Organo staff. definicion

Criterios para diferenciar línea y staff

Existen dos criterios para distinguir los órganos de línea y los de staff:

Relación con los objetivos de la organización. Según ese criterio, las actividades de línea están directa e íntimamente conectadas a los objetivos básicos de la organización o del órgano del cual forman parte, mientras que las actividades del staff están conectadas con ellos indirectamente. Si el objetivo también es vender, entonces el área de ventas se considera de línea, juntamente con la de producción. Las demás áreas serán de staff. Los órganos de producción y ventas representan, en este caso, las actividades básicas y fundamentales de la organización: las actividades “fin”. Los demás órganos serán complementarios y subsidiarios.

Representan las actividades básicas “medio”. Si hubiera cambio en los objetivos de la organización, la estructura línea-staff sufrirá alteraciones.En general, en las empresas industriales los órganos de producción y ventas son los órganos de línea, pues traducen los objetivos básicos para los cuales la organización está orientada. Casi siempre los órganos de línea se dirigen hacia el exterior de la organización, donde se sitúan sus objetivos, mientras los órganos de staff son intraorientados es decir, se dirigen hacia el interior de la organización, asesorando a los demás órganos internos, sean ellos de línea o de staff. Un órgano de línea o de staff dependiendo del hecho de estar o no vinculados directamente con los objetivos del órgano superior. En ese sentido podemos encontrar órganos de línea de línea,línea de staff o staff de línea, o incluso staff de estaff.

Tipo de autoridad.
Los órganos de línea tienen autoridad para decir y ejecutar las actividades principales o vinculadas directamente a los objetivos de la organización (autoridad lineal). Los órganos staff,por su lado tienen autoridad de asesoría, de planeación y control, de consultoria y recomendación (autoridad funcional).

Las cuatro principales funciones de staff son:

Servicios. Es decir, actividades especializadas,como contabilidad, compras personales,investigación y desarrollo, procesamiento de datos, propaganda, etc., realizadas y ejecutadas por el staff.
Consultoría y asesoría. Es decir, actividades especializadas, como asistencia jurídica, métodos y procesos,consultoría laboral, etcétera, que son previdos por el staff, como orientación y recomendación.
Monitorear: Significa seguimiento y evaluación de una determinada actividad o proceso sin intervenir en el o influenciarlo. El staff generalmente se encarga del levantamiento de datos, elaboración de reportes e investigaciones, seguimiento de procesos, etcétera.
Planeación y control. Casi siempre las actividades de planeación y control están delegadas a los órganos staff. Así, la planeación y control de producción, la planeación y control de mantenimientos de máquinas y equipos, el control de calidad, etcétera, son actividades que desarrolla el staff.

En los órganos de staff, en la medida que se sube en la escala jerárquica, aumentan las funciones de consultoría, asesoramiento, y recomendación, y disminuyen las funciones de prestación de servicios.

Características de la organización línea-staff

La organización línea

-staff presenta características más complejas, como:

Función de la estructura lineal con la estructura funcional, con predominio de la primera.
En la organización línea-staffexisten características lineales y características funcionales simultáneamente

Cada órgano se reporta a un órgano superior: es el principio de la autoridad única o unidad de mando típica de la organización lineal.Sin embargo, cada órgano recibe también asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff. Existe siempre autoridad lineal de un órgano (sea de línea o de staff) sobre sus subordinados. Existe también autoridad funcional de un órgano de staff en relación con los demás órganos de la organización sobre temas de su especialidad.

Coexistencia entre las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación. En la organización línea-staff existen líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados que representan a la jerarquía. Existes también líneas directas de comunicación que conectan a los órganos y al staff y representan la oferta de asesoría y servicios especializados. La red de comunicaciones de la organización línea-staff se forma de líneas formales de autoridad y responsabilidad lineales y de líneas directas de asesoría y prestación de servicios de staff.
Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo y soporte (asesores). En la organización línea-staff existe una separación entre órganos operacionales (línea), que son los órganos asesores y consultores que prestan servicios internos. Los miembros de staff se dedican a actividades que requieren estudio e investigación y concentran su atención sobre temas sobre los temas de planeación y solución de problemas del negocio o de la organización. Con eso, los jefes de linease quedan libres para concentrar su atención en la ejecución del trabajo y en los reglamentos formulados por el staff. La autoridad y la responsabilidad de los miembros de staff son de naturaleza aconsejadora y no disminuyen la autoridad y la responsabilidad de los jefes de línea. Sin embargo, son los jefes de line los que retienen la completa autoridad y responsabilidad por la ejecución de los planes.
Jerarquía versus especialización: A pesar de la convivencia entre características lineales y funcionales, existe fuerte predominio de los aspectos lineales en la organización línea-staff .La organización línea-staff mantiene el principio de la jerarquía (cadena escalar), es decir, la nivelación de los grados de autoridad lineal,sin echar mano de la especialización. Jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría. Se reúne en un solo tipo de organización la autoridad jerárquica y la autoridad del conocimiento.

