Planeación
Abarca la definición de metas, el establecimiento de estrategias y el desarrollo de planes para integrar y coordinar actividades. Puede ser formal e informal.
Planeación Formal
Sigue un procedimiento escrito con un programa específico de acción.
Planeación Informal
Propuestas o ideas de un directivo para mejorar o cambiar procesos, sin líneas de acción específicas.
Importancia de la Planeación
- Indica la dirección a seguir.
- Reduce el impacto del cambio.
- Minimiza el desperdicio.
- Establece estándares para el control.
- Permite desarrollar estrategias competitivas.
- Integra decisiones organizacionales.
Objetivos Organizacionales
Fines hacia donde se dirige la actividad. Deben ser realistas, factibles, basados en recursos y limitaciones, flexibles, medibles, evaluables, específicos y tangibles.
Misión y Visión
Conceptos clave para el liderazgo estratégico, que definen la dirección de la empresa para el éxito.
Misión
Determina qué se debe hacer para alcanzar el futuro.
Visión
Determina a dónde se quiere llegar.
Etapas de la Planeación
- Establecer metas y prioridades.
- Definir la situación actual y los recursos disponibles.
- Identificar apoyos y obstáculos para las metas.
- Desarrollar un plan para alcanzar las metas.
Proyectos
Actividades con un objetivo delimitado por el tiempo.
Planes
Actividades que perduran en la organización sin fecha límite.
Tipos de Planes
- Estratégicos: Definen los propósitos principales a largo plazo.
- Operativos o Tácticos: Apoyan los planes estratégicos a corto plazo.
- Corto y Largo Plazo: En el corto plazo, las variables son controladas; en el largo plazo, son posibilidades sujetas a variación.
- Específicos o Direccionales: Los específicos no admiten interpretación.
Herramientas y Técnicas de Planeación
Gráficas de Gantt
Gráficas de barras que muestran las actividades realizadas en un tiempo determinado.
Planeación Estratégica
Adoptar una perspectiva a largo plazo según las necesidades de la organización.
Responsable de la Planeación Estratégica
Ejecutivos de alto nivel.
Análisis FODA
Técnica para valorar potencialidades y riesgos, considerando Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Tipos de Estrategias
- Crecimiento: Incrementar el nivel de operaciones.
- Estabilidad: Ausencia de cambios significativos.
- Adelgazamiento: Estrategia para mantenerse en el mercado.
Toma de Decisiones
Se basa en la detección del problema y la elección de la solución correcta.
Proceso para la Planeación Estratégica
- Definición de misión, visión y objetivos.
- Análisis ambiental.
- Diagnóstico organizacional.
- Selección de la estrategia.
- Asignación y organización de recursos.
- Acoplamiento de políticas funcionales.
Procedimientos y Reglas
Los procedimientos son guías para actuar. Las reglas son órdenes autoritarias o prohibiciones.
Modelo para la Toma de Decisiones
- Definir el problema.
- Identificar criterios de decisión.
- Determinar alternativas.
- Claridad en el problema.
Análisis Cuantitativo
- Análisis del Punto de Equilibrio: Volumen de ventas para no tener pérdidas ni ganancias.
- Rendimiento sobre la Inversión: Utilidad potencial de un proyecto.
- Análisis Marginal: Optimización de costos.
- Teoría de Juegos: Modelo matemático para licitaciones, negociaciones, etc.
- Programación Lineal: Técnicas gráficas para la distribución óptima de recursos.
- Teoría de Colas: Equilibrar el costo de espera con el costo de servicio.
Organización
Mecanismo para sistematizar recursos en una empresa.
Elementos a Considerar en la Organización
- Estructura: Marco de trabajo con funciones, jerarquías y actividades.
- Sistematización: Coordinación racional de actividades y recursos.
- Agrupación y Asignación de Actividades: Promover la especialización.
- Jerarquía: Niveles de autoridad y responsabilidad.
- Simplificación de Funciones: Métodos más sencillos para realizar el trabajo.
Etapas de la Organización
- Objetivos de la organización.
- Áreas básicas de la administración.
- Descripción de puestos.
- Perfil del personal.
- Número de plazas por puesto.
Beneficios de la Organización
- Resuelve conflictos.
- Evita duplicidad de funciones.
- Facilita la comunicación.
- Propicia ascensos.
- Base para la evaluación de habilidades.
Principios de la Organización
- Líneas claras de autoridad.
- Informes a un solo superior.
- Responsabilidad y autoridad definidas por escrito.
- Responsabilidad acompañada de autoridad.
Estructura y Diseño Organizacional
La estructura define quién, qué, dónde, cuándo y cómo en relación con las tareas.
Departamentalización
Agrupación de actividades por unidades según la finalidad de las tareas.
Organigramas
Representación gráfica de las actividades y procesos de la organización.
Autoridad e Influencia
La autoridad es la facultad para mandar y tomar decisiones. La influencia produce cambios en el comportamiento.
Tipos de Autoridad
- De Línea: Dirigir actividades de un subalterno.
- Staff: Apoyar y asesorar a departamentos de línea.
- Formal: Legalmente establecida.
- Informal: Autoridad natural sin posición definida.
Poder
Capacidad de ejercer influencia.
Fuentes de Poder
- Recompensa: Capacidad para recompensar.
- Coercitivo: Capacidad para castigar.
- Legítimo: Autoridad legalmente establecida.
- Experiencia: Pericia o conocimiento especial.
- Referencial: Deseo de identificación o imitación.
Dirección
Influir y motivar para trabajar hacia las metas organizacionales.
Comunicación
Proceso de transmitir información e interpretar su significado.
Tipos de Comunicación
- Hacia arriba: Para la toma de decisiones.
- Hacia abajo: Dirección y control del desempeño.
- Lateral y Diagonal: Coordinación y resolución de problemas.
Negociación
- Distributiva: Condiciones de cero-suma.
- Integral: Búsqueda de soluciones ganadora-ganadora.
Control
Proceso de establecer objetivos, comparar lo real con lo planeado, retroalimentar y redefinir planes.
Tipos de Control
- Preliminar (Precontrol): Definir políticas, procedimientos y reglas.
- Concurrente (Postcontrol): Comparar resultados con lo planeado.
- Retroalimentación: Corregir desviaciones.
Pasos del Sistema de Control
- Evaluación del desempeño.
- Comparación con el estándar.
- Corrección de desviaciones.
Evaluación del Desempeño
Base para decisiones como ascensos, incrementos salariales, etc.
Métodos de Evaluación del Desempeño
- Ensayos escritos.
- Incidentes críticos: Historial del trabajador.
- Escalas gráficas de calificación.
- Comparación de múltiples personas.
Proceso de Conflicto
- Aparición del conflicto.
- Interpretación de la situación.
- Análisis de la situación.
- Búsqueda de soluciones.
- Elección de la mejor solución.
- Oportunidad de mejora.
Formas de Manejar el Conflicto
- Suavización: Restar importancia al conflicto.
- Dominio: Decisión unilateral.
- Compromiso: Sacrificio mutuo.
- Solución Integrativa: Satisfacer los intereses de todas las partes.
Efectos del Conflicto
Negativos
- Malestar.
- Derrota.
- Hostilidad.
- Ruptura de relaciones.
- Distorsión de la comunicación.
Positivos
- Mejora de relaciones entre empleados.
- Mejora del clima organizacional.
- Incremento de utilidades.
- Motivación del personal.
- Nueva dirección de acción.