación de objetivos y metas: Fijar una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla. Los objetivos deberán establecerse de forma que sean comprensibles, que estén acordes con los recursos existentes y que permitan aprovechar las oportunidades detectadas en el análisis externo-interno de la empresa.
- Análisis del entorno: ¿Con qué cuento y con quién me enfrento?
- Formulación de estrategias: Se deben establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la mejor manera posible, pero que también tomen en cuenta el análisis de la situación realizado; por ejemplo, estrategias que sean factibles para la empresa teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que cuentan.
- Elección de la alternativa más conveniente: (menos riesgosa, menos costosa, más atractiva)
- Ejecución del plan: Aplicar el conjunto de acciones que escogimos como alternativa.
- Evaluar resultados y hacer correctivos:
Tipos de Planificación:
Planificación Estratégica:
- Está orientada a largo plazo.
- Se lleva a cabo a nivel institucional (misión o visión).
- Incluye a toda la organización.
- Acción global y concentración.
Planificación Operacional:
- Está orientada a corto plazo.
- Se lleva a cabo en las actividades diarias individualizadas.
- Tiene acción departamental.
- Implican ejecución y desarrollo.
Planificación Táctica:
- Está orientada a mediano plazo.
- Se lleva a cabo a nivel de los departamentos.
- Los responsables son los agentes de departamentos.
- Reacciona la toma de decisiones.
Importancia del Plan de Organización
El objetivo del Plan de Organización es doble. Externamente, se trata de demostrar que el equipo promotor del proyecto está capacitado para afrontar y sacar adelante la nueva empresa. Internamente, se trata de asignar las distintas responsabilidades a las distintas personas que van a trabajar en la empresa.
Muchos proyectos han fracasado por el hecho de no haber establecido claramente las responsabilidades de cada miembro y por no haber adoptado una organización profesional desde el primer momento. Este aspecto de la empresa puede generar muchas tensiones entre el equipo emprendedor. Sin embargo, es bueno discutirlo antes sobre el papel, pues siempre será mejor que discutirlo con la empresa en marcha y con problemas apremiantes que hagan aumentar la tensión.