Casi siempre, la autoridad de staff es una autoridad de gabinete, mientras la autoridad lineal es una autoridad de campo, operaciones y ejecuciones.

Ventajas de la organización línea-staff

La organización línea-staff presenta varias ventajas, que son:

Asegura asesoría especializada e innovadora manteniendo el principio de autoridad única. Los órganos de staff proporcionan servicios especializados,factor importante en una era de especialización y competición. Como los especialistas de staff no pueden interferir en la autoridad de los órganos a los cuales prestan servicios y asesoran, la estructura línea-staff tiene ventaja de ofrecer un área de asesoría y prestación de servicios,con predominio de la estructura lineal y conversando el principio de autoridad única. En suma, los especialistas prestan servicios,pero los servicios que ofrecen solo son recomendaciones y no necesitan aceptarse,la línea puede adoptarlos a su manera.

Así, el staff alivia a la línea de las tareas accesorias y especializadas,permitiéndole concentrarse sobre sus principales actividades y responsabilidades.

Actividad conjunta y coordenada de los órganos de línea y órganos de staff. Los órganos de línea se responsabilizan por la ejecución de las actividades básicas de la organización (como producir y vender),mientras que los órganos de staff se responsabilizan por la ejecución de servicios especializados (como financiar, comprar,administrar recursos humanos,planear y controlar,etcétera).

Desventajas de la organización línea-staff

La organización línea-

Staff presenta desventajas y limitaciones, que son:

Existencia de conflictos entre órganos de línea y de staff. Como el asesor de staff no tiene autoridad lineal sobre los ejecutores y como el gerente de línea no tiene tiempo ni preparación profesional para especializarse,los conflictos entre línea y staff se caracterizan por:
El asesor staff es un técnico con preparación profesional,mientras el hombre de línea es un hombre de práctica,promovido por la experiencia y por los conocimientos adquiridos en el trabajo. Uno se enfrenta con el conocimiento y el otro con la experiencia inmediata.

El asesor tiene mejor formación escolar, pero menos experiencia. El hombre de línea subió en la jerarquía con la experiencia adquirida a lo largo de los años. La diferencia de formación y de edad predispone a un rechazo de las ideas de staff por el personal de línea.
El personal de línea puede creer que los asesores pretenden robarles parcelas cada vez más grandes de autoridad, con la finalidad de aumentar su prestigio y posición. Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad por los resultados de los planes que presenta. La situación es propicia al conflicto porque,a cualquier dificultad, el asesor puede asegurar que su plan fallo por ineptitud del personal de línea en la ejecución, mientras el personal de línea puede argumentar que el plan era impracticable y teórico.
La asesoría representa costos elevados para la empresa,en forma de gastos operacionales y salarios de los especialistas. Surge siempre la preocupación del personal de línea en cuanto a los resultados financieros de la contribución de staff para las operaciones de la empresa.

Eso lleva los asesores a presentar trabajo en forma de planes e ideas en cantidad con la finalidad de justificar su costo. Este conflicto puede ser dañino cuando provoca acciones negativas o saboteadoras, como puede ser positivo y útil cuando trae competición sana, deseo de cooperar,acciones positivas,cambio de ideas y de experiencias diferentes.

Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio entre línea y staff. La organización línea-staff puede llevar a inevitables desequilibrios y distorsiones. Los especialistas de staff tienden a reforzar sus sugerencias e intentar imponer sus ideas en contra del punto de vista de los órganos asesorados. Eso puede provocar una debilidad de la línea o la línea dividida de autoridad,tan peculiar a la organización del tipo funcional,que puede ser evitada si los especialistas tuvieran su campo de acción bien definido y delimitado.Si esa delimitación fuera rígida y exagerada,la organización podrá presentar bajo rendimiento en situaciones de emergencia,sea fortaleciendo la acción de staff o llevándolo a la pasividad y a la acomodación.

En el primer caso, staff se fortalece en detrimento de la línea y , en el segundo, el staff se debilita en favor del fortalecimiento de la línea. Es difícil alcanzar una situación de equilibrio dinámico y sincronizado entre línea y staff, de forma que tengan un comportamiento cooperativo e integrador.

Campo de la aplicación de la organización línea-staff

La organización línea-staff es la más aplicada y utilizada forma de organización. La organización permite incorporar especialistas a la organización a un costo razonable, mientras sus servicios son indispensables.