Planificación

1. Definición: Consiste en decidir previamente el curso de acción. Implica proyectar una acción determinada.

2. Importancia: Antes de realizar cualquier acción, es fundamental planificar.

3. Mejora continua: Para optimizar el proceso, la planificación debe ser formal.

4. Proceso formal: Implica evaluar explícitamente las alternativas de actuación, seleccionar la más adecuada y comunicarla formalmente.

Requisitos de la Planificación

1. Contribución al objetivo: La planificación debe contribuir al logro del objetivo principal de la organización.
2. Carácter permanente: Debe contemplar todas las actividades de la organización.
3. Eficiencia: Debe lograr resultados económicos superiores a los costos, minimizando las consecuencias no deseadas.
4. Economía: El beneficio obtenido al planificar debe superar el costo de su implementación. Debe ser oportuna y adecuada a la situación y objetivos de la organización.

Limitaciones de la Planificación

1. Calidad de los pronósticos: La utilidad de un plan depende de la precisión de los supuestos en los que se basa. La planificación está limitada por la cantidad y calidad de la información disponible, tanto interna como externa. Las premisas de planificación están sujetas a márgenes de error.
2. Repetición de problemas similares: La naturaleza repetitiva de muchas actividades permite simplificar la planificación al identificar y analizar elementos comunes.
3. Tendencia a la inflexibilidad: La planificación a futuro puede generar resistencia al cambio, especialmente cuando los planes son muy detallados. La presión por mantener las decisiones tomadas puede limitar la flexibilidad.
4. Tiempo y costo: La planificación implica un costo que debe ser justificado por sus beneficios. La comparación entre costo y beneficio debe realizarse de forma incremental.
5. Iniciativa individual: La planificación detallada puede desincentivar la iniciativa individual, especialmente en grandes organizaciones con procedimientos estandarizados.

Fases del Proceso de Planificación

1. Decisión de adoptar la planificación: Implica introducir cambios en los patrones de dirección.
2. Definición de los objetivos de la empresa: Fijados por la alta dirección, establecen las metas a las que deben dirigirse los planes. Incluyen la razón de ser de la empresa, objetivos económicos y metas cuantitativas, referidas a un momento específico en el tiempo.
3. Análisis profundo de la empresa: Permite conocer las posibilidades, fortalezas y debilidades de la empresa, sentando las bases para una buena planificación y ajustando los objetivos según las posibilidades.
4. Análisis del entorno: Analiza los factores económicos, sociales, tecnológicos y políticos del entorno, su influencia en la empresa y las tendencias futuras. Debe realizarse y revisarse continuamente.
5. Fijación de la estrategia y preparación de los planes: Comparando las fortalezas y debilidades internas con las oportunidades y amenazas externas, se define la estrategia y se preparan los planes.

Características de la Decisión

Existen cinco características clave en la toma de decisiones:

1. Efectos futuros: El grado en que la decisión afectará el futuro. Decisiones con influencia a largo plazo se consideran de alto nivel.
2. Reversibilidad: La velocidad y dificultad para revertir la decisión. Si es difícil, se recomienda un nivel alto de toma de decisiones.
3. Impacto: La medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Un impacto extensivo requiere decisiones de alto nivel.
4. Calidad: Considera las relaciones laborales, valores éticos, aspectos legales, imagen de la compañía, etc. Si muchos factores están involucrados, la decisión debe tomarse a un nivel alto.
5. Periodicidad: Si la decisión es frecuente o excepcional. Las decisiones excepcionales son de alto nivel.

Organización y Cultura Organizacional

La cultura organizacional es la forma acostumbrada de pensar y hacer las cosas, compartida por los miembros de la organización. Es un conjunto de pautas de comportamiento que definen la forma de relacionarse y trabajar. Se aprende dentro del grupo y se transmite a las futuras generaciones.

Se define también como el sistema de creencias para entender el mundo, determinado por:

1. Mitología: Creencias sociales, religiosas, nacionales, etc., que conforman imaginarios colectivos.
2. Forma de hablar: Refleja la formación, proyección y origen de la persona.
3. Comida: Define costumbres y hábitos.
4. Vestuario: Expresa la personalidad y nivel de conservadurismo.
5. Vivienda: Refleja la construcción cultural del mundo.
6. Sociabilización: Forma de comunicar las cosas cotidianas en diferentes contextos.

