La Organización: Una Visión Multifacética
La Organización como un Sistema de Autoridad Formal
La estructura de la empresa se basa en una red de autoridad formal, donde existe una jerarquía clara y los miembros tienen una dependencia formal establecida, rindiendo cuentas a una instancia superior.
El organigrama representa esta red de autoridad, pero ofrece una visión incompleta. Además de los lazos formales, existen relaciones de poder y comunicación informales que no se reflejan en documentos oficiales. Sin embargo, el organigrama sí muestra la división del trabajo, permitiendo visualizar:
- Los puestos de trabajo.
- La agrupación de puestos en unidades.
- El flujo de la autoridad formal.
Aunque la autoridad formal es solo una parte de la organización, comprender su funcionamiento es crucial.
La Organización como un Sistema de Flujos Regulados
Otra perspectiva de la organización se centra en los flujos regulados. Se pueden identificar tres tipos:
- Flujo de trabajo de operaciones.
- Flujo de información y decisiones de control.
- Flujo de información de staff.
El Flujo de Trabajo de Operaciones
Este flujo atraviesa el núcleo de operaciones, gestionando los movimientos de materiales e información:
- Empresas de fabricación: El flujo se centra en la transformación de materiales, apoyado por flujos de información.
- Empresas de servicios: La información se plasma en documentos.
- Empresas de venta al por menor: Información y materiales se mueven en sistemas paralelos.
- Periódicos: Información y materiales (papel, tinta) avanzan en sistemas distintos. La información alimenta el flujo de trabajo material.
- Algunos casos: El cliente es parte del flujo de trabajo (ej. esteticista, dentista).
El flujo de trabajo no solo presenta relaciones secuenciales entre puestos, sino también recíprocas, según la naturaleza de la organización y del trabajo.
El Flujo de Información y Decisiones de Control
Regula los flujos verticales de información, permitiendo que las decisiones del ápice estratégico lleguen al núcleo de operaciones a través de la línea media. En los organigramas, se representan como líneas verticales ascendentes y descendentes (ej. órdenes, instrucciones, información retroalimentada).
Los directivos pueden interrumpir estos flujos para tomar decisiones a cada nivel, adaptando las órdenes a casos excepcionales.
Los Flujos Regulados de Información con el Staff
Este flujo se da entre la línea y el staff (tecnocrático y de apoyo), proporcionando información y asesoramiento del staff a las decisiones de línea.
Conclusiones
Esta visión muestra la organización como un sistema regulado con flujos ordenados de materiales, información y procesos de decisión, incluyendo:
- Flujos horizontales de trabajo (dentro y fuera del núcleo de operaciones).
- Flujos ascendentes con información sobre rendimiento y excepciones.
- Flujos descendentes con órdenes.
- Flujos horizontales de información entre staff y directivos de línea.
La Organización como un Sistema de Comunicación Informal
Los flujos de información van más allá de la autoridad formal. Existe una actividad considerable fuera de los sistemas formales y flujos regulados. Hay centros no oficiales y redes informales de comunicación que complementan o incluso burlan las vías formales. Las decisiones del ápice estratégico pueden llegar por canales ajenos a los sistemas regulados.
Podemos definir:
- Formal/oficial: Lo planeado y acordado.
- Informal/extraoficial: Enlaces espontáneos y flexibles entre miembros, movidos por intereses personales. Son indispensables para el funcionamiento de los aspectos formales, pero demasiado fluidos para ser exclusivamente formales.
La comunicación informal se centra en la adaptación mutua como mecanismo de coordinación.
La red de comunicación informal se compone de vías conectadas por centros neurálgicos (individuos en puntos estratégicos) que recopilan y transmiten información según su criterio personal.
La Organización como Sistema de Constelaciones de Trabajo
Se refiere a las personas que colaboran estrechamente, compartiendo intereses comunes ligados a sus puestos de trabajo. Estos grupos se basan en relaciones horizontales (no jerárquicas), aunque no necesariamente en el mismo nivel jerárquico.
Se representan como constelaciones o agrupaciones de trabajo independientes, que colaboran para tomar decisiones. Oscilan entre lo formal e informal, pudiendo coincidir con grupos del organigrama o ser espontáneos. Suelen ser estables, pero pueden aparecer o desaparecer con el tiempo.
La Organización como Sistema de Procesos de Decisión “Ad Hoc”
En este caso, los flujos de comunicación son muy flexibles. Los aspectos formales e informales (autoridad, flujos regulados e informales) se combinan para determinar el comportamiento organizativo.
Es crucial comprender cómo los flujos de los procesos de decisión atraviesan la organización, cómo se vinculan los diferentes tipos de decisiones (operativas, estratégicas) y qué roles juegan los participantes (operarios, directivos, staff) en cada etapa.
Para entender el funcionamiento de una organización, debemos observar cómo se distribuyen los recursos (materiales y humanos) en la estructura, junto con los flujos reales de autoridad, materiales, información y procesos de decisión.
Cada perspectiva ofrece una imagen incompleta, pero en conjunto, revelan la complejidad del funcionamiento de la organización.