Cuestionario de Herramientas Administrativas

1.- Enumere las 7 Herramientas de Calidad

R= Diagrama de Ishikawa, Hoja de Verificación, Gráfico de Control, Histograma, Diagrama de Pareto, Diagrama de Dispersión y Muestreo Estratificado.

2.- Defina cada una de las 7 Herramientas de Calidad

Diagrama de Ishikawa: También conocido como diagrama de causa-efecto o espina de pescado, facilita el análisis de problemas identificando sus causas raíces en áreas como la calidad de procesos, productos y servicios.

Hoja de Verificación: Herramienta para registrar y compilar datos de manera sencilla y sistemática, mediante anotaciones o marcas asociadas a la ocurrencia de eventos específicos.

Gráfico de Control: Permite observar la evolución de un proceso a lo largo del tiempo y compararlo con límites de variación preestablecidos, facilitando la toma de decisiones.

Histograma: Representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados. Facilita la comparación de resultados de un proceso.

Diagrama de Pareto: Basado en el principio de Pareto (80/20), muestra la importancia relativa de los problemas, permitiendo priorizar las acciones correctivas.

Diagrama de Dispersión: Utiliza coordenadas cartesianas para mostrar la relación entre dos variables, representando los datos como puntos en un plano.

Muestreo Estratificado: Herramienta estadística que clasifica los elementos de una población con afinidades para analizar y determinar causas comunes de su comportamiento, contribuyendo a una comprensión detallada de la estructura de los datos.

3.- Explique brevemente el Principio de Pareto

R= El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, indica que aproximadamente el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En el contexto de la gestión de calidad, se utiliza para identificar las causas más significativas de un problema, permitiendo enfocar los esfuerzos en las áreas de mayor impacto.

4.- Explique brevemente lo que entiende por Mejora Continua

R= La Mejora Continua es un proceso iterativo para mejorar productos, servicios y procesos. Una metodología conocida es el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) o el método DMAIC de Six Sigma (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Control).

5.- Desarrolle el tema 5S (Concepto, Significados, Utilización, Ventajas, Desventajas, Proceso)

Concepto

Las 5S es una metodología de gestión japonesa basada en cinco principios para la organización del lugar de trabajo, involucrando a todo el personal.

Proceso

1° SERI (Clasificación):

• Clasificar y eliminar lo innecesario.
• Liberar espacio.

2° SEITON (Organización):

• Organizar y ordenar cada cosa en su lugar.
• Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3° SEISO (Limpieza):

• Mantener el lugar de trabajo limpio.
• Eliminar el polvo y la suciedad.

4° SEIKETSU (Estandarización):

• Mantener el estado de limpieza y organización.
• Establecer normas y procedimientos.

5° SHITSUKE (Disciplina):

• Convertir las 5S en un hábito.
• Mantener la disciplina y el compromiso.

Utilización

Las 5S se utilizan para lograr:

• Alta productividad.
• Alta calidad.
• Bajos costos.
• Entregas oportunas.
• Ambiente de trabajo seguro.
• Alta moral del personal.

Ventajas

• Mejora los niveles de calidad.
• Eliminación de tiempos muertos.
• Reducción de costos.
• Lugar de trabajo más limpio y organizado.
• Resultados visibles para todos.
• Generación de nuevas ideas.
• Personal más orgulloso y motivado.
• Imagen positiva de la compañía y mayor rentabilidad.

Desventajas

• Requiere un gran esfuerzo consciente.
• Debe ser una prioridad desde el inicio.

6.- Desarrolle el tema 6 Sigma (Concepto, Niveles, Utilización, Ventajas, Desventajas, Proceso)

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos centrada en la reducción de la variabilidad y la eliminación de defectos o fallas en la entrega de productos o servicios.

Niveles

Los niveles de Six Sigma miden la eficiencia del proceso en términos de defectos por millón de oportunidades (DPMO):

• 1 Sigma: 690,000 DPMO (31% Eficacia)
• 2 Sigma: 308,807 DPMO (69% Eficacia)
• 3 Sigma: 66,807 DPMO (93.3% Eficacia)
• 4 Sigma: 6,201 DPMO (99.38% Eficacia)
• 5 Sigma: 233 DPMO (99.977% Eficacia)
• 6 Sigma: 3.4 DPMO (99.99966% Eficacia)

Proceso (DMAIC)

• Definir: Concretar el objetivo del problema.
• Medir: Entender el funcionamiento actual del problema.
• Analizar: Identificar las fuentes de variabilidad.
• Mejorar: Determinar e implementar mejoras.
• Controlar: Garantizar la continuidad de la mejora.

Ventajas

• Reduce costos de forma proactiva.
• Aporta soluciones rápidas a problemas sencillos.
• Diagnóstico y diseño robusto a largo plazo.

Desventajas

• En algunos casos, la eficacia no puede ser medida claramente.
• Puede ser utilizada como una forma de protección contra la responsabilidad.

7.- Escriba los siguientes conceptos:

A) Control Estadístico de Calidad

R= Aplicación de técnicas estadísticas a procesos industriales y administrativos para verificar y asegurar el cumplimiento de estándares de calidad.

