La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa.
Clasificación de las Cuentas
Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos:
Cuentas Reales
Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital. Se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance General”.
Caja
Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la empresa en un momento determinado, su saldo puede ser deudor o cero; en ningún caso esta cuenta puede tener saldo acreedor. También se puede decir que es el dinero propiedad de la empresa, existente en su propia oficina para la fecha del balance.
Fondos Fijos
Cuenta real de activo circulante, llamada comúnmente Caja Chica, es una cantidad de dinero en curso legal determinado por la empresa para entender pagos menores de carácter general o de carácter previamente determinado.
Bancos
Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa tiene depositado en instituciones bancarias o de crédito, siempre y cuando el mismo esté disponible. Generalmente, este monto está representado por cuentas corrientes. Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que tenemos depositado en los bancos con los que trabajamos; el saldo en esta cuenta puede ser deudor o cero y, en muy escasas excepciones, puede tener saldo acreedor.
Plazos Fijos
Cuenta real de activo circulante. Período concedido por el pago de una deuda o para la presentación al pago de determinados documentos financieros, dentro del cual no se producen intereses de demora o penalización.
Efectos por Cobrar
Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los cuales generalmente provienen de ventas o servicios a crédito hechos por la empresa a terceras personas. Son documentos de mucho valor jurídico, por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por vía judicial de forma rápida. En otras palabras, se originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados por la empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter negociable.
Efectos por Cobrar Descontados
Cuenta real complementaria de activo (activo circulante). El saldo de la cuenta está constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera. Saldo normal acreedor.
Cuentas por Cobrar
Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta, representadas por facturas o Notas de Débitos.
Provisión para Cuentas Incobrables
Cuenta real de valuación activo (activo circulante). Algunas de las cuentas por cobrar – cliente se convierten en incobrables; por esta razón, suele establecerse una previsión que disminuye en el activo circulante las cuentas por cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que se estima que, en definitiva, va a ser cobrada. Esta previsión es una cuenta de valoración de carácter acreedor y en el balance se presenta disminuyendo las cuentas por cobrar. Generalmente, al finalizar el ejercicio contable, se estima un monto de la previsión para cuentas dudosas, es decir, debe calcularse cuánto de las cuentas por cobrar abiertas a la fecha de cierre, o sea, el saldo de cuentas a cobrar, cuya gestión de cobro se haga durante el ejercicio.
Cuentas por Cobrar Empleados
Cuenta real de activo circulante. Esta está conformada por préstamos realizados, anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados ni relacionados. Luego de entregado un anticipo, el empleado debe pasar su correspondiente relación de gastos a fin de justificar el monto que se le otorgó como anticipo. Si el gasto realizado a cuenta de la empresa fue mayor al monto del anticipo y el empleado colocó de su dinero personal, se le hará el reembolso correspondiente; y en caso de que hubiese sido menor al anticipo, entonces el empleado deberá reembolsar a la empresa la cantidad que tenga como sobrante.
Cuentas por Cobrar Accionistas
Cuenta real de activo circulante. Esta está conformada por todos aquellos préstamos, adelantos, etc., entregados a los accionistas pendientes por cobrar a los mismos.
Anticipos Dados a Cuentas de Contratos
Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos anticipos entregados por concepto de alguna cuenta de contrato en proceso. Por lo general, se hace con la finalidad de dar comienzo al mismo y realizar las actividades inherentes al mismo.
ICSVM, Crédito Fiscal
Cuenta real de activo circulante. Es una acreencia que la empresa tiene para que le compense con el débito fiscal. Se genera de las compras realizadas de bienes o la recepción de servicios por parte de una entidad y que representa un impuesto causado que debe ser declarado mensualmente conforme a lo establecido en la ley de Impuesto al Consumo Suntuario y de Ventas al Mayor, actualmente IVA (Impuesto al Valor Agregado).