Introducción a la Estructura Organizacional

La estructura organizacional es la forma en que se divide y coordina el trabajo en tareas distintas.

Para estructurar una empresa:

1. Conocer la división del trabajo.
2. Analizar la coordinación de tareas.

Formas de estructuras:

• Se agrupan según: funciones, zonas geográficas, producto, cliente, tiempo, operación.
• Varían según: línea de mando (única o múltiple), inclusión de especialistas.

Complejidad de la organización:

• División del trabajo
• Autoridad
• Responsabilidad
• Disciplina
• Unidad de mando
• Unidad de dirección
• Cadena escalar
• Remuneración personal
• Estabilidad de personas
• Orden
• Equidad
• Iniciativa
• Espíritu de equipo

Organización Formal:

• Actividades requeridas para el trabajo.
• Interacciones derivadas de la división del trabajo y la coordinación.
• Motivos que inducen a trabajar (prestigio, reputación).

Organización Informal:

• Actividades espontáneas.
• Interacción social entre personas.
• Sentimientos y actitudes (simpatía, antipatía, amistad).

Tipos de Comunicación No Verbal

1. Contacto corporal: Empujones, golpes, caricias, etc. Varía según la cultura.
2. Proximidad: Cercanía física entre personas.
3. Orientación: Ángulo corporal al interactuar. Varía según sexo, edad y cultura.
4. Apariencia: Vestido, peinado, etc. Comunica aspectos del individuo.
5. Postura: Inclinación hacia adelante indica actitud positiva.
6. Movimiento de la cabeza: Inclinación de arriba abajo indica aprobación.
7. Mirada: Indica interés. La mirada fija puede ser percibida como amenaza.
8. Gestos: Lenguaje natural del cuerpo. Expresivo desde la infancia.
9. Mímica: Lenguaje corporal convencional (alzar la mano, saludar).
10. Uso del espacio: Distancia física indica frialdad o cercanía.
11. Simbología: Insignias, uniformes, mobiliario, etc., indican rango y poder.
12. Acciones y omisiones: Enviar flores, asistir a un velorio, etc., comunican más que las palabras.

Principios de la Organización

Armonía del Objetivo: La dirección es eficiente cuando se enfoca en los objetivos generales.

Impersonalidad de Mando: La autoridad surge de la necesidad de la organización.

Supervisión Directa: Apoyo y comunicación del líder a sus subordinados.

Vía Jerárquica: Comunicación a través de la cadena de mando.

Resolución del Conflicto: Resolver los problemas al surgir.

Aprovechamiento del Conflicto: Aprender de la experiencia, experimentación e investigación.

1. Experiencia
2. Experimentación
3. Investigación
4. Aplicar la decisión

Control

El control es esencial para verificar la situación real de la organización y asegurar que los hechos se ajusten a los objetivos.

Importancia del control:

• Crear mejor calidad
• Enfrentar el cambio
• Producir ciclos más rápidos
• Agregar valor
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

Técnicas de Control

Análisis de la Red Tiempo-Eventos (PERT): Evalúa el ajuste entre las partes de un programa en el tiempo.

Gráficas de Gantt: Visualiza las metas como planes de apoyo interrelacionados.

Presupuestación con Puntos de Referencia: Divide el proyecto en segmentos controlables para un seguimiento preciso de costos y resultados.

Liderazgo

El líder exitoso comprende las fuerzas que influyen en su comportamiento, se entiende a sí mismo, al grupo, a la empresa y al entorno, y evalúa la capacidad de crecimiento de sus subordinados. Actúa de forma apropiada según sus percepciones, dirigiendo o dando libertad según sea necesario.

Conclusión

1. Las empresas con visión de corto plazo se enfocan solo en resultados, tienen baja participación de mercado y tienden a desaparecer. Suelen tener una estructura informal.
2. Las empresas con visión de largo plazo se preocupan por los resultados y cómo se obtienen, tienen alta participación de mercado y crecen constantemente en los tres niveles (estratégico, táctico y operacional). Suelen tener una estructura formal.