B) Aseguramiento de la Calidad

R= Esfuerzo total para planificar, organizar, dirigir y controlar la calidad en un sistema de producción, asegurando que los productos cumplan con los requisitos del cliente.

C) Calidad Total

R= Enfoque de gestión que busca la mejora continua en todos los procesos y áreas de la organización, involucrando a todo el personal.

D) Cliente Externo

R= Personas o entidades fuera de la organización que adquieren los productos o servicios.

E) Cliente Interno

R= Empleados o departamentos dentro de la organización que dependen del trabajo de otros para realizar sus funciones.

8.- De el concepto de Outsourcing, su proceso y los tipos

El outsourcing es la subcontratación de procesos o servicios a un proveedor externo especializado.

Tipos

• Outsourcing Total: Transferencia completa de equipos, personal y responsabilidades.
• Outsourcing Parcial: Transferencia de solo algunos elementos o funciones.

Proceso de Outsourcing

.

1. IDENTIFICAR ESTRATEGICAMENTE LOS PREOCESOS SUJETOS A CONTRATAR.

Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves para el mejor desempeño de la empresa es imposible que dejemos en manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta depuración.

1. DEFINIR CUALES SON LOS MEJORES CANDIDATOS.

El benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuales son las empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores.

Por medio de directorios telefónicos, las paginas amarillas, los clubes de asociaciones, los profesores universitarios.

1. DEFINIR REQUERIMIENTOS.

Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y conoce van a medir.

1. SELECCIONAR LOS PROVEEDORES.

Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en el medio de nuestra los posibles candidatos, la afinidad que puede tener con la empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el error de contratar teniendo únicamente como criterio importe de los costos.

1. INFORMAR.

Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que se pueden presentar por la falta de comunicación.

9.- ESCRIBA LA DEFINICIÓN DE REINGENIERÍA Y SUS AUTORES PRINCIPALES.

R= Metodo del cual su función delas necesidades de el cliente se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios de principio a fin con el objetivo de alcanzar mejoras espectucales en medidas criticas de rendimiento tales como rediseñar mis conceptos.

• James Champy
• Hammer

10.- DE LA DEFINICIÓN DE EMPOWERMENT, A QUIEN SE APLICA Y COMO SE REALIZA.

R= Hecho de delegar el poder y autoridad a las subcordinados y conferirles el consentimiento de que son diseño de su propio trabajo.

• Las aplican las empresas.

R=CARACTERISTICAS

El puesto le pertenece a cada persona                                            la persona tiene la respondabilidad no el jefe o supervisor  u otro departamento

Los puestos generan valor debido a la persona ue están en ellos                                                      la gente sabe en donde esta parada en cada momento

La gente tiene el poder sobre la forma en que se hacen las cosas                                                     el puesto  es de lo que la persona es 

La persona tien el control sobre el trabajo.

11.- DEFINA CORRECTAMENTE QUE ES BSC, CUAL ES SU NOMBRE EN ESPAÑOL, LAS DIMENSIONES QUE OCUPA Y CUÁL ES SU UTILIZACIÓN  Y APLICACIÓN.

R=Cuadro de mando integral

R=DEFINICION Y APLICACIÓN

Es una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa  en un conjunto coherentes de indicadores , es un robusto sistemas cumplir con los objetivos de el cliente  y accionistas  es un sistema de aprendizaje para probar , obtener  retroalimentación y actualizar la estrategia de la organización

R=

1. financiera
2. Cliente
3. Procesos internos
4. Formación y crecimiento

R=

Se utiliza como sistema de control tradicional

Como sistema de gestión estratgica o herramienta de aprendizaje organizxacional

12.- ¿QUÉ ES LA NORMA ISO 9000?

R: Son un conjunto de normas orientadas a la gestión de la empresa que han ganado reconocimiento y aceptación internacional debido al mayor poder que tienen los consumidores y a la alta competencia internacional acentuada en los procesos integracionistas.

13.- ¿QUIÉN HIZO LA NORMA ISO 9000 Y EN QUE AÑO?

R: A comienzo del año 1980 la ISO designó una serié de comités técnicos para que trabajaran en el desarrollo de normas comunes que fuesen aceptadas. El resultado de este trabajo fue publicado siete años más tarde a través del compendio de normas ISO 9000, posterior a la publicación a la norma de aseguramiento de la calidad-vocabulario, que fue dada a conocer en 1986.

 El diario oficial de las comunidades europeas el 28 de enero de 1991, publicó una comunicación que fue también nombrada el LIBRO VERDE de la normalización. Este documento exige que a sus proveedores que sean auditados y certificados bajo los lineamientos del ISO 9000

14.- ANOTE LAS DIFERENTES NORMAS QUE FORMAN LA FAMILIA ISO 9000 Y SU ESPECIALIDAD?

R:         ISO 9000: «Sistemas de gestión de calidad – Principios básicos y vocabulario». ISO 9001: «Sistemas de gestión de calidad – Requisitos».

·         ISO 9004: «»Sistemas de gestión de calidad – Instrucciones para mejorar el rendimiento».

·         ISO 10011: «Instrucciones para auditar gestiones de calidad y/o sistemas de gestión del entorno».

15.-¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

R: Son un conjunto de normas y estándares internacionales que se interrelacionan entre si para hacer cumplir los requisitos de calidad que una empresa requiere para satisfacer los requerimientos acordados con sus clientes a través de una mejora continua, de una manera ordenada y sistemática.

Los estándares internacionales contribuyen a hacer más simple la vida y a incrementar la efectividad de los productos y servicios que usamos diariamente. Nos ayudan a asegurar que dichos materiales, productos, procesos y servicios son los adecuados para sus propósitos.

16.- ¿QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN?

R: Una certificación es un documento que comprueba que una persona u organización cumple con los estándares mínimos para desempeñar una labor en un área determinada.

Este documento de certificación es expedido por una organización  con reconocido prestigio y experiencia en el área.

17.- CUALES CON LOS PASOS PARA CERTIFICACIÓN?

Paso 1. Elección del organismo de certificación. La organización ISO solo desarrolla las normas, pero no realiza la certificación; una variedad de organizaciones se dedican a esta etapa del proceso. Por eso es

recomendable realizar una pequeña investigación para conocer qué opciones tenés antes de la selección. Al realizar este análisis deberías poder responder: – ¿Cuál es el prestigio que tiene en el mercado? (ya que su respaldo es el principal beneficio para la imagen de tu empresa)

– ¿Sus auditores tienen conocimiento de tu sector empresarial? ¿Operan en tu zona o región?
– ¿Cuál es el costo de la certificación?
– ¿Y de las auditorías posteriores?

Paso 2. Revisión de documentación. Una vez elegido el organismo, el auditor enviado se reunirá con la gerencia para conocer los distintos procesos de la empresa. Revisaráprincipalmente el manual de gestión de la calidad para verificar que el mismo cumpla con los requisitos que plantea la norma. En caso de inconsistencias, hará las recomendaciones necesarias y esperará a que la empresa realice los cambios o acciones correctivas.

Paso 3. Auditoría de las instalaciones. Una vez que se verificó la documentación, la empresa y el auditor deciden en conjunto el momento en el que se realizará la auditoría de las instalaciones. Antes de comenzar, el auditor junto con su equipo de trabajo explica el procedimiento que se va a realizar: observar las actividades, inspeccionar los distintos procedimientos, analizar si los registros se realizan correctamente, por ejemplo. Entre las herramientas que utiliza, además de la observación, puede efectuar entrevistas con el personal o generar algún muestreo.

Paso 4. Informe de la auditoría. El auditor debe comparar la información que recabó mediante la auditoría, con la documentación del sistema de gestión de la calidad que planteó la empresa; con la finalidad de encontrar las inconsistencias. Este informe se entrega a la gerencia, especificando cada una de las «no conformidades» con la norma, y clasificándolas de acuerdo a su grado de importancia.

Paso 5. ¡Certificación! Dependiendo del grado de importancia de las inconsistencias, es posible que deba realizarse una nueva auditoría previa a la certificación. Pero una vez que las acciones correctivas ya fueron realizadas y existe conformidad, el organismo otorga la certificación.Este documento tiene por lo general una validez de tres años.

Paso 6. Auditorías de seguimiento.Aunque el certificado es válido por el período total, deben realizarse auditorías periódicas de mantenimiento, que dependiendo del organismo certificador, pueden ser anuales o semestrales, siempre acordando la fecha previamente con la empresa.

18.- ¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA DE CALIDAD?

Las auditorías de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización. Normalmente, se auditan sistemas de gestión de la calidad conformes a la norma UNE-EN-ISO 9001:2008 puesto que esta es la norma mundial que describe los requisitos de un sistema de gestión de la calidad, no obstante, también existen otros estándares propios de sectores particulares (por ejemplo ISO/TS 16949:2009 para el sector de la automoción) o de determinadas actividades (por ejemplo UNE 13816 de calidad en el transporte público de pasajeros).

19.- ¿QUÉ DATOS DEBE CONTENER EL CERTIFICADO DE CALIDADY QUIEN LO EMITE?

El trabajo de certificación corre a cargo de entidades especiales que verifican que se cumplan los requisitos de la norma, auditan a la empresa en función de ello emiten el certificado. Asimismo, estas organizaciones están controladas por organismos locales que regulan su desempeño.

A efectos de asegurarse una satisfactoria certificación se recomienda que la empresa sea asesorada por una consultora entendida en este campo.

Por otro lado, la certificación deberá revalidarse con una perioridad anual con lo cual la empresa deberá someterse en esos plazos a una nueva revisión para mantener la norma.

• Los requerimientos de la norma son genéricos, a raíz de que los mismos deben ser aplicables a cualquier empresa, independientemente de factores tales como: tamaño, actividad, clientes, planificación, tipo y estilo de liderazgo.
• En los requerimientos se establece el que, pero no el como.